Наказ про внесення змін до організаційної структури

Слід зазначити, що наказ про внесення змін до організаційної структури може мати різноманітні форми та види. Він може стосуватися як глобальних трансформацій, таких як ліквідація або створення великих структурних одиниць (департаментів, управлінь тощо), так і локальних перетворень на рівні окремих підрозділів чи посад. Крім того, наказ може бути пов’язаний із змінами в підпорядкованості, функціях або назвах структурних елементів підприємства. Важливо зазначити, що такі організаційні зміни, як правило, тягнуть за собою необхідність внесення коректив до інших внутрішніх документів – штатного розпису, положень про структурні підрозділи, посадових інструкцій тощо.

Чому ж наказ про внесення змін до організаційної структури є настільки важливим для підприємства? По-перше, він забезпечує юридичне оформлення процесу трансформації, визначаючи порядок, строки та відповідальних осіб. Це гарантує легітимність здійснюваних заходів та захищає права працівників. По-друге, наказ слугує основою для актуалізації всієї системи кадрових документів, забезпечуючи їх узгодженість із новою організаційною моделлю. По-третє, він надає можливість чітко розмежувати функції, повноваження та підзвітність структурних підрозділів, що підвищує ефективність управління. Нарешті, наказ виступає доказом при перевірках контролюючих органів щодо законності проведених організаційних змін.

Говорячи про вимоги до складання наказу про внесення змін до організаційної структури, передусім слід звернути увагу на необхідність дотримання чинного законодавства. Зокрема, наказ має відповідати нормам Господарського кодексу України, Кодексу законів про працю, а також внутрішнім регламентам підприємства. Крім того, він має містити чітку та вичерпну інформацію про мету, строки та порядок проведення змін, перелік трансформованих структурних одиниць, причини та обґрунтування перетворень, відповідальних осіб тощо. Важливо також, щоб наказ був належним чином оформлений, підписаний керівником організації та доведений до відома всіх працівників, на яких поширюються відповідні зміни.

Щодо сторін, задіяних у процесі складання наказу, то тут варто зазначити, що ініціатором, як правило, виступає керівництво підприємства або профільні підрозділи (наприклад, відділ стратегічного розвитку). Вони формують проект наказу, узгоджують його з юридичним, фінансовим та кадровим департаментами, а після затвердження керівником доводять до відома всіх співробітників. Крім того, до процесу трансформації організаційної структури можуть бути залучені лінійні менеджери та працівники, думка яких враховується при прийнятті рішень.

Отже, наказ про внесення змін до організаційної структури є ключовим документом, який забезпечує юридичну основу для процесу реорганізації підприємства. Ретельне дотримання вимог щодо його оформлення та затвердження гарантує законність здійснюваних заходів, захист прав працівників та ефективне управління організаційними перетвореннями.

Приклади

Відповідно до законодавства України, а саме:

• Закону України “Про державну службу” від 10.12.2015 № 889-VIII,
• Закону України “Про центральні органи виконавчої влади” від 17.03.2011 № 3166-VI,
• Постанови Кабінету Міністрів України “Про затвердження Типового положення про структурний підрозділ центрального органу виконавчої влади” від 26.11.2008 № 1040,

пропоную наступний шаблон Наказу про внесення змін до організаційної структури:

НАКАЗ “” 20 р. № ___

Про внесення змін до організаційної структури

Відповідно до {назва нормативно-правового акта, яким затверджується положення про установу/органі}, з метою {обґрунтування необхідності внесення змін}

НАКАЗУЮ:

Керівник {підпис} {ініціали, прізвище}

Приклад заповнення:

НАКАЗ “15” квітня 2024 р. № 123

Про внесення змін до організаційної структури

Відповідно до Положення про Міністерство охорони здоров’я України, затвердженого Постановою Кабінету Міністрів України від 25.03.2015 № 267, з метою вдосконалення організаційної структури та підвищення ефективності діяльності Міністерства охорони здоров’я України

НАКАЗУЮ:

1. Внести зміни до організаційної структури Міністерства охорони здоров’я України: 1.1. Утворити Управління цифрової трансформації. 1.2. Ліквідувати Відділ інформаційних технологій. 1.3. Реорганізувати Планово-фінансовий відділ шляхом його поділу на Фінансовий відділ та Економічний відділ.
2. Затвердити Управління цифрової трансформації у кількості 7 штатних одиниць на чолі з Петренком Іваном Івановичем.
3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на Заступника Міністра Сидоренко Олену Петрівну.

Міністр Підпис І.І. Іванов

Наказ

Відповідно до закону України “Про підприємства в Україні” та [інші відповідні закони], з метою оптимізації робочих процесів та підвищення ефективності діяльності організації:

1. Затвердити нову організаційну структуру, яка передбачає:
   • Створення відділу з продажу та маркетингу.
   • Ліквідацію відділу з реклами та зв’язків з громадськістю.
2. Затвердити новий штатний розпис відповідно до зміненої організаційної структури.
3. Забезпечити інформування працівників організації про внесені зміни та їх відповідальність.
4. Покласти відповідальність за виконання наказу на керівника відділу кадрів.
5. Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.

Директор організації [Підпис] [П.І.Б.]

Дата: [дата]

Приклад заповнення:

Відповідно до законодавства України та з метою оптимізації робочих процесів та підвищення ефективності діяльності організації:

1. Затвердити нову організаційну структуру, яка передбачає:
   • Створення відділу з продажу та маркетингу.
   • Ліквідацію відділу з реклами та зв’язків з громадськістю.
2. Затвердити новий штатний розпис відповідно до зміненої організаційної структури.
3. Забезпечити інформування працівників організації про внесені зміни та їх відповідальність.
4. Покласти відповідальність за виконання наказу на керівника відділу кадрів.
5. Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.

Директор організації [Підпис] Іваненко Петро Олексійович

Дата: 15 квітня 20XX

Наказ про внесення змін до організаційної структури

[Місце видання]

[Дата]

№ [Номер наказу]

Про внесення змін до організаційної структури

На виконання [назва документа, на підставі якого видається наказ],

НАКАЗУЮ:

1. Внести до організаційної структури [назва організації] такі зміни:

• [зміст змін до організаційної структури].

2. [Посада керівника] [назва структурного підрозділу] довести до відома працівників про зміни, внесені до організаційної структури [назва організації].

3. Кадровому відділу [назва організації] внести відповідні зміни до штатного розпису [назва організації].

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на [посада керівника] [прізвище, ініціали керівника].

[Прізвище, ініціали керівника]

[Посада керівника]

[Назва організації]

ДОДАТОК 1

Зміни до організаційної структури

[опис змін до організаційної структури]

Законодавство:

• Зміна організаційної структури підприємства є його реорганізацією, яка може здійснюватися за рішенням загальних зборів учасників (акціонерів) товариства або за рішенням власника (власників) майна (ст. 58 Господарського кодексу України).
• Рішення про реорганізацію підприємства приймається не пізніше ніж за два місяці до дати її реєстрації (ст. 60 Господарського кодексу України).
• Про реорганізацію підприємства повідомляються кредитори та інші зацікавлені особи (ст. 61 Господарського кодексу України).
• Зміни до організаційної структури підприємства, які не є його реорганізацією, можуть вноситися наказом керівника підприємства.