Номенклатура справ відділу кадрів

Номенклатура справ відділу кадрів – це своєрідна класифікація документів, яка визначає індекси, заголовки та строки зберігання кожної групи документів, що циркулюють в кадровому діловодстві. Вона є основою для впорядкування, збереження та використання документів відділу кадрів, а також для складання описів справ постійного та тривалого строків зберігання. Ця класифікація дозволяє швидко знаходити потрібні документи, уникати дублювання та забезпечувати збереження всієї кадрової документації.

У Номенклатурі справ відділу кадрів може бути представлено декілька основних видів або форм документів. Зокрема, це можуть бути особові справи працівників, накази з кадрових питань, трудові книжки, особові картки, заяви про приймання на роботу, звільнення, відпустки тощо. Кожен з цих документів має свій індекс, заголовок та строк зберігання, визначений відповідно до чинного законодавства.

Ця Номенклатура є дуже важливим документом, адже вона забезпечує:

• Системність та впорядкованість кадрового діловодства;
• Ефективний пошук необхідної документації;
• Правильне та своєчасне оформлення кадрових документів;
• Надійне зберігання кадрової документації згідно з установленими строками.

Складання Номенклатури справ відділу кадрів є обов’язковим для всіх підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, підпорядкування та галузевої належності. Цей документ розробляється безпосередньо відділом кадрів або уповноваженою особою, яка відповідає за ведення кадрового діловодства. При цьому, Номенклатура повинна узгоджуватись з профільними спеціалістами, наприклад, з юристом, архівістом тощо.

Під час складання Номенклатури справ відділу кадрів слід дотримуватись певних вимог. Зокрема, вона повинна відповідати чинному законодавству, враховувати специфіку діяльності організації та бути узгодженою з Переліком типових документів, що створюються в діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів. Крім того, Номенклатура має бути зручною та зрозумілою для користувачів.

Оформлення Номенклатури справ відділу кадрів має свої особливості. Цей документ повинен мати чітку структуру та включати такі обов’язкові реквізити, як: назва організації, назва структурного підрозділу, назва виду документа, дата складання, погодження з уповноваженими особами, підпис керівника. Також важливо, щоб Номенклатура була затверджена керівником організації або уповноваженою особою.

Отже, Номенклатура справ відділу кадрів – це надзвичайно важливий документ, який забезпечує упорядкованість та надійне зберігання кадрової документації. Його розробка та ведення вимагають дотримання низки правил та вимог, що дозволяє ефективно управляти персоналом і забезпечувати збереження всіх необхідних кадрових документів.

Приклади

Номенклатура справ відділу кадрів

Підприємство/організація: ТОВ “Промінь”
Структурний підрозділ: Відділ кадрів Дата складання: 01.01.2024

Ця Номенклатура справ відділу кадрів розроблена відповідно до вимог Закону України “Про Національний архівний фонд та архівні установи”, Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5, а також типових номенклатур справ, що застосовуються в діяльності установ.

Документи, що формуються у відділі кадрів, поділяються на такі групи:

Номенклатура справ відділу кадрів є обов’язковою для використання при формуванні, зберіганні та використанні документації. Вона затверджується керівником підприємства/організації та погоджується з уповноваженими особами.

Номенклатура справ відділу кадрів:

1. Особова справа працівника
   • Закон України “Про працю”
   • Закон України “Про освіту”
   • Приклад заповнення: Особова справа працівника містить інформацію про освіту, трудову діяльність, підвищення кваліфікації тощо. Вона включає копії дипломів, трудову книжку, курси підвищення кваліфікації та інші документи, які підтверджують професійну діяльність працівника.
2. Документи, пов’язані з укладанням трудового договору
   • Закон України “Про трудові відносини”
   • Зразки заповнення: Договір про прийом на роботу, додаткові угоди до трудового договору, декларація про стан здоров’я, тощо.
3. Документи щодо оплати праці
   • Кодекс законів про працю України
   • Приклад заповнення: Розрахунково-касова документація, заяви на отримання заробітної плати, відомості про нарахування та виплати, податкові звіти тощо.
4. Медичні документи
   • Закон України “Про охорону здоров’я”
   • Приклад заповнення: Медична карта працівника, направлення на медичний огляд, результати медичних обстежень тощо.
5. Документи щодо відпусток та відпусткового обліку
   • Закон України “Про відпустки”
   • Приклад заповнення: Заяви про надання відпустки, відомості про використання відпустки, довідки про використання відпусток тощо.
6. Документи щодо звільнення працівника
   • Кодекс законів про працю України
   • Приклад заповнення: Заяви про звільнення, накази про звільнення, витяги з трудової книжки, документи щодо виплат компенсацій тощо.

Це лише загальний шаблон. Фактичний перелік документів може відрізнятися залежно від внутрішніх процедур та вимог організації.