Наказ про введення в дію Положення про службові відрядження

Цей документ потрібен для того, щоб забезпечити організованість процесу відрядження співробітників, ефективне використання коштів, відшкодування витрат співробітникам, які відряджаються, а також для забезпечення відповідності всьому процесу відрядження законодавству України. Він допомагає уникнути правових непорозумінь та забезпечити прозорість і справедливість при відрядженні працівників.

Наказ про введення в дію Положення про службові відрядження складається на основі потреби організації у стандартизації процедур відрядження своїх співробітників. Це може бути пов’язано з розширенням діяльності організації, зміною законодавства, яке регулює службові відрядження, або виявленням неефективності чи прогалин у вже існуючих процедурах відрядження.

Сторонами в даному документі виступають керівництво організації, яке видає наказ, та співробітники організації, які відряджаються в рамках службових потреб.

Вимоги до оформлення наказу включають наявність чіткого зазначення назви організації, дати та номера наказу, повного і зрозумілого опису положень, які вводяться в дію, підстав для їх введення, а також вказівки на додатки, що містять сам текст Положення про службові відрядження. Також має бути зазначено про порядок введення цього Положення в дію, відповідальних осіб за його виконання та контроль за дотриманням встановлених правил.

Наказ складається, як правило, юридичним відділом або відділом кадрів організації за участю або за ініціативи керівництва. Важливо, щоб перед складанням наказу було проведено аналіз потреб організації у службових відрядженнях, а також вивчено відповідні нормативно-правові акти, щоб забезпечити повну відповідність Положення законодавству України. Після складання, наказ підписується керівником організації та оголошується співробітникам.

Приклади

Створення шаблону наказу про введення в дію Положення про службові відрядження передбачає зазначення ключових елементів, які відповідають вимогам законодавства України, а також конкретним потребам організації. Нижче наведено прикладний шаблон такого наказу.

Шаблон: Наказ про введення в дію Положення про службові відрядження

НАКАЗ
[Дата]
м. [Назва міста]
№ [Номер наказу]

На підставі статей [номери відповідних статей] Кодексу законів про працю України, Постанови Кабінету Міністрів України “Про затвердження Правил службових відряджень в Україні” № [номер] від [дата], з метою створення чіткої системи організації службових відряджень працівників [назва організації],

НАКАЗУЮ:

Керівник [назва організації]
[ПІБ]
[Підпис]

Додаток №1
до наказу № [номер] від [дата]
Положення про службові відрядження
[Текст положення]

Цей шаблон є універсальним та потребує адаптації відповідно до специфіки діяльності організації, її структурних особливостей, а також актуального законодавства. Важливо, щоб Положення про службові відрядження було складено з урахуванням всіх вимог законодавства та потреб організації, а сам наказ чітко регламентував порядок його введення в дію та забезпечення контролю за дотриманням положень.

Шаблон Наказу про введення в дію Положення про службові відрядження

[Назва підприємства]

[Дата]

НАКАЗ

про введення в дію Положення про службові відрядження

З метою впорядкування організації та оплати службових відряджень, НАКАЗУЮ:

1. Ввести в дію з 1 січня 2024 року Положення про службові відрядження, яке додається до цього наказу.

2. Визначити, що Положення про службові відрядження є обов’язковим для виконання всіма працівниками підприємства.

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на начальника відділу кадрів [прізвище, ім’я, по батькові].

[Підпис]

[Прізвище, ініціали]

[Дата]

Додаток

до наказу [назва підприємства]

від [дата]

Положення про службові відрядження

1. Загальні положення

1.1. Це Положення визначає порядок організації та оплати службових відряджень працівників [назва підприємства].

1.2. Службовим відрядженням вважається поїздка працівника за наказом роботодавця до іншого населеного пункту для виконання службового доручення.

2. Порядок направлення у відрядження

2.1. Рішення про направлення працівника у відрядження приймається керівником підприємства або його заступником.

2.2. Для направлення у відрядження працівник подає керівнику підприємства або його заступнику службову записку, в якій зазначає:

• мету відрядження;
• місце відрядження;
• строк відрядження;
• необхідні для виконання службового доручення кошти.

2.3. На підставі службової записки керівник підприємства або його заступник видає наказ про направлення працівника у відрядження.

3. Оплата службових відряджень

3.1. Працівникам, які направляються у службові відрядження, виплачуються:

• добові;
• витрати на проїзд;
• інші витрати, пов’язані з відрядженням.

3.2. Розмір добових визначається наказом керівника підприємства.

3.3. Витрати на проїзд відшкодовуються працівнику на підставі проїзних документів.

3.4. Інші витрати, пов’язані з відрядженням, відшкодовуються працівнику на підставі квитанцій, чеків та інших документів.

4. Звіт про відрядження

4.1. Після повернення з відрядження працівник зобов’язаний протягом 3 календарних днів подати до бухгалтерії підприємства звіт про відрядження.

4.2. Звіт про відрядження повинен містити:

• інформацію про мету та результати відрядження;
• відомості про витрачені кошти;
• інші відомості, передбачені цим Положенням.

5. Прикінцеві положення

5.1. Це Положення може бути змінено або доповнено наказом керівника підприємства.

5.2. Усі питання, пов’язані з організацією та оплатою службових відряджень, вирішуються керівником підприємства або його заступником.

Згідно з Кодексом законів про працю України, роботодавець зобов’язаний:

• відшкодовувати працівникам витрати, пов’язані зі службовими відрядженнями;
• забезпечувати працівників, які направляються у службові відрядження, добовими.*

Цей шаблон Наказу про введення в дію Положення про службові відрядження може бути використаний як основа для розробки Наказу конкретного підприємства.

Ось ще приклад шаблону Наказу про введення в дію Положення про службові відрядження з посиланнями на відповідні закони України та заповнений приклад:

НАКАЗ 15.03.2024 р. м. Київ No 180 Про введення в дію Положення про службові відрядження

Відповідно до ст. 121 Кодексу законів про працю України, з метою врегулювання питань, пов’язаних з направленням працівників у відрядження,

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити та ввести в дію з 20 березня 2024 року Положення про службові відрядження компанії (додається).
2. Керівникам структурних підрозділів ознайомити підлеглих працівників з даним Положенням.
3. Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.

Директор

Іванов І.І.

З наказом ознайомлені: Головний бухгалтер Начальник відділу кадрів

Ось приклад шаблону Наказу про затвердження та введення в дію Положення про службові відрядження згідно трудового законодавства України та з заповненим прикладом.