Наказ про внесення змін до посадової інструкції

Необхідність у складанні такого наказу може виникнути з різних причин. Наприклад, зміна технологічних процесів на підприємстві може вимагати розширення або зміни обов’язків певних працівників. Також причиною може стати реорганізація структури компанії, яка призводить до перерозподілу функцій між відділами або посадами. Крім того, зміни в законодавстві можуть вимагати внесення коректив у посадові інструкції для забезпечення відповідності діяльності підприємства новим правовим нормам.

Види та форми наказу про внесення змін до посадової інструкції можуть варіюватися залежно від конкретної ситуації та потреб організації. Він може бути виданий як окремий документ, що стосується конкретної посади, або як загальний наказ, що охоплює зміни в посадових інструкціях кількох працівників або цілого відділу. У деяких випадках такий наказ може бути частиною більш масштабного документа про реорганізацію підприємства.

Основною метою цього документа є забезпечення чіткості та актуальності в розподілі обов’язків та відповідальності між працівниками. Він допомагає уникнути дублювання функцій, забезпечує ефективне використання трудових ресурсів та сприяє підвищенню продуктивності праці. Крім того, наказ про внесення змін до посадової інструкції є важливим інструментом для захисту прав як працівника, так і роботодавця, оскільки чітко визначає межі повноважень та відповідальності кожної сторони.

Вимоги до наказу про внесення змін до посадової інструкції включають чітке формулювання змін, які вносяться, обґрунтування необхідності цих змін, а також вказівку на те, з якого моменту ці зміни набувають чинності. Важливо, щоб наказ відповідав чинному законодавству України, зокрема Кодексу законів про працю, та не погіршував умови праці працівника порівняно з попередньою версією посадової інструкції.

Складання наказу про внесення змін до посадової інструкції зазвичай ініціюється керівництвом підприємства або відділом кадрів. Процес підготовки такого документа може включати консультації з юридичним відділом, керівниками відповідних підрозділів та, за необхідності, з представниками профспілки. Важливо забезпечити, щоб зміни, які вносяться, були обґрунтованими та відповідали реальним потребам організації.

Сторонами в цьому документі виступають роботодавець, який видає наказ, та працівник або група працівників, чиї посадові інструкції зазнають змін. При цьому важливо забезпечити баланс інтересів обох сторін: роботодавець повинен мати можливість оптимізувати робочі процеси, а працівники – зберегти свої права та не отримати невиправдано збільшене навантаження.

Вимоги до оформлення наказу про внесення змін до посадової інструкції включають наявність усіх необхідних реквізитів: назва організації, дата і номер наказу, заголовок, текст наказу з чітким викладенням суті змін, підстави для прийняття рішення, перелік посад, яких стосуються зміни, а також підпис уповноваженої особи. Важливо, щоб наказ був сформульований чітко та недвозначно, не залишаючи місця для різних тлумачень.

Процес складання наказу про внесення змін до посадової інструкції вимагає ретельного аналізу та підготовки. Зазвичай він розробляється кадровою службою або юридичним відділом підприємства за дорученням керівника. При цьому враховуються пропозиції керівників структурних підрозділів, аналізуються потреби організації та можливі наслідки внесення змін для працівників та виробничого процесу в цілому.

Важливо зазначити, що наказ про внесення змін до посадової інструкції має бути доведений до відома працівника під підпис. Якщо зміни суттєво впливають на умови праці, може виникнути необхідність отримання згоди працівника на такі зміни. У разі незгоди працівника з внесеними змінами, може виникнути необхідність у додаткових переговорах або навіть у розірванні трудового договору за згодою сторін.

Наказ про внесення змін до посадової інструкції є не лише юридичним документом, але й важливим інструментом управління персоналом. Він допомагає адаптувати діяльність організації до нових умов, сприяє підвищенню ефективності праці та може бути важливим фактором у розвитку професійних компетенцій працівників. Водночас, цей документ вимагає виваженого підходу та врахування всіх можливих наслідків, щоб забезпечити гармонійний розвиток організації та збереження сприятливого робочого клімату.

Приклади

Товариство з обмеженою відповідальністю “Сонячний Промінь”
Код ЄДРПОУ 98765432

НАКАЗ

[Дата, наприклад: 20.07.2024] [Місто, наприклад: м. Львів] № [номер наказу]

Про внесення змін до посадової інструкції [назва посади]

У зв’язку з [вказати причину, наприклад: впровадженням нового програмного забезпечення для автоматизації бухгалтерського обліку] та відповідно до статті 29 Кодексу законів про працю України,

НАКАЗУЮ:

1. Внести наступні зміни до посадової інструкції [назва посади, наприклад: головного бухгалтера]:

1.1. Доповнити розділ “Посадові обов’язки” пунктом [номер пункту] наступного змісту:
“[Текст нового обов’язку, наприклад: Забезпечувати ведення бухгалтерського обліку з використанням програмного забезпечення “1С: Підприємство 8.3″, включаючи формування та подання електронної звітності]”.

1.2. Викласти пункт [номер пункту] розділу “Кваліфікаційні вимоги” в наступній редакції:
“[Нова редакція пункту, наприклад: Вища освіта другого рівня за спеціальністю “Облік і оподаткування”, стаж роботи за фахом не менше 5 років, знання програмного забезпечення “1С: Підприємство 8.3″]”.

2. Начальнику відділу кадрів [ПІБ] ознайомити [ПІБ працівника] з даним наказом та змінами до посадової інструкції під підпис до [дата, наприклад: 25.07.2024].

3. Зміни, внесені цим наказом, набувають чинності з [дата, наприклад: 01.08.2024].

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на [посада та ПІБ, наприклад: заступника директора з персоналу Петренка П.П.].

Підстава: [вказати підставу, наприклад: службова записка начальника фінансового відділу від 15.07.2024 про необхідність оновлення посадових обов’язків у зв’язку з впровадженням нового програмного забезпечення].

Директор [підпис] [ПІБ]

З наказом ознайомлений:
[Посада] [підпис] [ПІБ] [Дата]

Цей шаблон наказу про внесення змін до посадової інструкції розроблено відповідно до вимог українського законодавства та загальноприйнятої практики діловодства. Він містить всі необхідні елементи та враховує основні аспекти, які потрібно відобразити при внесенні змін до посадових обов’язків працівника.

При використанні цього шаблону варто звернути увагу на кілька ключових моментів:

1. Дата та номер наказу мають відповідати системі діловодства підприємства.

2. Причина внесення змін повинна бути чітко сформульована та обґрунтована. Це може бути зміна технологічних процесів, реорганізація структури підприємства, впровадження нового обладнання чи програмного забезпечення тощо.

3. Зміни до посадової інструкції мають бути викладені чітко та конкретно, з точним зазначенням пунктів, які змінюються або доповнюються.

4. Важливо вказати термін, протягом якого працівник має бути ознайомлений зі змінами, а також дату, з якої ці зміни набувають чинності.

5. Необхідно визначити відповідальну особу за ознайомлення працівника зі змінами та контроль за виконанням наказу.

6. Підстава для видання наказу має бути вказана, особливо якщо ініціатива змін надійшла від конкретного підрозділу чи посадової особи.

7. Наказ має бути підписаний керівником підприємства та містити відмітку про ознайомлення працівника.

При адаптації цього шаблону до конкретних потреб підприємства слід враховувати специфіку його діяльності, особливості посади, до якої вносяться зміни, а також вимоги внутрішніх нормативних документів підприємства.

Важливо пам’ятати, що внесення змін до посадової інструкції не повинно суттєво змінювати трудову функцію працівника без його згоди. Якщо зміни істотно впливають на умови праці, може виникнути необхідність у додаткових переговорах з працівником та, можливо, внесенні змін до трудового договору.

Цей шаблон може бути легко адаптований для різних ситуацій, таких як внесення змін до посадових інструкцій кількох працівників одночасно або для відображення більш масштабних змін в організації роботи підприємства. У таких випадках структура наказу може бути розширена, включаючи додаткові пункти та, за необхідності, додатки з детальним описом змін для кожної посади.

Наказ

У зв’язку з необхідністю уточнення обов’язків та відповідальності працівників, відповідно до статті 29 Кодексу законів про працю України, статті 139 Кодексу законів про працю України, а також на підставі рішення керівництва підприємства

Наказую

Внести зміни до посадової інструкції провідного спеціаліста відділу продажів, затвердженої наказом від 1 червня 2022 року. В частині «Обов’язки» додати пункт про обов’язок здійснювати аналіз ринку та надавати щомісячні звіти керівництву. В частині «Відповідальність» додати пункт про відповідальність за своєчасне та якісне виконання аналізу ринку.

Контроль за виконанням наказу покладаю на начальника відділу кадрів.

Підстава: рішення керівництва підприємства.

Директор Підприємства Підпис Ім’я Прізвище

З наказом ознайомлені:

Підпис Ім’я Прізвище

Дата

Шаблон наказу про внесення змін до посадової інструкції

[Назва підприємства, установи]

НАКАЗ

№ [Номер наказу] від [Дата]

Про внесення змін до посадової інструкції

Керуючись [перелік статей відповідних законів України, наприклад: статтею 21 Кодексу законів про працю України, Законом України «Про оплату праці»], з метою уточнення функціональних обов’язків та підвищення ефективності роботи працівників, наказую:

Директор [Прізвище, ім’я, по батькові]

[Підпис] [Дата]

Додаток [Текст нової редакції посадової інструкції]

Приклад заповнення:

[ТОВ “ІТ-Компанія”]

НАКАЗ

№ 456 від 10.06.2024

Про внесення змін до посадової інструкції

Керуючись статтею 21 Кодексу законів про працю України, з метою уточнення функціональних обов’язків, наказую:

1. Внести наступні зміни до посадової інструкції працівника:

   • Петренко Івана Петровича
   • Програміста
   • Додати пункт про відповідальність за тестування розробленого програмного забезпечення, виключити пункт про адміністрування серверів.

2. Нова редакція посадової інструкції працівника наведена в додатку до цього наказу.

3. Цей наказ набирає чинності з 15.06.2024 і є обов’язковим для виконання всіма структурними підрозділами підприємства.

Директор Сидоренко Олена Василівна

[Підпис] 10.06.2024

Додаток [Текст нової редакції посадової інструкції програміста]

Зверніть увагу:

• Закони: Перелік законів може відрізнятися залежно від конкретної ситуації. Рекомендується звернутися за консультацією до юриста.
• Підстави: Вкажіть чіткі підстави для внесення змін до посадової інструкції (наприклад, зміна технологічних процесів, розширення функціональних обов’язків тощо).
• Зміни: Детально опишіть всі зміни, які вносяться до посадової інструкції.
• Оформлення: Наказ повинен бути оформлений відповідно до вимог чинного законодавства та внутрішніх документів підприємства.
• Додаток: До наказу необхідно додати нову редакцію посадової інструкції.

Ось шаблон Наказу про внесення змін до посадової інструкції:

Наказ № [номер наказу] від [дата видання наказу]

Про внесення змін до посадової інструкції [назва посадової інструкції]

Враховуючи статті 22, 23 Закону України “Про працю” та статті 103 Кодексу законів про працю України, а також з метою покращення організації праці та підвищення ефективності роботи [назва підприємства/організації], наказую:

Внести зміни до посадової інструкції [назва посадової інструкції] на посаду [назва посади], затвердженої наказом № [номер наказу] від [дата видання наказу], у частині [уточніть, які саме зміни вносяться].

Зміни до посадової інструкції мають наступний зміст: [уточніть, які саме зміни вносяться, наприклад, “додати пункт 5.6. з обов’язками по координації робіт з колегами”, “змінити пункт 3.2. з відповідальності за результати роботи” тощо].

Керівникам структурних підрозділів забезпечити ознайомлення працівників з змінами до посадової інструкції та їх виконання.

Контроль за виконанням цього наказу покладається на [прізвище та ініціали відповідальної особи].

Наказ вступає в силу з моменту його підписання.

М.П.

[Прізвище та ініціали керівника підприємства/організації]

[Дата підписання наказу]

Приклад заповнення:

Наказ № 15 від 20 лютого 2023 року

Про внесення змін до посадової інструкції інженера-технолога

Враховуючи статті 22, 23 Закону України “Про працю” та статті 103 Кодексу законів про працю України, а також з метою покращення організації праці та підвищення ефективності роботи ТОВ “Українська торгівля”, наказую:

Внести зміни до посадової інструкції інженера-технолога, затвердженої наказом № 10 від 10 січня 2022 року, у частині обов’язків по координації робіт з колегами.

Зміни до посадової інструкції мають наступний зміст: додати пункт 5.6. “Координувати роботу з колегами для забезпечення ефективного виконання проектів”.

Керівникам структурних підрозділів забезпечити ознайомлення працівників з змінами до посадової інструкції та їх виконання.

Контроль за виконанням цього наказу покладається на Петренка О.М.

Наказ вступає в силу з моменту його підписання.

М.П.

Петренко І.В.

20 лютого 2023 року