Опис справ кадрової служби

Уявіть собі відділ кадрів як величезну бібліотеку, де кожна справа є окремою книгою, а Опис справ – своєрідним каталогом, що допомагає швидко знайти потрібну інформацію. Проте, на відміну від звичайних бібліотек, де книги розташовані на полицях, тут справи зберігаються в шафах, папках та архівах, і без належного опису їх пошук може перетворитися на справжню головоломку.

Саме тому Опис справ кадрової служби є незамінним інструментом для забезпечення порядку та зручності в роботі з кадровою документацією. Цей документ може мати різні форми та види – від лаконічної таблиці до детальної електронної бази даних. Однак, незалежно від форми, його основна мета залишається незмінною: чітко та систематично описати всі справи, що належать до компетенції кадрової служби.

Складання Опису справ зазвичай є обов’язком відповідального працівника кадрової служби, який безпосередньо займається веденням діловодства. Саме ця особа виступає своєрідною стороною в Описі справ, беручи на себе відповідальність за точність та повноту відображеної інформації.

Вимоги до оформлення Опису справ можуть варіюватися залежно від внутрішніх регламентів організації, але, як правило, він має містити певні ключові елементи. По-перше, необхідно присвоїти кожній справі унікальний індекс або шифр, який дозволить легко її ідентифікувати. Далі слід навести детальний опис змісту справи, зазначивши, які саме документи вона містить. Крім того, Опис справ має відображати строки зберігання кожної справи, а також вказувати на будь-які особливі умови їх зберігання чи використання.

Проте Опис справ кадрової служби не є простим переліком документів – він також містить важливу аналітичну складову. Відповідальний працівник має регулярно аналізувати стан справ, виявляти потенційні проблеми чи недоліки у їх веденні та своєчасно їх усунути. Це допоможе підтримувати високий рівень організації та ефективності роботи кадрової служби.

Таким чином, Опис справ кадрової служби є невід’ємною частиною ефективного управління кадровою документацією. Він виконує роль своєрідного путівника, допомагаючи швидко та зручно знаходити необхідні дані серед численних справ та папок. І хоча цей документ може здатися технічною деталлю на тлі величезного масиву кадрових документів, саме він забезпечує порядок та прозорість у роботі кадрової служби. Без нього відділ кадрів ризикує опинитися в хаотичному лабіринті паперів, де знайти потрібну інформацію стане справжньою випробою.

Приклади

Опис справ кадрової служби ТОВ “Приклад” на 2023 рік

Цей опис справ кадрової служби складено відповідно до Закону України “Про електронні документи та електронний документообіг”, Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 №1000/5, а також Інструкції з діловодства у відділі кадрів ТОВ “Приклад”.

Індекс справи Заголовок справи Строк зберігання Примітки

03-01 Накази про оголошення 75 років Постійного
конкурсу на заміщення вакантних зберігання посад та формування конкурсної комісії

03-02 Особові справи працівників, 75 років Після звільнення
прийнятих на роботу до 2023 року передаються в архів

03-03 Трудові книжки працівників 75 років Зберігаються в сейфі відділу

03-04 Накази про прийом, переведення, 75 років Формуються звільнення працівників в окремі справи за
роками

03-05 Графіки відпусток 1 рік Зберігаються в поточному діловодстві

03-06 Особові картки працівників 75 років Постійного зберігання у відділі кадрів

03-07 Книга обліку руху трудових 75 років Постійного зберігання книжок та вкладишів до них

03-08 Листки тимчасової непрацездатності 5 років Після закінчення
строку зберігання знищуються

03-09 Табелі обліку робочого часу 5 років Після закінчення строку зберігання передаються в архів

Складено: Начальник відділу кадрів ТОВ “Приклад” Петренко Олена Сергіївна [Підпис] 20.01.2023

Опис справ кадрової служби

Кадрова служба відповідає за організацію та ведення документації, пов’язаної з управлінням персоналом підприємства відповідно до законодавства України, зокрема:

Кадрова служба також взаємодіє з іншими відділами підприємства та зовнішніми організаціями для забезпечення ефективного управління персоналом та дотримання вимог законодавства.

Опис справ кадрової служби

[Назва організації]

Опис справ кадрової служби за [рік]

[Місце складання] [Дата]

1. Загальні відомості

1.1. Назва організації: [Назва організації] 1.2. Місцезнаходження організації: [Адреса] 1.3. Усього справ за описом: [кількість] 1.4. З них: * постійного зберігання: [кількість] * тимчасового зберігання: [кількість] 1.5. Опис справ затверджено: [назва органу, що затвердив опис], протокол № [номер протоколу] від [дата]

2. Перелік справ

3. Підпис

[ПІБ] [Посада] [Дата]

ПРИКЛАДИ ЗАПОВНЕННЯ:

• [Назва організації]: ТОВ “Моя компанія”
• [Рік]: 2023
• [Адреса]: м. Київ, вул. Хрещатик, 1
• [Кількість] справ: 100
• [Кількість] справ постійного зберігання: 50
• [Кількість] справ тимчасового зберігання: 50

Зверніть увагу: Цей шаблон є лише зразком і може бути змінений відповідно до потреб вашої організації. Перед використанням цього шаблону рекомендується проконсультуватися з архівістом.

Відповідні закони України:

• Закон України “Про Національний архівний фонд та архівні установи України” від 24 грудня 1998 року № 495/98
• Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 15 вересня 2009 року № 977
• Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та установ, з визначенням строків їх зберігання, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 14 травня 2012 року № 529

Ось шаблон Опису справ кадрової служби, що відповідає законодавству України:

Опис справ кадрової служби

Дата: [дата] Номер: [номер]

Прізвище, ім’я, по батькові: [ПІБ] Посада: [посада] Організація: [назва організації]

Опис справи:

[Опис змісту справи, включно з датами та результатами]

Документи, що додаються:

• [назва документа] від [дата]
• [назва документа] від [дата]
• …

Примітки:

• [Примітки до справи, якщо такі є]

Відповідальність за зберігання документів:

[Ім’я, прізвище та посада особи, відповідальної за зберігання документів]

Термін зберігання документів:

[Термін зберігання документів, відповідно до законодавства України]

Згідно з Законом України “Про архівні справи” від 04.11.1993 р. № 3617-XII, архівні документи повинні зберігатися протягом [терміну зберігання].

Примітка: у випадку, якщо організація є приватною формою власності, то потрібно вказати повне найменування організації та її юридичну адресу.

Приклад заповнення:

Опис справ кадрової служби

Дата: 15.03.2023 Номер: 001

Прізвище, ім’я, по батькові: Іваненко Іван Іванович Посада: Менеджер Організація: ТОВ “Українська компанія”

Опис справи:

Заява на прийняття на роботу від 10.03.2023, підписана Іваненко Іваном Івановичем. Контракт на роботу був підписаний 12.03.2023.

Документи, що додаються:

• Заява на прийняття на роботу від 10.03.2023
• Контракт на роботу від 12.03.2023

Відповідальність за зберігання документів:

Іваненко Іван Іванович, Менеджер ТОВ “Українська компанія”

Термін зберігання документів:

10 років, відповідно до Закону України “Про архівні справи” від 04.11.1993 р. № 3617-XII.