Бесплатный сервис для решения Юридических вопросов №1 в Украине!

Головне призначення номенклатури – це спрощення пошуку документів шляхом їх чіткої класифікації за змістом із закріпленням індексів. Без неї документообіг перетворюється на хаос, а робочий процес – на складний лабіринт. Саме тому до складання цього документу виокремлюють особливі вимоги.

У підсумку номенклатура стає своєрідним дороговказом для впорядкування та пошуку документів. Без неї документообіг перетворюється на безсистемний хаос. Складається вона самими працівниками структурного підрозділу під керівництвом керівника та погоджується з архівістами. Це нелегка, але дуже важлива справа, що потребує мистецтва систематизації, логічного мислення та знання специфіки діяльності підрозділу.

Приклади

Номенклатура справ відділу кадрів на 2024 рік

(Складена відповідно до ст. 8 Закону України “Про Національний архівний фонд та архівні установи”, Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 р. № 1000/5)

Індекс справи Заголовок справи та види документів,
що формуються у справі Строк зберігання Примітки справи

01 Керівництво. Планування роботи 01-01 Накази керівництва з кадрових питань Постійно 01-02 Протоколи засідань комісії з питань
упорядкування штатної чисельності 75 р. ЕПК працівників

02 Організаційно-розпорядча документація 02-01 Положення про відділ Постійно 02-02 Посадові інструкції працівників 75 р. ЕПК 02-03 Номенклатура справ 75 р. ЕПК

03 Особовий склад 03-01 Особові справи звільнених працівників 75 р. 03-02 Трудові книжки звільнених працівників 75 р. Після звільнення 03-03 Особові картки працівників 75 р.

04 Облік кадрів 04-01 Книга обліку руху трудових книжок і 75 р. Після ревізії вкладишів до них
04-02 Журнал обліку видачі довідок про 75 р.

05 Звітна документація з кадрових питань 05-01 Річні статистичні звіти з питань Постійно
праці та кадрів
05-02 Квартальні звіти з обліку кадрів 5 р.

06 Листування з кадрових питань 06-01 Листування з Міністерством праці та 5 р. ЕПК іншими організаціями з кадрових питань

Керівник служби діловодства Особистий підпис І.І. Іваненко

Завідувач архівом Особистий підпис П.П. Петренко

Примітка: ЕПК – експертно-перевірна комісія підприємства

Шаблон “Номенклатура справ структурного підрозділу” може бути наступного зразка:

Номенклатура справ структурного підрозділу

Індекс справи	Назва справи	Кількість томів	Термін зберігання
01-01	Накази (розпорядження) керівника структурного підрозділу з основної діяльності	1	5 років
01-02	Протоколи засідань ради структурного підрозділу	1	5 років
01-03	Річні плани роботи структурного підрозділу	1	10 років
01-04	Звіти про роботу структурного підрозділу	1	5 років
02-01	Особові справи працівників структурного підрозділу	1	75 років
02-02	Трудові договори з працівниками структурного підрозділу	1	75 років
02-03	Накази (розпорядження) про особовий склад структурного підрозділу	1	75 років
02-04	Посадові інструкції працівників структурного підрозділу	1	10 років
03-01	Документи з кадрового обліку працівників структурного підрозділу (нагородження, відпустки, лікарняні, тощо)	1	75 років
03-02	Акти про прийняття та здачу матеріальних цінностей	1	5 років
03-03	Інвентарні описи матеріальних цінностей	1	5 років
03-04	Договори купівлі-продажу матеріальних цінностей	1	5 років
04-01	Листування з вищестоящими органами	1	5 років
04-02	Листування з підпорядкованими органами	1	5 років
04-03	Листування з іншими установами та організаціями	1	5 років
05-01	Документи з бухгалтерського обліку	1	75 років
05-02	Податкові декларації та звіти	1	5 років
05-03	Аудиторські висновки	1	5 років
06-01	Документи з матеріально-технічного забезпечення	1	5 років
06-02	Акти про списання матеріальних цінностей	1	5 років
06-03	Документи про проведення ремонтних робіт	1	5 років
07-01	Документи про інвентаризацію майна	1	5 років
07-02	Акти про проведення інвентаризації майна	1	5 років
07-03	Протоколи розбіжностей за результатами інвентаризації	1	5 років
08-01	Документи про охорону праці та безпеку	1	5 років
08-02	Накази (розпорядження) з питань охорони праці та безпеки	1	5 років
08-03	Інструкції з охорони праці та безпеки	1	5 років
08-04	Акти про проведення інструктажів з охорони праці та безпеки	1	5 років
09-01	Документи про діяльність громадських організацій	1	5 років

Ось шаблон Номенклатура справ структурного підрозділу з вказівкою відповідних законів України та прикладами заповнення:

Номенклатура справ структурного підрозділу [назва підрозділу]

I. Організаційні документи

Статут [назва підрозділу] (ст. 24 Закону України “Про державні органи та органи місцевого самоврядування”)
Положення про [назва підрозділу] (ст. 25 Закону України “Про державні органи та органи місцевого самоврядування”)
Інструкція про порядок роботи [назва підрозділу] (ст. 26 Закону України “Про державні органи та органи місцевого самоврядування”)

II. Документи з кадрових питань

Перелік посадових інструкцій працівників [назва підрозділу] (ст. 21 Закону України “Про працю”)
Довідка про працівника [прізвище, ім’я, по батькові] (ст. 22 Закону України “Про працю”)
Акт про звільнення від роботи [прізвище, ім’я, по батькові] (ст. 36 Закону України “Про працю”)

III. Документи з фінансових питань

Бюджет [назва підрозділу] на [рік] (ст. 14 Закону України “Про бюджетний кодекс України”)
Акт про прийняття до оплати [назва документа] (ст. 15 Закону України “Про бюджетний кодекс України”)
Довідка про фінансовий звіт [назва підрозділу] за [період] (ст. 16 Закону України “Про бюджетний кодекс України”)

IV. Документи з адміністративних питань

Акт про прийняття до експлуатації [назва об’єкта] (ст. 17 Закону України “Про архітектурну діяльність”)
Довідка про результати перевірки [назва об’єкта] (ст. 18 Закону України “Про архітектурну діяльність”)
Акт про ліквідацію [назва об’єкта] (ст. 19 Закону України “Про архітектурну діяльність”)

V. Документи з інформаційних питань

Акт про створення [назва інформаційної системи] (ст. 10 Закону України “Про інформацію”)
Довідка про доступ до [назва інформаційної системи] (ст. 11 Закону України “Про інформацію”)
Акт про видалення [назва інформаційної системи] (ст. 12 Закону України “Про інформацію”)

Примітка: Указані зразки документів можуть бути змінені або доповнені залежно від потреб та особливостей діяльності структурного підрозділу.