Наказ про встановлення суміщення посад за ініціативою роботодавця

У контексті українського трудового законодавства, наказ про встановлення суміщення посад базується на положеннях Кодексу законів про працю України, зокрема статті 105, яка передбачає можливість працівникам виконувати поряд зі своєю основною роботою додаткову роботу за іншою професією чи посадою. Важливо розуміти, що суміщення посад відрізняється від сумісництва тим, що воно здійснюється в межах робочого часу за основною посадою, тоді як сумісництво передбачає виконання іншої роботи у вільний від основної роботи час.

Наказ про встановлення суміщення посад за ініціативою роботодавця може мати різні форми залежно від специфіки підприємства, установи чи організації. Проте, незалежно від форми, цей документ повинен містити ряд обов’язкових елементів. Серед них: повна назва підприємства, номер та дата наказу, підстава для видання наказу (наприклад, службова записка керівника підрозділу або рішення керівництва про оптимізацію штату), прізвище, ім’я та по батькові працівника, його основна посада, назва посади, яка суміщається, перелік додаткових обов’язків, розмір доплати за суміщення, термін, на який встановлюється суміщення.

Цей документ є необхідним з кількох причин. По-перше, він формалізує рішення роботодавця про встановлення суміщення посад, що є важливим для правильного оформлення трудових відносин та нарахування заробітної плати. По-друге, наказ чітко визначає обсяг додаткових обов’язків працівника, що допомагає уникнути непорозумінь та потенційних трудових спорів у майбутньому. По-третє, цей документ є підставою для нарахування додаткової оплати за суміщення посад, що є важливим як для працівника, так і для бухгалтерії підприємства.

Складання наказу про встановлення суміщення посад відбувається за певних умов. Найчастіше це відбувається при необхідності оптимізації штату, коли виникає потреба в виконанні обов’язків за вакантною посадою або за посадою тимчасово відсутнього працівника. Також суміщення може встановлюватися з метою підвищення ефективності роботи підприємства, коли керівництво бачить можливість більш раціонального розподілу обов’язків між працівниками.

Сторонами в цьому документі виступають роботодавець (або уповноважена ним особа, наприклад, директор підприємства) та працівник, якому встановлюється суміщення посад. Хоча працівник не підписує цей наказ, він обов’язково має бути ознайомлений з його змістом під підпис. Важливо зазначити, що згідно з трудовим законодавством України, встановлення суміщення посад за ініціативою роботодавця можливе лише за згодою працівника, крім випадків, передбачених законодавством (наприклад, в умовах воєнного стану).

Щодо вимог до оформлення, наказ про встановлення суміщення посад має відповідати загальним правилам діловодства. Він повинен бути надрукований на офіційному бланку підприємства, мати всі необхідні реквізити: назву виду документа, дату і номер, місце складання, заголовок до тексту, текст, підпис, візи. Текст наказу зазвичай складається з констатуючої частини, де обґрунтовується необхідність видання наказу, та розпорядчої частини, де викладаються конкретні дії, які необхідно виконати.

Складання наказу про встановлення суміщення посад зазвичай відбувається за участю кількох підрозділів підприємства. Ініціатором може виступати керівник структурного підрозділу, який подає службову записку про необхідність встановлення суміщення посад. Далі проект наказу готується відділом кадрів або юридичним відділом, узгоджується з фінансовим відділом щодо можливості встановлення доплати, і лише після цього подається на підпис керівнику підприємства.

У підсумку, наказ про встановлення суміщення посад за ініціативою роботодавця є важливим управлінським та правовим інструментом, який дозволяє гнучко реагувати на зміни в кадровій ситуації та оптимізувати роботу підприємства. Правильно складений та оформлений наказ не лише забезпечує законність встановлення суміщення посад, але й слугує основою для чіткого розуміння працівником своїх нових обов’язків та умов їх виконання. Це, в свою чергу, сприяє підвищенню ефективності праці та зменшенню ризиків виникнення трудових спорів.

Приклади

[Назва підприємства/установи/організації]

НАКАЗ

[Дата] [Місце видання] № [Номер наказу]

Про встановлення суміщення посад

Відповідно до статті 105 Кодексу законів про працю України, з метою оптимізації роботи [назва відділу/підрозділу] та на підставі [вказати підставу, наприклад: доповідної записки начальника відділу кадрів від 00.00.0000],

НАКАЗУЮ:

1. Встановити [ПІБ працівника, основна посада] суміщення посади [назва посади, яка суміщається] з [дата початку суміщення].

2. Покласти на [ПІБ працівника] виконання наступних додаткових обов’язків у межах робочого часу за основною посадою:
[перелік конкретних обов’язків]

3. Встановити [ПІБ працівника] доплату за суміщення посад у розмірі [сума] гривень на місяць, що складає [відсоток] від посадового окладу.

4. Начальнику відділу кадрів [ПІБ] внести відповідні зміни до особової справи [ПІБ працівника].

5. Головному бухгалтеру [ПІБ] забезпечити нарахування та виплату доплати за суміщення посад згідно з пунктом 3 цього наказу.

6. Контроль за виконанням цього наказу покласти на [посада та ПІБ відповідальної особи].

[Посада керівника] [Підпис] [ПІБ]

З наказом ознайомлені:

[ПІБ працівника] [Підпис] [Дата]
[ПІБ начальника відділу кадрів] [Підпис] [Дата]
[ПІБ головного бухгалтера] [Підпис] [Дата]

Приклад заповнення:

ТОВ “Прогрес”

НАКАЗ

15.08.2024 м. Київ № 78-К

Про встановлення суміщення посад

Відповідно до статті 105 Кодексу законів про працю України, з метою оптимізації роботи відділу маркетингу та на підставі доповідної записки начальника відділу маркетингу Коваленка К.К. від 12.08.2024,

НАКАЗУЮ:

1. Встановити Іваненку Івану Івановичу, провідному спеціалісту з реклами, суміщення посади спеціаліста з маркетингу з 01.09.2024.

2. Покласти на Іваненка І.І. виконання наступних додаткових обов’язків у межах робочого часу за основною посадою:
– проведення маркетингових досліджень;
– аналіз ефективності маркетингових кампаній;
– розробка маркетингової стратегії підприємства.

3. Встановити Іваненку І.І. доплату за суміщення посад у розмірі 8000 (вісім тисяч) гривень на місяць, що складає 40% від посадового окладу.

4. Начальнику відділу кадрів Петренко П.П. внести відповідні зміни до особової справи Іваненка І.І.

5. Головному бухгалтеру Сидоренко С.С. забезпечити нарахування та виплату доплати за суміщення посад згідно з пунктом 3 цього наказу.

6. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника директора з персоналу Козаченка К.К.

Генеральний директор [Підпис] Семененко С.С.

З наказом ознайомлені:

Іваненко І.І. [Підпис] 15.08.2024
Петренко П.П. [Підпис] 15.08.2024
Сидоренко С.С. [Підпис] 15.08.2024

Наказ про встановлення суміщення посад за ініціативою роботодавця складається на підставі трудового законодавства України та є офіційним документом, що визначає умови суміщення посад для конкретних працівників.

На початку наказу вказується назва підприємства, номер і дата складання документа. Наприклад: “ТОВ ‘Компанія’, Наказ № 45 від 15 серпня 2024 року”.

Далі слід зазначити підставу для складання наказу: “У зв’язку з виробничою необхідністю та для забезпечення безперервної роботи підприємства, на підставі статті 105 Кодексу законів про працю України та у відповідності до пунктів трудового договору, наказую:”

Після цього йде перелік працівників, для яких встановлюється суміщення посад, із зазначенням їх основної посади та посади, яку вони будуть суміщувати. Наприклад:
“1. Встановити з 1 вересня 2024 року суміщення посад для:
1.1. Іваненко Олени Петрівни, головного бухгалтера, із суміщенням обов’язків фінансового аналітика;
1.2. Петренка Андрія Володимировича, начальника відділу кадрів, із суміщенням обов’язків інспектора з охорони праці.”

У наступному абзаці зазначається, що умови оплати праці за суміщення посад визначаються згідно з погодженням сторін, на основі чинного законодавства: “Встановити оплату праці за виконання обов’язків за суміщуваними посадами у розмірі 20% від посадового окладу за основною посадою. Оплата здійснюється на підставі додаткової угоди до трудового договору”.

Далі слід додати інформацію про те, як довго діятиме наказ, та можливість його перегляду: “Цей наказ діє до особливого розпорядження або до стабілізації кадрової ситуації на підприємстві, що дозволить виконувати всі функції штатними працівниками.”

На завершення документу вказується підпис керівника підприємства, його ім’я, прізвище, посада, а також дата підписання наказу.

Таким чином, наказ про встановлення суміщення посад є офіційним документом, що регламентує порядок і умови виконання додаткових обов’язків працівниками за ініціативою роботодавця, з урахуванням норм трудового законодавства України.

Шаблон наказу про встановлення суміщення посад за ініціативою роботодавця

[Назва організації][Адреса організації]

Наказ№ [номер наказу] від [дата]

Про встановлення суміщення посад

На підставі [перелік документів, наприклад: доповідної записки, штатного розпису, колективного договору], у зв’язку з [об’єктивні причини, наприклад: збільшення обсягу роботи, тимчасова відсутність працівників внаслідок хвороби, відпустки, мобілізації], наказую:

Обґрунтування: [Короткий опис причин, що обумовили необхідність встановлення суміщення посад, з посиланням на відповідні документи].

Нормативно-правова база:

• Кодекс законів про працю України
• Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану»
• [Інші нормативно-правові акти, якщо такі є]

[Підпис керівника організації][Посада керівника організації]

[Підпис працівника][Прізвище, ім’я, по батькові][Дата]

Примітка:

• Об’єктивні причини: Вкажіть конкретні обставини, які викликали необхідність встановлення суміщення посад (наприклад, збільшення обсягу роботи внаслідок відсутності частини персоналу).
• Додаткові обов’язки: Чітко опишіть, які саме додаткові функції буде виконувати працівник.
• Оплата: Розрахуйте розмір доплати відповідно до чинного законодавства та внутрішніх нормативних документів організації.
• Строк: Вкажіть, на який термін встановлюється суміщення посад.
• Ознайомлення працівника: Обов’язково забезпечте, щоб працівник ознайомився з наказом під підпис.

Важливо:

• Наказ про встановлення суміщення посад є обов’язковим документом і має бути оформлений у відповідності до вимог законодавства.
• Роботодавець повинен забезпечити, щоб суміщення посад не призводило до перевантаження працівника і порушення його трудових прав.
• У разі виникнення спорів щодо встановлення суміщення посад, працівник має право звернутися до державної служби України з питань праці або до суду.

Ось шаблон Наказу про встановлення суміщення посад за ініціативою роботодавця з указанням відповідних законів України та прикладами заповнення:

Наказ про встановлення суміщення посад

Дата видання: [дата видання наказу]

[Прізвище та ім’я працівника], [назва посади], [назва підприємства або організації]

У зв’язку з потребою забезпечення нормального функціонування [назва підприємства або організації] під час воєнного стану, я, [прізвище та ім’я керівника], керівник [назва підприємства або організації], наказую:

Встановити суміщення посад для [прізвище та ім’я працівника] на посаді [назва посади] з наступними обов’язками:
– виконувати задачі, покладені на нього керівником або іншим уповноваженим особам;
– виконувати обов’язки на сумісній посаді [назва сумісної посади];
– виконувати інші обов’язки, що випливають з положення про посаду.

Суміщення посад буде здійснюватися на період [тривалість періоду суміщення посад] з [дати початку суміщення посад] по [дати закінчення суміщення посад].

Встановлення суміщення посад здійснюється на основі Закону України “Про працю” та Закону України “Про особливий період”, які дозволяють роботодавцю встановлювати суміщення посад для забезпечення нормального функціонування підприємства або організації під час воєнного стану.

Працівник зобов’язується виконувати свої обов’язки на посаді та сумісній посаді в повній відповідності до вимог законодавства України та положення про посаду.

Керівник відділу кадрів [назва підприємства або організації] зобов’язується забезпечити належне оформлення документів про суміщення посад та інформувати працівника про свої права та обов’язки на сумісній посаді.

Дата підписання: [дата підписання наказу]

Підпис керівника: [підпис керівника]