Наказ про встановлення неповного робочого дня під час воєнного стану

Під час воєнного стану багато підприємств стикаються з необхідністю скорочення обсягів виробництва, зменшення витрат на оплату праці, або ж вимушені адаптувати свою діяльність до нових умов, зокрема, через загрози безпеці персоналу. У таких обставинах встановлення неповного робочого дня стає одним із інструментів збереження робочих місць та підтримки функціонування підприємства. Наказ про встановлення неповного робочого дня легалізує ці зміни, забезпечуючи їх відповідність нормам трудового законодавства та особливим положенням, що діють в умовах воєнного стану.

Існує кілька форм такого наказу, які можуть відрізнятися залежно від конкретних обставин та потреб підприємства. Найпоширенішою є форма, що передбачає встановлення неповного робочого дня для всіх працівників підприємства. Інша форма може стосуватися лише окремих відділів або категорій працівників. Також можливе видання індивідуальних наказів для кожного працівника, хоча це менш поширена практика через її трудомісткість.

Цей документ необхідний з кількох причин. По-перше, він є юридичною підставою для зміни режиму роботи та відповідного перерахунку заробітної плати. По-друге, наказ захищає права працівників, гарантуючи, що зміни відбуваються в рамках закону та з дотриманням усіх необхідних процедур. По-третє, він слугує офіційним документом для відображення змін у бухгалтерському та податковому обліку підприємства.

Вимоги до наказу про встановлення неповного робочого дня під час воєнного стану досить суворі. Він повинен містити чітке обґрунтування необхідності таких змін, посилання на відповідні норми законодавства (зокрема, на Закон України “Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану”), точний опис нового режиму роботи (кількість робочих годин на день або тиждень), термін дії цих змін (який може бути прив’язаний до періоду дії воєнного стану), а також інформацію про те, як ці зміни вплинуть на оплату праці.

Складання наказу відбувається за ініціативою роботодавця, коли виникає об’єктивна необхідність у зміні режиму роботи. Важливо зазначити, що в умовах воєнного стану роботодавець має право встановлювати неповний робочий час без згоди працівника, що є винятком із загального правила, яке діє в мирний час. Проте це не звільняє роботодавця від обов’язку повідомити працівників про такі зміни заздалегідь.

Сторонами в цьому документі виступають роботодавець (як ініціатор та видавець наказу) та працівники (як особи, на яких поширюється дія наказу). При цьому важливо розуміти, що хоча згода працівників не є обов’язковою, їхнє інформування та роз’яснення причин таких змін є критично важливими для підтримки здорового робочого клімату та уникнення потенційних конфліктів.

Оформлення наказу має відповідати загальним вимогам до розпорядчих документів. Він повинен містити назву підприємства, номер та дату видання наказу, заголовок, що відображає суть документа (наприклад, “Про встановлення неповного робочого дня в умовах воєнного стану”), преамбулу з обґрунтуванням необхідності видання наказу, розпорядчу частину з чітко сформульованими пунктами щодо змін режиму роботи, підпис керівника підприємства.

Складання наказу зазвичай доручається відділу кадрів або юридичному відділу підприємства. Цей процес вимагає ретельного аналізу ситуації, консультацій з керівництвом щодо необхідного обсягу змін, а також врахування всіх юридичних аспектів та можливих наслідків. Після підготовки проекту наказу він погоджується з відповідними службами (бухгалтерія, юридичний відділ) та подається на підпис керівнику підприємства.

Важливо пам’ятати, що хоча наказ про встановлення неповного робочого дня під час воєнного стану є вимушеним заходом, він повинен бути максимально прозорим та зрозумілим для всіх працівників. Це допоможе зберегти довіру в колективі та забезпечити ефективну роботу підприємства в складних умовах воєнного стану.

Приклади

[Назва підприємства/установи/організації]
[Код ЄДРПОУ: XXXXXXXX]

НАКАЗ

[дата, наприклад “01” квітня 2024 року] [місто] № [номер наказу]

Про встановлення неповного робочого дня
в умовах воєнного стану

У зв’язку з введенням воєнного стану на території України згідно з Указом Президента України від [дата та номер указу] “Про введення воєнного стану в Україні”, затвердженим Законом України від [дата та номер закону], та відповідно до статті 9 Закону України “Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану” від 15.03.2022 № 2136-IX, з метою збереження робочих місць та забезпечення безперебійної роботи підприємства в умовах зменшення обсягів виробництва (надання послуг),

НАКАЗУЮ:

1. Встановити з [дата, наприклад “15” квітня 2024 року] неповний робочий день для всіх працівників [назва підприємства/установи/організації] тривалістю [кількість] годин на день при [кількість]-денному робочому тижні.

2. Встановити наступний режим роботи:
– початок роботи: [час, наприклад “09:00”]
– закінчення роботи: [час, наприклад “14:00”]
– перерва на відпочинок і харчування: [час, наприклад “з 12:00 до 12:30”]

3. Начальнику відділу кадрів [Прізвище, ініціали] довести цей наказ до відома всіх працівників підприємства під підпис у термін до [дата].

4. Головному бухгалтеру [Прізвище, ініціали] здійснити перерахунок заробітної плати працівників відповідно до встановленого режиму неповного робочого дня з дня його запровадження.

5. Встановити, що дія цього наказу припиняється з дня скасування воєнного стану, якщо інше не буде передбачено окремим наказом.

6. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Директор [підпис] [Ініціали, Прізвище]

З наказом ознайомлені:
[Посада] [підпис] [Ініціали, Прізвище] [Дата]
[Посада] [підпис] [Ініціали, Прізвище] [Дата]
…

Цей наказ видано відповідно до Кодексу законів про працю України, Закону України “Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану” від 15.03.2022 № 2136-IX та інших нормативно-правових актів України.

Ось шаблон Наказу про встановлення неповного робочого дня під час воєнного стану українською мовою, який відповідає вимогам чинного законодавства України. Цей шаблон містить усі необхідні елементи, які повинні бути присутні в офіційному наказі.

При заповненні цього шаблону важливо звернути увагу на кілька ключових моментів. По-перше, необхідно точно вказати дату та номер Указу Президента України про введення воєнного стану, а також відповідного Закону України, яким цей указ було затверджено. Ця інформація є юридичною підставою для видання наказу.

У преамбулі наказу важливо чітко обґрунтувати необхідність встановлення неповного робочого дня. У нашому прикладі ми використали формулювання “з метою збереження робочих місць та забезпечення безперебійної роботи підприємства в умовах зменшення обсягів виробництва (надання послуг)”, але це може бути змінено відповідно до конкретної ситуації на підприємстві.

При визначенні тривалості неповного робочого дня слід враховувати реальні потреби підприємства та можливості працівників. Наприклад, можна встановити 6-годинний робочий день при 5-денному робочому тижні.

Важливо чітко визначити новий режим роботи, вказавши час початку та закінчення роботи, а також тривалість і час перерви на відпочинок і харчування. Це допоможе уникнути непорозумінь та забезпечить чітку організацію робочого процесу.

У наказі необхідно визначити відповідальних осіб за доведення інформації до працівників та здійснення відповідних змін у нарахуванні заробітної плати. Це зазвичай керівник відділу кадрів та головний бухгалтер.

Важливим пунктом є визначення терміну дії наказу. У нашому шаблоні ми прив’язали його до періоду дії воєнного стану, що відповідає вимогам законодавства. Однак, роботодавець може передбачити можливість продовження дії наказу і після скасування воєнного стану, якщо в цьому буде потреба.

Наказ обов’язково повинен бути підписаний керівником підприємства. Також важливо забезпечити ознайомлення всіх працівників з наказом під підпис. Це допоможе уникнути можливих трудових спорів у майбутньому.

Пам’ятайте, що цей шаблон може бути адаптований відповідно до специфічних потреб конкретного підприємства. Наприклад, якщо неповний робочий день встановлюється не для всіх працівників, а лише для окремих відділів, це повинно бути чітко зазначено в наказі.

Важливо також враховувати, що встановлення неповного робочого дня повинно відбуватися з дотриманням усіх норм трудового законодавства, навіть в умовах воєнного стану. Тому рекомендується перед виданням наказу проконсультуватися з юристом або фахівцем з трудового права.

Наказ про встановлення неповного робочого дня під час воєнного стану складається на підставі необхідності організації праці в умовах, коли існує загроза для безпеки працівників або функціонування підприємства в повному обсязі є неможливим через воєнні дії. Відповідно до положень Кодексу законів про працю України, а також Закону України “Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану”, роботодавець має право змінювати умови праці, зокрема, встановлювати неповний робочий день, за умови, що це не суперечить нормам законодавства.

Приклад наказу:

Я, директор ТОВ “Назва компанії”, у зв’язку з введенням воєнного стану в Україні та відповідно до Закону України “Про правовий режим воєнного стану”, статті 60 Кодексу законів про працю України, а також Закону України “Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану”, постановляю:

1. Встановити з 10 жовтня 2024 року для працівників ТОВ “Назва компанії” режим неповного робочого дня у зв’язку з виробничою необхідністю та для забезпечення безпеки працівників під час виконання ними трудових обов’язків.
2. Неповний робочий день встановлюється для всіх працівників на період дії воєнного стану і триватиме 6 годин на день, з понеділка по п’ятницю, з 9:00 до 15:00.
3. При цьому заробітна плата працівників нараховується пропорційно до фактично відпрацьованого часу відповідно до статті 56 Кодексу законів про працю України. За працівниками зберігається право на отримання основних і додаткових виплат відповідно до умов трудового договору.
4. Всі інші умови праці, передбачені трудовими договорами, залишаються без змін.
5. Відповідальність за виконання цього наказу покласти на начальників структурних підрозділів.

Наказ довести до відома всіх працівників підприємства під особистий підпис.

Дата видачі наказу: 5 жовтня 2024 року
Підпис директора:
Печатка підприємства:

Таким чином, наказ фіксує порядок впровадження змін у робочому процесі під час дії воєнного стану, враховуючи правові підстави, передбачені чинним законодавством України.

Шаблон наказу про встановлення неповного робочого дня під час воєнного стану

Наказ №___ від “” 20 р.

Про встановлення неповного робочого дня

На підставі пункту 2 частини першої статті 32 Кодексу законів про працю України та Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану», враховуючи складну економічну ситуацію в країні, пов’язану з воєнним станом, наказую:

Цей наказ є обов’язковим для виконання всіма працівниками підприємства.

Директор підприємства (підпис)

(Прізвище, ім’я, по батькові директора)

(Печатка підприємства – за наявності)

Додаток 1

Графік роботи працівників при неповній робочій добі

(Таблиця, в якій вказані прізвища працівників, їхні посади, дні тижня та години роботи)

Зверніть увагу:

• Законодавча база: При складанні наказу обов’язково посилатися на відповідні статті Кодексу законів про працю України та Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану».
• Підстави: У преамбулі наказу необхідно чітко вказати підстави для встановлення неповного робочого дня (складні економічні умови, воєнний стан тощо).
• Обсяг роботи: Визначити, для всіх працівників чи окремих структурних підрозділів встановлюється неповний робочий день.
• Тривалість робочого дня: Вказати конкретну кількість годин, на яку скорочується робочий день.
• Розподіл робочого часу: Скласти графік роботи, в якому буде зазначено розподіл робочого часу протягом тижня для кожного працівника.
• Оплата праці: Зазначити, що оплата праці здійснюється пропорційно відпрацьованому часу.
• Відповідальні особи: Визначити особу, відповідальну за виконання наказу.

Важливо:

• Інформування працівників: Про встановлення неповного робочого дня працівників необхідно письмово повідомити не пізніше ніж за три календарні дні.
• Згода працівників: Хоча під час воєнного стану згода працівників на зміну істотних умов праці не потрібна, рекомендується провести з ними роз’яснювальну роботу.
• Документальне оформлення: Наказ про встановлення неповного робочого дня оформляється в двох примірниках: один – для працівника, другий – для особової справи.

Наказ про встановлення неповного робочого дня під час воєнного стану є офіційним документом, який підтверджує рішення про скорочення робочого дня внаслідок воєнного стану.

У документі повинні бути вказані такі дані:

* Дата та номер наказу
* Пункт або територія, на якій вводиться неповний робочий день
* Типи підприємств, які підлягають скороченню робочого дня (наприклад, промислові, комерційні, державні)
* Розмір скорочення робочого дня (наприклад, 50%, 75%)
* Період дії наказу (наприклад, до закінчення воєнного стану)

Закон України “Про воєнний стан” ст. 14 передбачає, що у разі введення воєнного стану може бути встановлено неповний робочий день на підприємствах, які знаходяться на території, де діє воєнний стан.

Закон України “Про працю” ст. 143 передбачає, що роботодавець повинен забезпечити працівника повним робочим днем, крім випадків, передбачених законом.

Приклад заповнення наказу про встановлення неповного робочого дня під час воєнного стану:

«Наказ про встановлення неповного робочого дня під час воєнного стану

Дата та номер: 15 березня 2023 року, наказ № 123
Пункт або територія: м. Київ
Типи підприємств: промислові, комерційні
Розмір скорочення робочого дня: 50%
Період дії: до закінчення воєнного стану

Підпис: Іваненко Олексій Васильович, керівник підприємства»

Такий документ повинен бути наданий працівникам в день введення неповного робочого дня.