Наказ про зміну структури підприємства

Сутність цього наказу полягає в тому, що він юридично фіксує зміни в організаційній структурі компанії. Це може включати створення нових відділів, ліквідацію існуючих підрозділів, злиття департаментів, зміну підпорядкування окремих структурних одиниць тощо. Важливо розуміти, що такий наказ не просто констатує факт змін, але й запускає цілий ланцюг процесів, які впливають на функціонування всього підприємства.

Складання наказу про зміну структури підприємства вимагає ретельного підходу та врахування багатьох факторів. Перш за все, необхідно чітко сформулювати причини, які спонукають до таких змін. Це можуть бути економічні фактори, такі як необхідність оптимізації витрат чи підвищення ефективності роботи, або стратегічні цілі, наприклад, вихід на нові ринки чи розширення спектру послуг. Важливо, щоб ці причини були не просто названі, а детально обґрунтовані, оскільки це допоможе працівникам та іншим зацікавленим сторонам зрозуміти логіку прийнятих рішень.

У наказі обов’язково повинні бути чітко описані всі структурні зміни. Це включає перелік нових відділів чи посад, які створюються, а також тих, які ліквідуються чи трансформуються. Важливо вказати нову схему підпорядкування, особливо якщо змінюється ієрархія управління. Кожна зміна повинна бути описана максимально конкретно, щоб уникнути двозначних трактувань у майбутньому.

Особлива увага в наказі приділяється кадровим питанням. Якщо зміна структури передбачає скорочення штату, це має бути чітко зазначено з посиланням на відповідні норми трудового законодавства. Важливо вказати, які посади підлягають скороченню, а також окреслити процедуру працевлаштування працівників, чиї посади ліквідуються. Якщо ж, навпаки, створюються нові робочі місця, наказ повинен містити інформацію про порядок їх заповнення, вимоги до кандидатів тощо.

Цікавим аспектом наказу про зміну структури підприємства є те, що він часто містить пункти, які стосуються не лише організаційних, але й матеріально-технічних змін. Наприклад, може бути вказано про необхідність перерозподілу офісних приміщень, закупівлю нового обладнання чи програмного забезпечення для нових відділів. Це демонструє комплексний підхід до реорганізації та забезпечує повну готовність до роботи в нових умовах.

Важливим елементом наказу є визначення термінів впровадження змін. Зазвичай встановлюється конкретна дата, з якої нова структура набуває чинності. Однак, часто процес реорганізації розбивається на етапи, кожен з яких має свої терміни виконання. Це дозволяє здійснити перехід до нової структури більш плавно та уникнути можливих збоїв у роботі підприємства.

У наказі також визначаються відповідальні особи за впровадження змін. Це можуть бути керівники відповідних підрозділів, HR-директор, фінансовий директор тощо. Кожному з них призначаються конкретні завдання та встановлюються терміни їх виконання. Важливо, щоб ці особи були не просто названі, а й ознайомлені з наказом під підпис, що забезпечує їх повну залученість у процес реорганізації.

Наказ про зміну структури підприємства зазвичай підписується керівником організації – генеральним директором чи президентом компанії. Однак, перед підписанням він проходить погодження з юридичним відділом, фінансовою службою, HR-департаментом та іншими ключовими підрозділами. Це забезпечує всебічний аналіз можливих наслідків реорганізації та мінімізує ризики виникнення проблем у майбутньому.

Важливо розуміти, що наказ про зміну структури підприємства – це не просто внутрішній документ. Він може мати серйозні юридичні наслідки, особливо якщо йдеться про скорочення штату чи зміну умов праці працівників. Тому при його складанні необхідно ретельно дотримуватися всіх вимог трудового законодавства та враховувати можливі соціальні наслідки прийнятих рішень.

Таким чином, наказ про зміну структури підприємства є ключовим документом, який не лише фіксує організаційні зміни, але й запускає процес трансформації всієї компанії. Він відображає стратегічне бачення керівництва, визначає напрямок розвитку організації та впливає на долі конкретних працівників. Тому до його складання слід підходити з максимальною відповідальністю, враховуючи всі можливі наслідки та забезпечуючи баланс між інтересами бізнесу та правами працівників.

Приклади

Товариство з обмеженою відповідальністю “Весна”
Код ЄДРПОУ 12345678

НАКАЗ

15.07.2024 м. Київ № 48-К

Про зміну організаційної структури
ТОВ “Весна”

З метою підвищення ефективності діяльності підприємства, оптимізації управлінських процесів та відповідно до рішення загальних зборів учасників ТОВ “Весна” (протокол № 5 від 10.07.2024), керуючись статтею 64 Господарського кодексу України та статтею 32 Кодексу законів про працю України,

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити нову організаційну структуру ТОВ “Весна” згідно з додатком 1 до цього наказу з 01.08.2024.

2. Створити з 01.08.2024 відділ маркетингу у складі 5 штатних одиниць:
– начальник відділу маркетингу – 1 штатна одиниця;
– маркетолог-аналітик – 2 штатні одиниці;
– спеціаліст з digital-маркетингу – 1 штатна одиниця;
– дизайнер – 1 штатна одиниця.

3. Ліквідувати з 01.08.2024 відділ збуту у зв’язку з перерозподілом функцій між іншими структурними підрозділами.

4. Перейменувати відділ кадрів на відділ управління персоналом з 01.08.2024.

5. Начальнику відділу управління персоналом Петренко О.В.:
5.1. Внести зміни до штатного розпису підприємства відповідно до нової організаційної структури до 25.07.2024.
5.2. Підготувати проекти посадових інструкцій для нових посад до 28.07.2024.
5.3. Провести процедуру вивільнення працівників відділу збуту відповідно до вимог статті 49-2 Кодексу законів про працю України, попередивши їх про наступне вивільнення не пізніше ніж за два місяці.
5.4. Запропонувати працівникам, посади яких скорочуються, інші вакантні посади на підприємстві відповідно до їх кваліфікації.
5.5. Внести необхідні зміни до трудових договорів працівників у зв’язку зі зміною структури підприємства до 05.08.2024.

6. Головному бухгалтеру Сидоренко С.С. забезпечити нарахування та виплату всіх належних сум працівникам, яких буде звільнено у зв’язку з ліквідацією відділу збуту, у терміни, встановлені чинним законодавством.

7. Начальнику адміністративно-господарського відділу Коваленку К.К. забезпечити перерозподіл офісних приміщень відповідно до нової організаційної структури до 10.08.2024.

8. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Директор ТОВ “Весна” [підпис] І.І. Іваненко

З наказом ознайомлені:

Начальник відділу управління персоналом
[підпис] О.В. Петренко
15.07.2024

Головний бухгалтер
[підпис] С.С. Сидоренко
15.07.2024

Начальник адміністративно-господарського відділу
[підпис] К.К. Коваленко
15.07.2024

Цей шаблон наказу про зміну структури підприємства розроблено відповідно до вимог чинного законодавства України, зокрема Господарського кодексу України та Кодексу законів про працю України.

Наказ починається з повної назви підприємства та його коду ЄДРПОУ. Далі вказується дата і номер наказу, а також місце його складання.

У преамбулі наказу зазначається мета змін (підвищення ефективності діяльності підприємства, оптимізація управлінських процесів), підстава для видання наказу (рішення загальних зборів учасників) та правові підстави (відповідні статті Господарського кодексу України та Кодексу законів про працю України).

Основна частина наказу складається з восьми пунктів, кожен з яких регулює певний аспект зміни структури підприємства:

1. Затвердження нової організаційної структури.
2. Створення нового відділу з детальним описом його складу.
3. Ліквідація існуючого відділу.
4. Перейменування відділу.
5. Доручення начальнику відділу управління персоналом щодо внесення змін до штатного розпису, підготовки посадових інструкцій, проведення процедури вивільнення працівників та внесення змін до трудових договорів.
6. Вказівки головному бухгалтеру щодо розрахунків з працівниками, які звільняються.
7. Доручення щодо перерозподілу офісних приміщень.
8. Визначення контролю за виконанням наказу.

Важливим елементом є чітке визначення дат, з яких набувають чинності структурні зміни, та термінів виконання доручень.

Наказ підписується директором підприємства. Після підпису директора йдуть підписи про ознайомлення ключових осіб, відповідальних за виконання наказу.

При використанні цього шаблону слід пам’ятати, що кожне підприємство може мати свої особливості в організації роботи та структурі. Тому шаблон може бути адаптований відповідно до конкретних потреб та специфіки діяльності організації. Також важливо враховувати можливі зміни в законодавстві та оновлювати посилання на нормативно-правові акти.

Наказ

м. Київ
18 липня 2024 року

Відповідно до статті 64 Господарського кодексу України та статті 32 Кодексу законів про працю України, з метою оптимізації діяльності підприємства та підвищення ефективності роботи, вношу зміни до структури підприємства Державного підприємства «Кадри України».

З 1 серпня 2024 року створити новий відділ маркетингу та реклами, що підпорядковуватиметься заступнику директора з комерційних питань. Відділ маркетингу та реклами складатиметься з трьох підрозділів: відділ досліджень ринку, відділ реклами та відділ зв’язків з громадськістю.

Ліквідувати відділ зовнішніх зв’язків, функції якого будуть передані новоствореному відділу маркетингу та реклами.

Призначити начальником відділу маркетингу та реклами Іваненка Івана Івановича, який раніше обіймав посаду начальника відділу зовнішніх зв’язків.

Всі інші зміни до структури підприємства та штатного розпису внести згідно з додатком до цього наказу.

Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Директор підприємства
Петренко Петро Петрович

Приклад заповнення:

Наказ

м. Київ
18 липня 2024 року

Відповідно до статті 64 Господарського кодексу України та статті 32 Кодексу законів про працю України, з метою оптимізації діяльності підприємства та підвищення ефективності роботи, вношу зміни до структури підприємства Державного підприємства «Кадри Львівщини».

З 1 серпня 2024 року створити новий відділ інформаційних технологій, що підпорядковуватиметься заступнику директора з технічних питань. Відділ інформаційних технологій складатиметься з трьох підрозділів: відділ технічної підтримки, відділ розробки програмного забезпечення та відділ кібербезпеки.

Ліквідувати відділ обслуговування комп’ютерних систем, функції якого будуть передані новоствореному відділу інформаційних технологій.

Призначити начальником відділу інформаційних технологій Сидоренка Сергія Миколайовича, який раніше обіймав посаду начальника відділу обслуговування комп’ютерних систем.

Всі інші зміни до структури підприємства та штатного розпису внести згідно з додатком до цього наказу.

Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Директор підприємства
Сидоренко Сергій Миколайович

Шаблон наказу про зміну структури підприємства

[Назва підприємства, установи, організації]

НАКАЗ

№ [Номер наказу] від [Дата]

Про зміну структури підприємства

У зв’язку з [вказати причину зміни структури, наприклад: необхідністю оптимізації виробничих процесів, розширенням діяльності, реорганізацією тощо], наказую:

Цей наказ набирає чинності з [дата].

[Підпис керівника підприємства] [Прізвище, ім’я, по батькові]

[Печатка підприємства]

З ознакою наказу ознайомлені:

[Підписи працівників, яких стосуються зміни]

[Дати]

Приклад заповнення:

ТОВ “Будівельник”

НАКАЗ

№ 123 від 01.01.2024

Про зміну структури підприємства

У зв’язку з необхідністю оптимізації виробничих процесів, наказую:

1. Змінити структуру підприємства наступним чином:
   • Ліквідувати відділ постачання та створити відділ логістики.
   • Об’єднати відділи ремонту та обслуговування в єдиний відділ технічного обслуговування.
   • Розширити повноваження відділу маркетингу.
2. Внести відповідні зміни до штатного розпису підприємства.
3. Петренко Івану Петровичу, начальнику відділу кадрів, забезпечити виконання цього наказу та оформлення необхідних документів.

Цей наказ набирає чинності з 15.01.2024.

[Підпис директора] Іванов Іван Іванович

[Печатка ТОВ “Будівельник”]

З ознакою наказу ознайомлені:

[Підписи працівників, яких стосуються зміни]

15.01.2024

Законодавча база:

• Кодекс законів про працю України (статті про зміну умов праці, про попередження працівників про зміни умов праці тощо).
• Цивільний кодекс України (щодо змін у статуті підприємства).
• Колективний договір (якщо такий є).
• Статут підприємства.

Наказ про зміну структури підприємства – це офіційний документ, який видається керівником підприємства для зміни структури підприємства. Створений відповідно до Закону України “Про підприємства” та Закону України “Про організацію праці”.

Наказ складається з наступних розділів:

Дата та номер наказу: дата видання наказу та його номер.

Мета зміни структури: зазначається мета зміни структури підприємства, наприклад, оптимізація роботи, покращення ефективності тощо.

Опис змін: зазначаються конкретні зміни, які будуть проведені в структурі підприємства, наприклад, ліквідація відділів, створення нових підрозділів тощо.

Дата початку змін: зазначається дата, з якої будуть проведені зміни в структурі підприємства.

Обов’язки працівників: зазначаються обов’язки працівників, які будуть пов’язані з проведеними змінами в структурі підприємства.

Підпис керівника підприємства: підпис керівника підприємства, який видає наказ.

Приклад заповнення наказу про зміну структури підприємства:

Дата та номер наказу: 15 березня 2022 року, № 15.

Мета зміни структури: оптимізація роботи підприємства для покращення ефективності.

Опис змін: ліквідація відділу маркетингу, створення нового підрозділу з розвитку бізнесу.

Дата початку змін: 20 березня 2022 року.

Обов’язки працівників: працівники відділу маркетингу будуть переведені до нового підрозділу з розвитку бізнесу, де вони будуть виконувати нові обов’язки.

Підпис керівника підприємства: Кузьменко В.В.