Наказ встановлення ГРРЧ за заявою працівника

Існує кілька видів наказів про встановлення ГРРЧ, які залежать від конкретних обставин та потреб працівника. Це може бути наказ про встановлення ковзного графіку роботи, коли працівнику дозволяється самостійно визначати час початку та закінчення робочого дня в межах встановленого діапазону. Інший варіант – наказ про встановлення гнучкого режиму роботи з поділом робочого дня на частини, що дозволяє працівнику мати тривалу перерву протягом дня. Також можливий наказ про встановлення дистанційного режиму роботи з елементами ГРРЧ, що особливо актуально в умовах сучасних технологій та можливих обмежень, пов’язаних з пандемією чи іншими надзвичайними ситуаціями.

Необхідність у такому наказі виникає, коли працівник подає заяву про встановлення ГРРЧ, а роботодавець, розглянувши її, приймає позитивне рішення. Цей документ потрібен для офіційного закріплення нового режиму роботи працівника, визначення конкретних умов його застосування та забезпечення правової основи для подальшого обліку робочого часу та оплати праці. Наказ про встановлення ГРРЧ є підставою для внесення змін до трудового договору працівника та служить орієнтиром для відділу кадрів та бухгалтерії при нарахуванні заробітної плати та обліку відпрацьованого часу.

Вимоги до наказу про встановлення ГРРЧ визначаються як загальними правилами діловодства, так і специфікою трудового законодавства. Документ повинен містити чітке обґрунтування рішення про встановлення гнучкого режиму робочого часу, посилання на заяву працівника та відповідні норми законодавства, зокрема статтю 60 Кодексу законів про працю України. Крім того, у наказі має бути детально описано новий режим роботи працівника, включаючи фіксований та змінний час роботи, порядок обліку робочого часу та контролю за виконанням трудових обов’язків.

Важливо розуміти, що хоча ініціатива встановлення ГРРЧ виходить від працівника, остаточне рішення та його оформлення є прерогативою роботодавця. Тому в наказі варто не лише зафіксувати новий режим роботи, але й вказати на умови його застосування, можливі обмеження та порядок скасування у разі виробничої необхідності.

Сторонами в цьому документі виступають роботодавець, який видає наказ, та працівник, щодо якого цей наказ видається. Роботодавцем може бути юридична особа (підприємство, установа, організація) або фізична особа-підприємець, представлена в особі керівника або уповноваженої особи. Працівником є фізична особа, яка працює на підприємстві на підставі трудового договору та ініціювала встановлення ГРРЧ.

Оформлення наказу про встановлення ГРРЧ вимагає дотримання певних формальностей. Документ повинен бути складений на офіційному бланку підприємства, містити всі необхідні реквізити: назву виду документа (Наказ), дату і номер, місце складання, заголовок до тексту, текст, підпис керівника підприємства. Текст наказу має бути чітким, лаконічним і зрозумілим, без використання неоднозначних формулювань або жаргонізмів.

Складання наказу про встановлення ГРРЧ зазвичай покладається на відділ кадрів або юридичний відділ підприємства. При підготовці документа важливо врахувати як побажання працівника, викладені в його заяві, так і виробничі потреби підприємства. Рекомендується попередньо обговорити деталі нового режиму роботи з безпосереднім керівником працівника, щоб забезпечити ефективність робочого процесу в нових умовах.

Процес складання наказу починається з аналізу заяви працівника та оцінки можливості задоволення його прохання. Далі формулюється текст наказу, який зазвичай складається з констатуючої та розпорядчої частин. У констатуючій частині вказується підстава для видання наказу (заява працівника) та обґрунтування прийнятого рішення. Розпорядча частина містить конкретні вказівки щодо встановлення ГРРЧ, включаючи новий режим роботи, порядок обліку робочого часу, відповідальних осіб за контроль виконання наказу.

У наказі варто також зазначити, як буде здійснюватися комунікація з працівником в умовах ГРРЧ, які засоби зв’язку будуть використовуватися, як буде контролюватися виконання роботи. Це допоможе уникнути непорозумінь та забезпечить чіткість у новому форматі роботи.

Після підготовки тексту наказ погоджується з юридичним відділом та керівником підрозділу, де працює співробітник. Потім документ підписується керівником підприємства та реєструється в журналі наказів. Важливим етапом є ознайомлення працівника з наказом під підпис, що підтверджує його згоду з новими умовами роботи.

Варто зазначити, що наказ про встановлення ГРРЧ може бути як безстроковим, так і виданим на певний період. У разі тимчасового встановлення ГРРЧ в наказі обов’язково вказується термін його дії. Крім того, в наказі може бути передбачено можливість перегляду встановленого режиму роботи через певний час для оцінки його ефективності.

У підсумку, наказ про встановлення ГРРЧ за заявою працівника є важливим інструментом у розвитку сучасних трудових відносин. Цей документ дозволяє офіційно закріпити нові умови роботи, що можуть призвести до підвищення задоволеності працівника, зростання його продуктивності та кращого балансу між роботою та особистим життям. Водночас, для роботодавців видання такого наказу є можливістю продемонструвати гнучкість та орієнтованість на потреби працівників, що може позитивно вплинути на загальну атмосферу в колективі та лояльність співробітників.

Приклади

[Назва підприємства/установи/організації]

НАКАЗ

[Дата] [Місто] № [Номер наказу]

Про встановлення гнучкого режиму
робочого часу [ПІБ працівника]

Розглянувши заяву [посада] [ПІБ працівника] від [дата заяви] про встановлення гнучкого режиму робочого часу (далі – ГРРЧ), керуючись статтею 60 Кодексу законів про працю України та статтею 13 Закону України “Про організацію трудових відносин в умовах правового режиму воєнного стану”, з метою оптимізації робочого процесу та забезпечення балансу між роботою та особистим життям працівника,

НАКАЗУЮ:

1. Встановити [посада] [ПІБ працівника] гнучкий режим робочого часу з [дата початку] до [дата закінчення або “безстроково”].

2. Затвердити такий режим роботи [ПІБ працівника]:
– фіксований час, протягом якого працівник зобов’язаний бути присутнім на робочому місці та виконувати свої посадові обов’язки: з [час] до [час] та з [час] до [час];
– змінний час, протягом якого працівник на власний розсуд визначає періоди роботи: з [час] до [час] та з [час] до [час];
– час перерви для відпочинку і харчування: з [час] до [час].

3. Встановити [вказати період, наприклад “щомісячний”] облік робочого часу [ПІБ працівника].

4. Зобов’язати [ПІБ працівника]:
– дотримуватися встановленої тривалості робочого часу – [кількість] годин на тиждень;
– виконувати обсяг робіт, визначений посадовими обов’язками, у повному обсязі;
– бути доступним для зв’язку з керівником та колегами у фіксований час за допомогою [вказати засоби зв’язку, наприклад: “корпоративної електронної пошти та службового телефону”];
– щоденно заповнювати електронну форму обліку робочого часу в [вказати назву системи обліку].

5. [Посада безпосереднього керівника] [ПІБ керівника] забезпечити:
– контроль за дотриманням [ПІБ працівника] встановленого режиму роботи;
– облік відпрацьованого часу та виконання працівником посадових обов’язків;
– за необхідності, коригування режиму ГРРЧ працівника для забезпечення ефективності робочого процесу.

6. Відділу кадрів внести відповідні зміни до особової картки [ПІБ працівника] та повідомити бухгалтерію про зміну режиму роботи працівника для коректного нарахування заробітної плати.

7. Контроль за виконанням цього наказу покласти на [посада] [ПІБ відповідальної особи].

[Посада керівника підприємства] [Підпис] [ПІБ]

З наказом ознайомлений:
[ПІБ працівника] [Підпис] [Дата]

Цей шаблон наказу про встановлення гнучкого режиму робочого часу (ГРРЧ) за заявою працівника розроблено відповідно до вимог чинного законодавства України, зокрема Кодексу законів про працю України та Закону України “Про організацію трудових відносин в умовах правового режиму воєнного стану”.

При заповненні шаблону важливо враховувати специфіку роботи конкретного працівника та підприємства в цілому. Наприклад, у пункті 2 можна вказати: “фіксований час, протягом якого працівник зобов’язаний бути присутнім на робочому місці та виконувати свої посадові обов’язки: з 10:00 до 15:00; змінний час, протягом якого працівник на власний розсуд визначає періоди роботи: з 7:00 до 10:00 та з 15:00 до 19:00”.

У пункті 3 про облік робочого часу можна зазначити: “Встановити щомісячний облік робочого часу Іваненка І.І. з урахуванням норми тривалості робочого часу за відповідний період”.

Пункт 4 може бути доповнений специфічними вимогами, пов’язаними з особливостями роботи. Наприклад: “брати участь у щотижневих нарадах відділу, незалежно від того, чи припадають вони на фіксований чи змінний час роботи”.

У пункті 5 можна конкретизувати методи контролю: “забезпечити щотижневий аналіз електронних звітів про виконану роботу та відпрацьований час”.

Важливо пам’ятати, що ГРРЧ може бути встановлений як на певний період, так і безстроково. Якщо ГРРЧ встановлюється тимчасово, це варто чітко зазначити в пункті 1 наказу, вказавши конкретні дати початку та закінчення такого режиму роботи.

При складанні наказу слід враховувати, що він має відповідати змісту заяви працівника, але також може містити додаткові умови, необхідні для забезпечення ефективності робочого процесу. Наприклад, можна додати пункт про перегляд ефективності встановленого режиму через певний період: “Провести оцінку ефективності встановленого ГРРЧ через 3 місяці з дати початку його застосування”.

Наказ обов’язково має бути підписаний керівником підприємства та доведений до відома працівника під підпис. Це забезпечує правову визначеність нових умов праці та дає підставу для їх застосування.

На підставі заяви працівника (ПІБ) від “___” року та відповідно до статті 60 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» і статті 52 Кодексу законів про працю України, постановляю:

1. Встановити для працівника (ПІБ) гнучкий режим робочого часу з “___” року.
2. Режим роботи встановлюється таким чином: початок робочого дня о ___ годині, закінчення о ___ годині, із можливістю самостійного коригування часу початку та закінчення робочого дня в межах ___ годин. Загальна кількість робочих годин на тиждень становить ___ годин.
3. Перерви на відпочинок та харчування можуть бути використані в гнучкому порядку, але не більше ніж ___ хвилин на день, за погодженням з безпосереднім керівником.
4. Контроль за виконанням цього наказу покладається на керівника відповідного підрозділу.

Приклад заповнення:
1. Встановити для працівника Іванова Івана Івановича гнучкий режим з 8:00 до 17:00, із можливістю зміни початку і закінчення робочого дня на 1 годину.
2. Загальна кількість робочих годин на тиждень — 40.
3. Перерва на відпочинок не більше 60 хвилин на день.

Шаблон наказу про встановлення гнучкого режиму робочого часу за заявою працівника

[Назва підприємства]

НАКАЗ

№ [Номер наказу] від [Дата]

Про встановлення гнучкого режиму робочого часу

Розглянувши заяву працівника [Прізвище, ім’я, по батькові], [посада], від [дата] про встановлення для нього гнучкого режиму робочого часу, керуючись статтею [вказати статтю Кодексу законів про працю України], наказую:

Цей наказ набирає чинності з дня його підписання.

Директор

[Прізвище, ім’я, по батькові]

[Підпис]

[Печатка підприємства]

Приклад заповнення:

[ТОВ “ІТ-Компанія”]

НАКАЗ

№ 126 від 01.03.2023

Про встановлення гнучкого режиму робочого часу

Розглянувши заяву працівника Петренка Івана Петровича, програміста, від 01.03.2023 про встановлення для нього гнучкого режиму робочого часу, керуючись статтею 51 Кодексу законів про працю України, наказую:

1. Встановити для працівника Петренка Івана Петровича, програміста, гнучкий режим робочого часу з 01.03.2023.
2. Визначити загальну тривалість робочого часу за місяць у розмірі 160 годин.
3. Доручити головному бухгалтеру організувати ведення обліку робочого часу працівника у новому режимі та забезпечити дотримання вимог законодавства про працю.
4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на головного бухгалтера.

Цей наказ набирає чинності з дня його підписання.

Директор

Сидоренко Олена Василівна

[Підпис]

[Печатка ТОВ “ІТ-Компанія”]

Зверніть увагу:

• Підстава: Наказ видається на підставі заяви працівника.
• Стаття КЗпП: Вказується конкретна стаття Кодексу законів про працю України, яка регулює встановлення гнучкого режиму робочого часу за заявою працівника.
• Умови: Визначаються загальні умови гнучкого режиму робочого часу, зокрема, тривалість робочого часу за певний період.
• Відповідальна особа: Призначається особа, відповідальна за контроль за виконанням наказу.

Наказ встановлення ГРРЧ за заявою працівника

У зв’язку з заявою [ім’я та прізвище], працівника [назва підприємства/організації], на підставі Закону України “Про захист населення від наслідків воєнного стану” від 13.02.1992 р. № 2171-XII, та Закону України “Про соціальний захист громадян України” від 01.07.2017 р. № 2135-VIII, ми, [ім’я та прізвище], керівник [назва підприємства/організації, вирішуємо встановити Громадську раду робітників (ГРРЧ) на підприємстві/організації [назва підприємства/організації].

ГРРЧ буде створено для забезпечення участі робітників у прийнятті рішень щодо забезпечення безпеки та захисту працівників підприємства/організації під час воєнного стану, а також для забезпечення реалізації соціальних прав працівників.

Члени ГРРЧ будуть обрані робітниками підприємства/організації на загальних зборах, проведених у зв’язку з оголошенням воєнного стану.

Наказ про встановлення ГРРЧ набирає чинності з дати оголошення воєнного стану на території України.

[ім’я та прізвище]
Керівник [назва підприємства/організації]
[дата]