Наказ про затвердження Положення про відділ кадрів

Види наказів про затвердження Положення про відділ кадрів можуть варіюватися залежно від специфіки організації та цілей, які переслідуються при створенні або реорганізації відділу кадрів. Можна виділити накази про первинне затвердження Положення, коли відділ кадрів створюється вперше, накази про затвердження нової редакції Положення у зв’язку зі змінами в структурі організації або законодавстві, а також накази про внесення змін до діючого Положення. Кожен з цих видів має свої особливості, але всі вони спрямовані на забезпечення ефективної роботи відділу кадрів та його відповідності актуальним вимогам.

Необхідність у такому наказі виникає з кількох причин. По-перше, це формалізація структури та функцій відділу кадрів, що є важливим для чіткого розподілу обов’язків та повноважень в організації. По-друге, це створення правової основи для діяльності відділу кадрів, що особливо важливо при вирішенні трудових спорів або проведенні перевірок контролюючими органами. По-третє, це інструмент для оптимізації роботи з персоналом, оскільки чітко прописані функції та процедури дозволяють підвищити ефективність кадрової роботи.

Вимоги до наказу про затвердження Положення про відділ кадрів включають чітке формулювання розпорядчої частини, вказівку на дату введення Положення в дію, призначення відповідальних осіб за виконання наказу. Важливо, щоб наказ містив посилання на підстави для його видання, наприклад, рішення про реорганізацію структури підприємства або необхідність приведення документації у відповідність до змін у законодавстві.

Складання наказу про затвердження Положення про відділ кадрів відбувається за певних умов. Найчастіше це робиться при створенні нового підприємства або реорганізації існуючого, коли виникає потреба у формалізації структури та функцій кадрової служби. Також підставою може бути зміна законодавства, яка вимагає внесення суттєвих змін до порядку роботи з персоналом. У деяких випадках необхідність у новому Положенні виникає при впровадженні нових методів управління персоналом або автоматизації кадрових процесів.

Сторонами в цьому документі виступають керівник організації, який видає наказ, та працівники відділу кадрів, на яких поширюється дія затвердженого Положення. Хоча працівники не підписують сам наказ, вони повинні бути ознайомлені з його змістом та змістом Положення під підпис. Це важливо для забезпечення правової визначеності та уникнення можливих непорозумінь у майбутньому.

Вимоги до оформлення наказу про затвердження Положення про відділ кадрів включають використання офіційного бланку підприємства, наявність усіх необхідних реквізитів (номер наказу, дата, місце видання), чітке формулювання розпорядчої частини, підпис керівника організації. Важливо, щоб наказ був зареєстрований у відповідному журналі реєстрації наказів з основної діяльності.

Складання наказу про затвердження Положення про відділ кадрів зазвичай ініціюється керівництвом організації або самим відділом кадрів у рамках вдосконалення системи управління персоналом. Проект наказу готується відповідальним працівником, часто це керівник відділу кадрів або юрист підприємства. При підготовці проекту враховуються всі необхідні деталі: точне найменування документа, що затверджується, дата введення його в дію, вказівки щодо ознайомлення працівників з новим Положенням.

Важливо розуміти, що наказ про затвердження Положення про відділ кадрів є не просто формальністю, а важливим управлінським рішенням, яке може суттєво вплинути на ефективність роботи всієї організації. Він повинен відображати реальні потреби підприємства в організації кадрової роботи та враховувати специфіку діяльності. При складанні наказу необхідно враховувати не лише юридичні аспекти, але й організаційні, забезпечуючи узгодженість Положення про відділ кадрів з іншими внутрішніми документами підприємства.

Процес підготовки та видання наказу про затвердження Положення про відділ кадрів вимагає уважності та комплексного підходу. Необхідно не лише формально виконати вимоги до оформлення документа, але й забезпечити його змістовну якість. Це включає аналіз існуючої системи управління персоналом, вивчення кращих практик у галузі, консультації з керівниками інших підрозділів. Тільки такий підхід дозволить створити документ, який дійсно сприятиме підвищенню ефективності роботи відділу кадрів та організації в цілому.

Приклади

[Назва підприємства, установи, організації]

НАКАЗ

[Дата] [Місце видання] № [Номер наказу]

Про затвердження Положення
про відділ кадрів

З метою вдосконалення системи управління персоналом, оптимізації кадрових процесів та забезпечення ефективної роботи відділу кадрів, відповідно до статті 64 Господарського кодексу України та статті 29 Кодексу законів про працю України

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Положення про відділ кадрів [назва підприємства, установи, організації] (додається).

2. Ввести в дію Положення про відділ кадрів з [дата введення в дію].

3. Начальнику відділу кадрів [Прізвище, ініціали]:
3.1. Ознайомити працівників відділу кадрів з Положенням під підпис до [дата].
3.2. Забезпечити дотримання вимог Положення в роботі відділу кадрів.
3.3. У разі необхідності, підготувати пропозиції щодо внесення змін до посадових інструкцій працівників відділу кадрів відповідно до затвердженого Положення до [дата].

4. Визнати таким, що втратив чинність, наказ від [дата] № [номер] “Про затвердження Положення про відділ кадрів” (якщо такий існував).

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на [посада та ПІБ відповідальної особи].

[Посада керівника] [Підпис] [Ініціали, прізвище]

З наказом ознайомлені:
[Посада] [Підпис] [Ініціали, прізвище]
[Дата ознайомлення]

[Посада] [Підпис] [Ініціали, прізвище]
[Дата ознайомлення]

Примітки:
1. Цей наказ видано відповідно до статті 64 Господарського кодексу України, яка визначає, що підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, встановлює чисельність працівників і штатний розпис.
2. Згідно зі статтею 29 Кодексу законів про працю України, власник або уповноважений ним орган повинен ознайомити працівника з правилами внутрішнього трудового розпорядку та колективним договором, визначити працівникові робоче місце, забезпечити його необхідними для роботи засобами.
3. При розробці Положення про відділ кадрів слід враховувати вимоги Закону України “Про захист персональних даних” щодо обробки та захисту персональних даних працівників.
4. Відповідно до статті 142 Кодексу законів про працю України, трудовий розпорядок на підприємствах, в установах, організаціях визначається правилами внутрішнього трудового розпорядку, які затверджуються трудовими колективами за поданням власника або уповноваженого ним органу і виборного органу первинної профспілкової організації на основі типових правил.

Ось шаблон Наказу про затвердження Положення про відділ кадрів, розроблений відповідно до вимог українського законодавства. Цей документ враховує основні положення Господарського кодексу України, Кодексу законів про працю України та інших нормативно-правових актів, що регулюють діяльність підприємств та організацію роботи з персоналом.

У шаблоні передбачено всі необхідні елементи, які повинен містити наказ про затвердження Положення про відділ кадрів. Зверніть увагу, що в документі є посилання на відповідні статті законодавчих актів, які обґрунтовують правомірність видання такого наказу.

Наказ починається з вказівки назви підприємства, дати та місця видання, а також номера наказу. Це важливі реквізити, які забезпечують ідентифікацію та правову силу документа.

У преамбулі наказу вказується мета його видання та правові підстави. Це обґрунтовує необхідність затвердження нового Положення про відділ кадрів та його відповідність чинному законодавству.

Розпорядча частина наказу містить чіткі вказівки щодо затвердження Положення, дати введення його в дію, а також конкретні завдання для начальника відділу кадрів. Важливим є пункт про ознайомлення працівників відділу з новим Положенням, що забезпечує їх інформованість про нові правила роботи.

У наказі передбачено пункт про визнання таким, що втратив чинність, попереднього наказу про затвердження Положення про відділ кадрів (якщо такий існував). Це важливо для уникнення правових колізій та забезпечення чіткості в регулюванні діяльності відділу.

Наприкінці наказу вказується особа, відповідальна за його виконання, що є важливим для забезпечення контролю за реалізацією наказу.

Важливим елементом є місце для підпису керівника та ознайомлення працівників з наказом. Це забезпечує юридичну силу документа та інформованість працівників про зміни в організації роботи відділу кадрів.

Примітки в кінці шаблону містять додаткову інформацію про законодавчі норми, які регулюють організацію роботи підприємства та управління персоналом. Це допомагає як керівництву, так і працівникам краще розуміти правові основи діяльності відділу кадрів.

Цей шаблон можна використовувати як основу для створення наказу про затвердження Положення про відділ кадрів, адаптуючи його до конкретних умов та потреб підприємства. При цьому важливо пам’ятати, що кожна організація може мати свої особливості, які необхідно враховувати при складанні такого наказу та розробці самого Положення про відділ кадрів.

Наказ про затвердження Положення про відділ кадрів видається для офіційного закріплення положення, яке регулює діяльність цього підрозділу на підприємстві. В наказі вказується підстава для його видання, дата набрання чинності та відповідальні особи. Такий наказ видається на підставі загальних положень законодавства України, зокрема Кодексу законів про працю України, що регулюють питання трудових відносин та управління кадрами.

Зразок наказу:

Наказ

м. Київ
1 вересня 2024 року
№ 50-к

Про затвердження Положення про відділ кадрів

З метою врегулювання діяльності відділу кадрів ТОВ “Промінь”, відповідно до вимог Кодексу законів про працю України та внутрішніх нормативних документів підприємства, наказую:

1. Затвердити Положення про відділ кадрів ТОВ “Промінь”, що додається до цього наказу.
2. Встановити, що Положення про відділ кадрів набуває чинності з 1 вересня 2024 року.
3. Відділу кадрів ознайомити всіх працівників відділу з Положенням під підпис до 5 вересня 2024 року.
4. Відділу кадрів забезпечити виконання всіх положень, передбачених затвердженим документом, зокрема, щодо ведення кадрового обліку, розробки та реалізації кадрової політики підприємства.
5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на начальника відділу кадрів.

Директор ТОВ “Промінь”
Петренко Іван Васильович

Положення про відділ кадрів додається.

Начальник відділу кадрів
Сидоренко Наталія Михайлівна

Начальник відділу кадрів ознайомлена з наказом:
Дата:
Підпис:

У цьому наказі вказуються основні пункти, які регулюють затвердження і впровадження положення, а також відповідальні особи, які повинні забезпечити його виконання. Після підписання наказу, відповідні посадові особи ознайомлюються з ним і ставлять свій підпис.

Шаблон наказу про затвердження Положення про відділ кадрів

Наказ про затвердження Положення про відділ кадрів – це внутрішній документ підприємства, яким встановлюються основні завдання, функції, права та обов’язки відділу кадрів, а також порядок його роботи.

Обов’язкові реквізити наказу:

• Найменування підприємства: повна назва підприємства.
• Номер і дата наказу: унікальний номер та дата складання наказу.
• Заголовок: “Про затвердження Положення про відділ кадрів”.
• Основна частина:
  • Посилання на розроблений проект Положення про відділ кадрів (додаток до наказу).
  • Безпосереднє затвердження Положення.
• Розподіл обов’язків: визначення особи, відповідальної за виконання наказу.
• Підпис: підпис керівника підприємства.

Приклад заповнення:

Наказ

№ __ від «_» 20 р.

Про затвердження Положення про відділ кадрів

На підставі [підстава для видання наказу, наприклад, рішення керівника підприємства], наказую:

Додаток: Положення про відділ кадрів на __ аркушах.

[Прізвище, ім’я, по батькові] (підпис керівника підприємства)

Нормативна база:

Хоча прямої норми щодо обов’язковості затвердження Положення про відділ кадрів у законодавстві України немає, розробка такого документа є доцільною з огляду на необхідність упорядкування кадрової роботи на підприємстві. Положення про відділ кадрів базується на загальних положеннях Кодексу законів про працю України та інших нормативно-правових актів, що регулюють трудові відносини.

Важливо пам’ятати:

• Положення про відділ кадрів розробляється з урахуванням специфіки діяльності підприємства та кількості працівників.
• У Положенні детально визначаються функції, права та обов’язки відділу кадрів, а також взаємодія з іншими підрозділами підприємства.
• Затвердження Положення про відділ кадрів сприяє підвищенню ефективності кадрової роботи та забезпеченню дотримання трудового законодавства.

У зв’язку з необхідністю організації роботи відділу кадрів, відповідно до статті 34 Закону України “Про працю” від 25.05.1992 року, роботодавець може вирішити затверджити Положення про відділ кадрів.

Положення про відділ кадрів повинне містити наступні дані:

* мета та завдання відділу кадрів;
* компетенції та функції відділу кадрів;
* структура та склад відділу кадрів;
* порядок організації роботи відділу кадрів;
* відповідальність працівників відділу кадрів;
* підпис керівника підприємства або організації.

Наприклад, Положення про відділ кадрів може виглядати наступним чином:

Мета та завдання відділу кадрів: забезпечення організації та керування кадровими ресурсами підприємства, забезпечення дотримання вимог законодавства України у сфері праці та соціального забезпечення.

Компетенції та функції відділу кадрів: організація та керування кадровими ресурсами, забезпечення дотримання вимог законодавства України у сфері праці та соціального забезпечення, підготовка та проведение кадрових заходів.

Структура та склад відділу кадрів: голова відділу кадрів, спеціаліст з кадрової роботи, спеціаліст з соціального забезпечення.

Порядок організації роботи відділу кадрів: голова відділу кадрів відповідає за організацію та керування роботою відділу кадрів, спеціаліст з кадрової роботи відповідає за підготовку та проведение кадрових заходів, спеціаліст з соціального забезпечення відповідає за забезпечення дотримання вимог законодавства України у сфері соціального забезпечення.

Відповідальність працівників відділу кадрів: працівники відділу кадрів повинні дотримуватися вимог законодавства України у сфері праці та соціального забезпечення, забезпечити дотримання вимог законодавства України у сфері кадрової роботи.

Підпис керівника підприємства або організації:

Таким чином, затвердження Положення про відділ кадрів дозволяє забезпечити дотримання вимог законодавства України та забезпечити ефективну організацію роботи відділу кадрів.