Наказ про затвердження та введення в дію штатного розпису

Види наказів про затвердження та введення в дію штатного розпису можуть варіюватися залежно від ситуації та потреб організації. Існують накази про затвердження нового штатного розпису при створенні підприємства, накази про внесення змін до діючого штатного розпису, а також накази про затвердження штатного розпису на новий фінансовий рік. Кожен з цих видів має свої особливості, але всі вони спрямовані на забезпечення чіткої організаційної структури та ефективного управління персоналом.

Необхідність у такому наказі виникає з кількох причин. По-перше, це формалізація організаційної структури підприємства, що є критично важливим для чіткого розподілу обов’язків та повноважень. По-друге, це створення правової основи для нарахування заробітної плати працівникам, оскільки штатний розпис містить інформацію про посадові оклади. По-третє, це інструмент для оптимізації витрат на персонал та планування бюджету підприємства. Крім того, наявність затвердженого штатного розпису є обов’язковою вимогою законодавства України для всіх юридичних осіб.

Вимоги до наказу про затвердження та введення в дію штатного розпису включають чітке формулювання розпорядчої частини, вказівку на дату введення штатного розпису в дію, призначення відповідальних осіб за його виконання. Важливо, щоб наказ містив посилання на підстави для його видання, наприклад, рішення про реорганізацію підприємства, зміну системи оплати праці або початок нового фінансового року.

Складання наказу про затвердження та введення в дію штатного розпису відбувається за певних умов. Найчастіше це робиться на початку календарного року, коли підприємство планує свою діяльність на наступний період. Також підставою може бути суттєва зміна в структурі організації, введення нових посад або скорочення існуючих. У деяких випадках необхідність у новому штатному розписі виникає при зміні системи оплати праці або у зв’язку зі змінами в законодавстві, що регулює трудові відносини.

Сторонами в цьому документі виступають керівник організації, який видає наказ, та працівники підприємства, на яких поширюється дія затвердженого штатного розпису. Хоча працівники не підписують сам наказ, вони мають бути ознайомлені зі змінами, які стосуються їхніх посад та умов оплати праці. Це важливо для забезпечення прозорості в трудових відносинах та уникнення можливих конфліктів у майбутньому.

Вимоги до оформлення наказу про затвердження та введення в дію штатного розпису включають використання офіційного бланку підприємства, наявність усіх необхідних реквізитів (номер наказу, дата, місце видання), чітке формулювання розпорядчої частини, підпис керівника організації. Важливо, щоб наказ був зареєстрований у відповідному журналі реєстрації наказів з основної діяльності.

Складання наказу про затвердження та введення в дію штатного розпису зазвычай ініціюється керівництвом організації у співпраці з відділом кадрів та бухгалтерією. Проект наказу готується відповідальним працівником, часто це керівник відділу кадрів або фінансовий директор. При підготовці проекту враховуються всі необхідні деталі: точне найменування документа, що затверджується, дата введення його в дію, вказівки щодо ознайомлення працівників з новим штатним розписом.

Важливо розуміти, що наказ про затвердження та введення в дію штатного розпису є не просто формальністю, а важливим управлінським рішенням, яке може суттєво вплинути на ефективність роботи всієї організації. Він повинен відображати реальні потреби підприємства в персоналі та враховувати фінансові можливості для оплати праці. При складанні наказу необхідно враховувати не лише юридичні аспекти, але й економічні, забезпечуючи баланс між потребами в кадрах та фінансовими ресурсами підприємства.

Процес підготовки та видання наказу про затвердження та введення в дію штатного розпису вимагає уважності та комплексного підходу. Необхідно не лише формально виконати вимоги до оформлення документа, але й забезпечити його змістовну якість. Це включає аналіз існуючої організаційної структури, вивчення потреб у персоналі, консультації з керівниками підрозділів щодо необхідних змін. Тільки такий підхід дозволить створити документ, який дійсно сприятиме підвищенню ефективності роботи підприємства та оптимізації витрат на персонал.

Приклади

[Назва підприємства, установи, організації]

НАКАЗ

[Дата] [Місце видання] № [Номер наказу]

Про затвердження та введення в дію
штатного розпису на [рік] рік

Відповідно до статті 64 Господарського кодексу України, статті 97 Кодексу законів про працю України, з метою вдосконалення організаційної структури підприємства та забезпечення ефективного використання трудових ресурсів

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити штатний розпис [назва підприємства, установи, організації] на [рік] рік у кількості [кількість] штатних одиниць з місячним фондом заробітної плати [сума] гривень (додається).

2. Ввести в дію затверджений штатний розпис з [дата введення в дію, зазвичай з 1 січня поточного року].

3. Головному бухгалтеру [Прізвище, ініціали]:
3.1. Забезпечити нарахування заробітної плати працівникам згідно із затвердженим штатним розписом.
3.2. При складанні фінансової звітності керуватися затвердженим штатним розписом.

4. Начальнику відділу кадрів [Прізвище, ініціали]:
4.1. Ознайомити керівників структурних підрозділів зі штатним розписом в частині, що їх стосується, до [дата].
4.2. Забезпечити приведення у відповідність до нового штатного розпису всієї кадрової документації до [дата].

5. Визнати таким, що втратив чинність, наказ від [дата] № [номер] “Про затвердження штатного розпису на [попередній рік] рік”.

6. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

[Посада керівника] [Підпис] [Ініціали, прізвище]

З наказом ознайомлені:
[Посада] [Підпис] [Ініціали, прізвище]
[Дата ознайомлення]

[Посада] [Підпис] [Ініціали, прізвище]
[Дата ознайомлення]

Примітки:
1. Цей наказ видано відповідно до статті 64 Господарського кодексу України, яка визначає, що підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, встановлює чисельність працівників і штатний розпис.
2. Згідно зі статтею 97 Кодексу законів про працю України, форми і системи оплати праці, норми праці, розцінки, тарифні сітки, схеми посадових окладів, умови запровадження та розміри надбавок, доплат, премій, винагород та інших заохочувальних, компенсаційних і гарантійних виплат встановлюються підприємствами у колективному договорі з дотриманням норм і гарантій, передбачених законодавством.
3. Відповідно до статті 15 Закону України “Про оплату праці”, форми і системи оплати праці, норми праці, розцінки, тарифні сітки, ставки, схеми посадових окладів, умови запровадження та розміри надбавок, доплат, премій, винагород та інших заохочувальних, компенсаційних і гарантійних виплат встановлюються підприємствами у колективному договорі з дотриманням норм і гарантій, передбачених законодавством, генеральною, галузевими (міжгалузевими) і територіальними угодами.
4. При складанні штатного розпису слід враховувати вимоги статті 2-1 Кодексу законів про працю України щодо забезпечення рівних прав та можливостей працівників.

Ось шаблон Наказу про затвердження та введення в дію штатного розпису, розроблений відповідно до вимог українського законодавства. Цей документ враховує основні положення Господарського кодексу України, Кодексу законів про працю України та інших нормативно-правових актів, що регулюють трудові відносини та організацію діяльності підприємств.

У шаблоні передбачено всі необхідні елементи, які повинен містити наказ про затвердження та введення в дію штатного розпису. Зверніть увагу, що в документі є посилання на відповідні статті законодавчих актів, які обґрунтовують правомірність видання такого наказу.

Наказ починається з вказівки назви підприємства, дати та місця видання, а також номера наказу. Це важливі реквізити, які забезпечують ідентифікацію та правову силу документа.

У преамбулі наказу вказується мета його видання та правові підстави. Це обґрунтовує необхідність затвердження нового штатного розпису та його відповідність чинному законодавству.

Розпорядча частина наказу містить чіткі вказівки щодо затвердження штатного розпису, дати введення його в дію, а також конкретні завдання для головного бухгалтера та начальника відділу кадрів. Важливим є пункт про ознайомлення керівників структурних підрозділів з новим штатним розписом, що забезпечує їх інформованість про зміни в організаційній структурі та умовах оплати праці.

У наказі передбачено пункт про визнання таким, що втратив чинність, попереднього наказу про затвердження штатного розпису. Це важливо для уникнення правових колізій та забезпечення чіткості в регулюванні організаційної структури підприємства.

Наприкінці наказу вказується, що контроль за його виконанням керівник залишає за собою, що підкреслює важливість цього документа для діяльності підприємства.

Важливим елементом є місце для підпису керівника та ознайомлення відповідальних осіб з наказом. Це забезпечує юридичну силу документа та інформованість ключових працівників про зміни в організаційній структурі та системі оплати праці.

Примітки в кінці шаблону містять додаткову інформацію про законодавчі норми, які регулюють питання організаційної структури підприємства та оплати праці. Це допомагає як керівництву, так і працівникам краще розуміти правові основи затвердження штатного розпису.

Цей шаблон можна використовувати як основу для створення наказу про затвердження та введення в дію штатного розпису, адаптуючи його до конкретних умов та потреб підприємства. При цьому важливо пам’ятати, що кожна організація може мати свої особливості, які необхідно враховувати при складанні такого наказу та розробці самого штатного розпису.

Наказ про затвердження та введення в дію штатного розпису видається для офіційного закріплення структури та чисельності працівників підприємства, а також їхніх посадових окладів. Такий наказ видається на підставі загальних норм трудового законодавства України, зокрема Кодексу законів про працю України.

Зразок наказу:

Наказ

м. Київ
5 вересня 2024 року
№ 52-к

Про затвердження та введення в дію штатного розпису

З метою забезпечення належної організації праці та у зв’язку з необхідністю приведення структури підприємства у відповідність до потреб виробництва, відповідно до вимог Кодексу законів про працю України та інших нормативних документів, наказую:

1. Затвердити штатний розпис ТОВ “Промінь” у кількості 50 штатних одиниць, що додається до цього наказу.
2. Ввести в дію затверджений штатний розпис з 1 жовтня 2024 року.
3. Відділу кадрів довести до відома всіх керівників структурних підрозділів зміст штатного розпису та забезпечити дотримання його вимог при формуванні кадрової політики.
4. Бухгалтерії забезпечити виплату заробітної плати відповідно до затвердженого штатного розпису з 1 жовтня 2024 року.
5. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Директор ТОВ “Промінь”
Петренко Іван Васильович

Штатний розпис додається.

Начальник відділу кадрів
Сидоренко Наталія Михайлівна

Начальник відділу кадрів ознайомлена з наказом:
Дата:
Підпис:

Цей наказ визначає основні положення щодо затвердження та впровадження штатного розпису, а також відповідальних осіб, які повинні забезпечити його виконання. Після підписання наказу, відповідні особи ознайомлюються з ним і ставлять свій підпис.

Шаблон наказу про затвердження та введення в дію штатного розпису

Наказ про затвердження та введення в дію штатного розпису – це внутрішній документ підприємства, яким офіційно затверджується структура та чисельність працівників. Штатний розпис є основою для планування фінансування заробітної плати та організації виробничого процесу.

Обов’язкові реквізити наказу:

• Найменування підприємства: повна назва підприємства.
• Номер і дата наказу: унікальний номер та дата складання наказу.
• Заголовок: “Про затвердження та введення в дію штатного розпису”.
• Основна частина:
  • Посилання на розроблений проект штатного розпису (додаток до наказу).
  • Безпосереднє затвердження штатного розпису.
  • Вказання дати введення штатного розпису в дію.
  • Розподіл обов’язків: визначення особи, відповідальної за виконання наказу.
• Підпис: підпис керівника підприємства.

Приклад заповнення:

Наказ

№ __ від «_» 20 р.

Про затвердження та введення в дію штатного розпису

На підставі [підстава для видання наказу, наприклад, рішення керівника підприємства], наказую:

Додаток: Штатний розпис на __ аркушах.

[Прізвище, ім’я, по батькові] (підпис керівника підприємства)

Нормативна база:

Хоча пряма норма щодо обов’язковості затвердження штатного розпису в законодавстві України відсутня, розробка такого документа є доцільною з огляду на необхідність планування та організації роботи підприємства. Штатний розпис є одним з основних внутрішніх документів підприємства.

Важливо пам’ятати:

• Штатний розпис затверджується щорічно або у разі внесення значних змін до структури підприємства.
• У штатному розписі зазначаються всі структурні підрозділи підприємства, назви посад, кількість штатних одиниць та тарифні розряди (посадові оклади).
• Штатний розпис є основою для розрахунку фонду оплати праці та складання кошторису.

Рекомендації:

• При розробці штатного розпису рекомендується звернутися за консультацією до бухгалтера або кадровика.
• Штатний розпис слід періодично переглядати та оновлювати з урахуванням змін у діяльності підприємства.
• Внесення змін до штатного розпису здійснюється шляхом видання нового наказу.

Дотримання вимог законодавства при розробці та затвердженні штатного розпису сприяє ефективному управлінню персоналом та фінансовими ресурсами підприємства.

Примітка: Додаток до наказу – Штатний розпис – є окремим документом, який містить детальний перелік всіх посад, їх кількість та інші необхідні відомості. Структура та зміст штатного розпису можуть варіюватися залежно від особливостей діяльності підприємства.