Особовий листок з обліку кадрів

Форма та вигляд особового листка можуть відрізнятися залежно від специфіки діяльності організації, однак його сутність залишається незмінною. Він містить детальні відомості про освіту, кваліфікацію, досвід роботи, сімейний стан, військовий облік та інші важливі аспекти життя працівника. Цей документ є своєрідною скарбницею інформації, яка допомагає роботодавцю зрозуміти, наскільки добре кандидат підходить для певної посади та чи відповідає він вимогам організації.

Процес складання особового листка є ретельним та вимагає уважності до деталей. Зазвичай ініціатором цього процесу виступає роботодавець, який надає бланк документа кандидату на посаду або новоприйнятому працівнику. Саме він стає однією із сторін у цьому документі, заповнюючи його власноруч або надаючи необхідні відомості уповноваженій особі з кадрового відділу.

Вимоги до оформлення особового листка є досить суворими та регламентованими. Він має бути заповнений розбірливим почерком або надрукований, без виправлень та помарок. Кожен розділ вимагає ретельного заповнення, адже будь-яка неточність або упущення можуть спричинити плутанину або навіть юридичні наслідки в майбутньому.

Особливу увагу приділяють достовірності та об’єктивності наданої інформації. Тому на працівника покладається відповідальність за правдивість зазначених відомостей, а роботодавець має право перевірити їх шляхом запитів до відповідних установ чи організацій.

Створення особового листка – це не просто формальність, а справжній акт довіри між роботодавцем та працівником. Він є запорукою ефективної співпраці та взаєморозуміння, адже дозволяє максимально точно оцінити потенціал та відповідність кандидата вимогам посади. Саме тому до нього ставляться з належною відповідальністю та серйозністю, розуміючи, що від цього документа залежить не лише подальша кар’єра працівника, а й успіх організації в цілому.

Приклади

Особовий листок з обліку кадрів є обов’язковим документом для ведення кадрового діловодства на підприємствах, в установах та організаціях незалежно від форми власності згідно з Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженою наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України та Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 року № 58. Він заповнюється власноручно працівником під час оформлення на роботу або переведення на іншу посаду та зберігається в особовій справі. Зміст та структура особового листка з обліку кадрів можуть різнитися залежно від специфіки діяльності організації, але загалом він повинен містити такі розділи:

Загальні відомості: прізвище, ім’я, по батькові, дата та місце народження, місце проживання, сімейний стан, наявність дітей тощо. Наприклад: Ковальчук Олена Василівна, 15.08.1985 р.н., м. Київ. Одружена, має двох дітей.

Освіта: назва навчального закладу, спеціальність, кваліфікація, дата закінчення, серія та номер диплому. Якщо є додаткові курси, семінари, тренінги, їх також потрібно вказати. Приклад: Київський національний університет імені Тараса Шевченка, спеціальність «Правознавство», кваліфікація – юрист, 2007 рік, диплом МВ № 12345678.

Трудова діяльність: місце роботи, займана посада, дати прийняття та звільнення, причина звільнення. Наприклад: ТОВ «Юрконсалт», юрисконсульт, 01.09.2007 – 15.04.2013, звільнена за власним бажанням.

Відомості про нагороди, заохочення та стягнення: зазначаються всі отримані відзнаки, грамоти, подяки на попередніх роботах.

Служба у Збройних Силах України (для чоловіків), військове звання, військовий облік.

Додаткові відомості: володіння іноземними мовами, навички роботи з комп’ютером, водійські права тощо.

Особовий листок повинен бути підписаний працівником із зазначенням дати заповнення. Роботодавець має право вимагати документи, які підтверджують відомості, зазначені в особовому листку.

Особовий листок з обліку кадрів є важливим документом у кадровій роботі будь-якої організації. Він містить інформацію про кожного працівника, яка необхідна для здійснення кадрового обліку та управління персоналом. Згідно з законодавством України, такий документ є обов’язковим для кожного працівника та підлягає постійному оновленню та веденню.

Основні вимоги до оформлення особового листка встановлені Законом України “Про працю” та іншими нормативно-правовими актами, які регулюють трудові відносини в країні. Особливу увагу слід приділити правильності та повноті внесення інформації про працівника, адже це має велике значення для забезпечення прав та інтересів як самого працівника, так і роботодавця.

Деякі поля, які можуть бути включені в особовий листок з обліку кадрів:

Приклад заповнення:

1. ПІБ: Іванов Іван Іванович
2. Дата народження: 01.01.1985
3. Адреса проживання: м. Київ, вул. Шевченка, буд. 10, кв. 5
4. Контактні дані: (044) 123-45-67, ivanov@gmail.com
5. Посада: інженер-програміст
6. Відділ: відділ розробки програмного забезпечення
7. Дата прийняття на роботу: 15.03.2010
8. Умови трудового договору: трудовий договір на необмежений термін
9. Ідентифікаційний номер облікової картки платника податків: 1234567890
10. Освіта: вища, магістр інформаційних технологій
11. Кваліфікація: сертифікований спеціаліст з програмування на мові Java
12. Попередні місця роботи: ТОВ “Програмні рішення”, ПАТ “ІТ-Компанія”

Важливо зазначити, що особовий листок з обліку кадрів має бути збережений в секретності і доступ до нього мають мати лише уповноважені особи згідно з політикою конфіденційності компанії.

Особовий листок з обліку кадрів

I. Загальні відомості

1. Прізвище, ім’я, по батькові:
2. Дата народження: “___” року
3. Місце народження:
4. Національність:
5. Стать:
6. Освіта:
7. Спеціальність:
8. Володіння мовами:
9. Сімейний стан:
10. Паспортні дані: серія номер виданий “___” року
11. Ідентифікаційний код:
12. Місце реєстрації місця проживання:
13. Контактний телефон:
14. Електронна пошта:

II. Відомості про трудову діяльність

15. Дата прийняття на роботу: “___” року
16. Посада:
17. Підрозділ:
18. Заробітна плата:
19. Коротке описування трудових обов’язків:
20. Відомості про попередні місця роботи:
21. Відомості про підвищення кваліфікації:

III. Відомості про військовий облік

23. Військово-обліковий запис:
24. Звання:
25. Воєнно-облікова спеціальність:
26. Категорія придатності до військової служби:
27. Дата закінчення військового обліку: “___” року

IV. Додаткові відомості

28. Членство у профспілці:
29. Нагороди та заохочення:
30. Стан здоров’я:
31. Особливі відмітки:

Згода на обробку персональних даних

Я, , паспорт серія номер , виданий “” року, надаю згоду на обробку моїх персональних даних, що містяться в цьому особовому листку, з метою:

• Ведення кадрового обліку;
• Виконання вимог законодавства України про працю;
• Захисту моїх прав та законних інтересів.

Я ознайомлений(а) з правами, передбаченими статтею 8 Закону України “Про захист персональних даних”, та з тим, що маю право на доступ до своїх персональних даних, на їх коригування та видалення, на обмеження обробки своїх персональних даних, на перенесення своїх персональних даних, на заперечення проти обробки своїх персональних даних.

“___” року (підпис)

Примітки:

• Цей шаблон Особового листка з обліку кадрів складено відповідно до вимог Закону України “Про захист персональних даних”
• При заповненні Особового листка з обліку кадрів необхідно використовувати чітке та розбірливе письмо.
• Особовий листок з обліку кадрів зберігається в особовій справі працівника.

Особовий листок з обліку кадрів – це документ, який підтверджує працевлаштування особи в організації. Він використовується для обліку кадрів, відображення структури організації, а також для цілей статистики та звітності.

Особовий листок з обліку кадрів складається з наступних частин:

• ПІБ працівника (прізвище, ім’я, по батькові)
• Дата народження
• Місце народження
• Адреса
• Статус працівника (робітник, службовець, інженер, тощо)
• Должність
• Дата початку роботи
• Дата закінчення роботи
• Причина звільнення (у разі звільнення)
• Інші відомості (наприклад, спеціальність, освіта, досвід роботи)

Особовий листок з обліку кадрів повинен бути підписаний керівником організації та затверджений керівником підприємства.

Законодавство України, що регулює облік кадрів, включає:

• Закон України “Про працю” від 17.07.1992 року
• Закон України “Про державну реєстрацію фізичних та юридичних осіб” від 01.07.2003 року
• Положення про облік кадрів, затверджене Міністерством праці та соціальної політики України

Приклад заповнення Особового листка з обліку кадрів:

ПІБ: Іванченко Олексій Васильович Дата народження: 12.06.1985 Місце народження: м. Київ Адреса: вул. Київська, 12, м. Київ Статус: робітник Должність: інженер Дата початку роботи: 01.01.2010 Дата закінчення роботи: 31.12.2020 Причина звільнення: звільнений за власним бажанням Інші відомості: спеціальність – інженер-електрик, освіта вища, досвід роботи – 10 років

Особовий листок з обліку кадрів є важливим документом для організації, оскільки він дозволяє відображати структуру організації, відслідковувати зміни в складі персоналу та виконувати статистику та звітність.