Наказ про внесення змін до трудової книжки, облікових та бухгалтерських документів

У процесі трудової діяльності можуть виникати ситуації, коли необхідно вносити виправлення або коригування до вже наявних записів у трудових книжках працівників. Це може бути пов’язано з виявленням помилок, неточностей або потребою в актуалізації відомостей внаслідок певних кадрових чи організаційних змін. Зокрема, такі ситуації можуть включати зміну прізвища працівника, перейменування підприємства або структурних підрозділів, уточнення посад, розрядів, кваліфікації тощо.

Внесення будь-яких правок до трудової книжки працівника є процедурою, що вимагає відповідного юридичного обґрунтування та оформлення. Саме для цього і видається Наказ про внесення змін до трудової книжки, облікових та бухгалтерських документів. Цей наказ є офіційним розпорядчим документом, що містить детальну інформацію про необхідні правки та підстави для їх здійснення.

Сторонами, що беруть участь у виданні такого наказу, виступають керівник підприємства або уповноважена ним особа, а також працівники відділу кадрів та бухгалтерії, які безпосередньо займаються веденням трудових книжок та обліково-фінансової документації. Залежно від конкретної ситуації наказ може стосуватися як одного працівника, так і групи осіб.

Під час оформлення Наказу про внесення змін важливо дотримуватися певних вимог. По-перше, необхідно чітко вказати підставу для внесення змін, наприклад, судове рішення, розпорядчий документ вищої інстанції, заява працівника тощо. По-друге, слід конкретизувати, які саме записи у трудовій книжці підлягають виправленню чи доповненню. Також у наказі мають бути зазначені відповідальні особи, яким доручається здійснити необхідні правки у документах.

Складання Наказу про внесення змін вимагає дотримання певної процедури та ретельного обґрунтування необхідності таких дій. Він має бути належним чином зареєстрований, завізований відповідними службами та доведений до відома зацікавлених осіб під підпис. Виконання зазначених у наказі змін ретельно контролюється та документується.

Отже, Наказ про внесення змін до трудової книжки, облікових та бухгалтерських документів є важливим інструментом забезпечення достовірності кадрової та фінансової інформації на підприємстві. Належне оформлення та виконання цього наказу уможливлює усунення виявлених недоліків та неточностей, забезпечуючи тим самим відповідність ведення трудових книжок законодавчим нормам та захист прав працівників.

Приклади

НАКАЗ №37

м. Харків 25 травня 2024 року

Про внесення змін до трудової книжки, облікових та бухгалтерських документів

У зв’язку з виявленням помилок у записах трудової книжки працівниці бухгалтерії Петренко Олени Іванівни, а також необхідністю коригування відомостей у зв’язку зі зміною її прізвища після одруження,

НАКАЗУЮ:

Підстава: заява Петренко О.І. від 20.05.2024 року, свідоцтво про одруження серії ІV-ЖК №654321 від 15.01.2024 року.

Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.

Директор ТОВ “ХарківБудМаш” Ковальов В.М.

Цей документ є зразком Наказу про внесення змін до трудової книжки, облікових та бухгалтерських документів відповідно до чинного трудового законодавства України. У наказі вказано підставу для внесення змін, деталізовано які саме зміни необхідно здійснити в трудовій книжці працівниці з урахуванням її нового прізвища та виправлення помилок у записах, визначено відповідальних осіб, які мають виконати зазначені зміни з посиланням на нормативні акти, а також зафіксовано контроль керівництва за виконанням наказу.

НАКАЗ

Відповідно до чинного законодавства України та виконуючи вимоги Закону “Про трудові відносини” від “дата прийняття” року, з метою внесення змін до трудової книжки, облікових та бухгалтерських документів у зв’язку зі зміною прізвища, наказую:

1. Внести зміни до трудової книжки працівника (прізвище, ім’я, по батькові) шляхом зміни прізвища на (нове прізвище) згідно з поданим документом, що підтверджує зміну прізвища.
2. Унести відповідні зміни до облікових та бухгалтерських документів компанії відносно працівника (прізвище, ім’я, по батькові).
3. Відповідальність за виконання цього наказу покласти на керівника відділу кадрів.
4. Контроль за виконанням наказу покласти на відділ кадрів.

Наказ набирає чинності з моменту його підписання.

(підпис) (прізвище, ім’я) (посада) (дата)

Наказ про внесення змін до трудової книжки, облікових та бухгалтерських документів у зв’язку з реєстрацією шлюбу та зі зміною прізвища

[Місто], [Дата]

[Назва підприємства]

НАКАЗ

№ [номер наказу]

Про внесення змін до трудової книжки, облікових та бухгалтерських документів у зв’язку з реєстрацією шлюбу та зі зміною прізвища

[ПІБ працівника],

[Посада працівника],

за [номер особової картки] прийнятий(а) на роботу до [назва підприємства] [дата] на посаду [назва посади],

зареєстрував(ла) шлюб з [ПІБ чоловіка/дружини] [дата] та змінив(ла) прізвище на [нове прізвище].

На підставі вищевикладеного,

НАКАЗУЮ:

1. Внести зміни до трудової книжки [ПІБ працівника] згідно з [свідоцтво про шлюб, довідка про зміну прізвища].
2. Внести зміни до облікових та бухгалтерських документів [назва підприємства], де зазначено прізвище [ПІБ працівника], на [нове прізвище].
3. Відділу кадрів [назва підприємства] оформити нову пропускну картку [ПІБ працівника] з новим прізвищем.
4. Бухгалтерії [назва підприємства] внести зміни до відомостей про нарахування та виплату заробітної плати [ПІБ працівника] з новим прізвищем.

Цей наказ довести до відома [ПІБ працівника] під підпис.

[ПІБ керівника підприємства]

[Підпис]

[Дата]

МП

Додаток:

• Копія свідоцтва про шлюб.
• Копія довідки про зміну прізвища.

Примітки:

• У дужках вказано, що потрібно замінити на актуальну інформацію.
• Наказ складається у двох екземплярах: один для працівника, один для роботодавця.
• Зміни до трудової книжки вносяться записів про прийняття на роботу, звільнення, переведення на іншу роботу, про зміну прізвища, імені та по батькові.
• Зміни до облікових та бухгалтерських документів вносяться до наказів про прийняття на роботу, звільнення, переведення на іншу роботу, до особових карток працівників, до відомостей про нарахування та виплату заробітної плати тощо.

Наказ про внесення змін до трудової книжки, облікових та бухгалтерських документів

Наказ про внесення змін до трудової книжки, облікових та бухгалтерських документів, виданий [назва підприємства/організації], дати [дата].

У зв’язку з тим, що [ім’я та прізвище працівника] заявив про свою відставку з посади [позиція] з дати [дата], а також у зв’язку з тим, що [ім’я та прізвище працівника] не виконував свої трудові обов’язки з дати [дата], ми вирішили внести зміни до трудової книжки, облікових та бухгалтерських документів.

Трудову книжку працівника [ім’я та прізвище працівника] з дати [дата] внесено зміни наступним чином:

• Статус працівника змінено з “працівник” на “”;
• Дата відставки з посади з дати [дата];
• Дата закінчення трудової діяльності з дати [дата];
• Кількість відпрацьованих днів з дати [дата] до дати [дата] – [кількість днів].

Облікові та бухгалтерські документи також внесено зміни наступним чином:

• Статус працівника змінено з “працівник” на “”;
• Дата відставки з посади з дати [дата];
• Дата закінчення трудової діяльності з дати [дата];
• Кількість відпрацьованих днів з дати [дата] до дати [дата] – [кількість днів].

Згідно з Законом України “Про трудове право” від 17.02.1992 р. № 2305-XII, Законом України “Про бухгалтерську справу” від 15.07.1992 р. № 2465-XII та іншими законодавчими актами України.

Наступні документи приєднані до цього наказу:

• Трудова книжка [ім’я та прізвище працівника];
• Обліковий документ [ім’я та прізвище працівника];
• Бухгалтерський документ [ім’я та прізвище працівника].

Наступні дії:

• Працівник зобов’язаний повернути всі компанії та обладнання підприємства/організації до дати [дата];
• Працівник зобов’язаний повернути всі компанії та обладнання підприємства/організації до дати [дата].

Згідно з цим наказом, всі зміни до трудової книжки, облікових та бухгалтерських документів є обов’язковими для виконання.

[ім’я та прізвище керівника підприємства/організації]

[назва підприємства/організації]

[дата]