Наказ про видачу трудової книжки на зберігання працівником

Потреба у виданні такого наказу може виникнути з різних причин. Найчастіше це пов’язано з тривалим відрядженням працівника, його виходом у відпустку без збереження заробітної плати на тривалий термін, або у випадку звільнення, коли працівник не може особисто отримати трудову книжку в день звільнення. У кожному з цих випадків наказ про видачу трудової книжки на зберігання працівником слугує офіційним дозволом та підставою для передачі документа.

Процес складання наказу про видачу трудової книжки на зберігання працівником вимагає уваги до деталей та дотримання певних формальностей. Зазвичай, ініціатором цього процесу виступає сам працівник, який подає відповідну заяву до відділу кадрів або безпосередньо керівнику підприємства. На підставі цієї заяви та після її розгляду керівництвом приймається рішення про видачу наказу.

Структура наказу про видачу трудової книжки на зберігання працівником має відповідати загальним вимогам до оформлення розпорядчих документів. У шапці наказу вказується повна назва підприємства, номер наказу та дата його видання. Далі йде заголовок, який чітко відображає суть документа, наприклад, “Про видачу трудової книжки на зберігання працівнику”. В основній частині наказу вказується підстава для його видання (зазвичай це заява працівника), прізвище, ім’я та по батькові працівника, його посада, причина видачі трудової книжки на зберігання та термін, на який вона видається.

Важливим елементом наказу є вказівка на відповідальність працівника за збереження трудової книжки протягом періоду, коли вона знаходиться у нього. Також у наказі може бути зазначено обов’язок працівника повернути трудову книжку до відділу кадрів після закінчення визначеного терміну. Крім того, в наказі призначається відповідальна особа (зазвичай це працівник відділу кадрів) за видачу трудової книжки та її подальше прийняття на зберігання після повернення.

Наказ про видачу трудової книжки на зберігання працівником підписується керівником підприємства або уповноваженою ним особою. Після підписання наказ реєструється у журналі реєстрації наказів з кадрових питань. Важливо, щоб працівник, якому видається трудова книжка, був ознайомлений з наказом під підпис. Це служить додатковим підтвердженням того, що працівник усвідомлює свою відповідальність за збереження документа.

Слід зазначити, що хоча форма наказу про видачу трудової книжки на зберігання працівником не є суворо регламентованою законодавством, існують загальноприйняті стандарти його оформлення. Деякі підприємства можуть розробляти власні шаблони таких наказів, адаптуючи їх до специфіки своєї діяльності та внутрішніх процедур.

Цікаво відзначити, що в контексті сучасних тенденцій діджиталізації та переходу до електронного документообігу, питання видачі трудових книжок на зберігання працівникам може зазнати змін. Можливо, у майбутньому ми побачимо перехід до електронних трудових книжок, що може змінити процедуру їх видачі та зберігання. Однак, поки що традиційні паперові трудові книжки залишаються важливим елементом трудових відносин в Україні, і наказ про їх видачу на зберігання працівникам продовжує відігравати важливу роль у регулюванні цих відносин.

Важливо розуміти, що наказ про видачу трудової книжки на зберігання працівником – це не просто формальність. Цей документ має юридичну силу і може бути використаний як доказ у разі виникнення спорів чи непорозумінь. Тому до його складання та оформлення слід підходити з усією серйозністю, враховуючи всі нюанси трудового законодавства та внутрішніх правил підприємства.

Приклади

Товариство з обмеженою відповідальністю “Назва підприємства”

НАКАЗ

[Дата] [Місто] № [Номер наказу]

Про видачу трудової книжки
на зберігання працівнику

Відповідно до частини третьої статті 47 Кодексу законів про працю України та на підставі заяви [посада] [Прізвище, ім’я, по батькові у родовому відмінку] від [дата заяви],

НАКАЗУЮ:

1. Видати [Прізвище, ім’я, по батькові у давальному відмінку], [посада], трудову книжку на зберігання у зв’язку з [вказати причину: тривалим відрядженням, відпусткою без збереження заробітної плати, інше] на період з [дата початку] по [дата закінчення].

2. [Прізвище, ініціали працівника] забезпечити належне зберігання трудової книжки протягом вказаного періоду та повернути її до відділу кадрів підприємства не пізніше [дата].

3. Відповідальність за видачу трудової книжки [Прізвище, ініціали працівника] та її подальше прийняття на зберігання покласти на [посада відповідальної особи] [Прізвище, ініціали відповідальної особи].

4. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Підстава: заява [Прізвище, ініціали працівника] від [дата заяви].

[Посада керівника] [Підпис] [Ініціали, прізвище]

З наказом ознайомлений:
[Підпис працівника] [Ініціали, прізвище] [Дата]

Приклад заповнення:

Товариство з обмеженою відповідальністю “Сонячний промінь”

НАКАЗ

15.08.2024 м. Київ № 45-К

Про видачу трудової книжки
на зберігання працівнику

Відповідно до частини третьої статті 47 Кодексу законів про працю України та на підставі заяви менеджера відділу продажів Іваненка Івана Івановича від 14.08.2024,

НАКАЗУЮ:

1. Видати Іваненку Івану Івановичу, менеджеру відділу продажів, трудову книжку на зберігання у зв’язку з тривалим відрядженням до міста Львова на період з 01.09.2024 по 30.11.2024.

2. Іваненку І.І. забезпечити належне зберігання трудової книжки протягом вказаного періоду та повернути її до відділу кадрів підприємства не пізніше 01.12.2024.

3. Відповідальність за видачу трудової книжки Іваненку І.І. та її подальше прийняття на зберігання покласти на начальника відділу кадрів Петренко О.В.

4. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Підстава: заява Іваненка І.І. від 14.08.2024.

Директор [Підпис] С.М. Коваленко

З наказом ознайомлений:
[Підпис працівника] І.І. Іваненко 15.08.2024

Цей шаблон наказу про видачу трудової книжки на зберігання працівником розроблено відповідно до вимог українського законодавства та загальноприйнятих норм діловодства. Він містить всі необхідні елементи та може бути легко адаптований під конкретні обставини та потреби підприємства.

У наказі вказуються повна назва підприємства, номер та дата видання наказу, місце видання. Преамбула наказу містить посилання на відповідну статтю Кодексу законів про працю України, що надає наказу юридичної обґрунтованості.

Основна частина наказу складається з чотирьох пунктів:

1. Розпорядження про видачу трудової книжки, із зазначенням причини та періоду.
2. Зобов’язання працівника щодо збереження та повернення трудової книжки.
3. Призначення відповідальної особи за видачу та прийняття трудової книжки.
4. Вказівка щодо контролю за виконанням наказу.

Наприкінці наказу вказується підстава його видання – заява працівника.

Наказ підписується керівником підприємства, а працівник ставить свій підпис про ознайомлення з наказом.

У прикладі заповнення показано, як конкретно можна заповнити цей наказ. Зверніть увагу, що дати, імена та назви є умовними і мають бути замінені на реальні дані при використанні шаблону.

Важливо пам’ятати, що хоча цей шаблон є універсальним, деякі організації можуть мати свої специфічні вимоги до оформлення таких наказів. Тому рекомендується узгодити форму наказу з юридичним відділом вашого підприємства перед його використанням.

Також варто зазначити, що цей наказ має бути зареєстрований у журналі реєстрації наказів з кадрових питань, а копія наказу має бути долучена до особової справи працівника.

У зв’язку з поданою заявою працівника Іваненка Івана Івановича, інженера відділу технічного обслуговування, про видачу трудової книжки на самостійне зберігання, та відповідно до статті 48 Кодексу законів про працю України, на підставі якої трудова книжка може зберігатися у працівника, наказую: видати Іваненку Івану Івановичу його трудову книжку для самостійного зберігання з дотриманням вимог щодо її збереження. Іваненко Іван Іванович зобов’язаний ознайомитися з наслідками втрати чи пошкодження трудової книжки та підтвердити своє ознайомлення особистим підписом.

Приклад заповнення:

На підставі заяви працівника Іваненка Івана Івановича від 05 серпня 2024 року, видати йому трудову книжку для самостійного зберігання. Відповідальність за зберігання трудової книжки працівник бере на себе, що підтверджує своїм підписом.

Шаблон наказу про видачу трудової книжки на зберігання працівником

[Назва підприємства]

Наказ

№ [Номер наказу] від [Дата]

Про видачу трудової книжки [Прізвище, ім’я, по батькові працівника]

Керуючись статтею 48 Кодексу законів про працю України та враховуючи заяву працівника [Прізвище, ім’я, по батькові працівника], [посада], від [дата], про видачу трудової книжки,

наказую:

Директор [Підпис керівника]

[Прізвище, ім’я, по батькові]

Приклад заповнення:

[ТОВ “Компанія”]

Наказ

№ 123 від 15.03.2024

Про видачу трудової книжки Сидорову Петру Петровичу

Керуючись статтею 48 Кодексу законів про працю України та враховуючи заяву працівника Сидорова Петра Петровича, головного бухгалтера, від 10.03.2024, про видачу трудової книжки,

наказую:

1. Видати Сидорову Петру Петровичу трудову книжку для зберігання.
2. Головному бухгалтеру Іванову Івану Івановичу оформити відповідний запис у журналі обліку виданих трудових книжок.
3. Контроль за виконанням наказу покласти на начальника відділу кадрів Петрову Марію Петрівну.

Директор [Підпис Петрова І.П.]

Петров Іван Петрович

Ось шаблон наказу про видачу трудової книжки на зберігання працівником:

Наказ про видачу трудової книжки на зберігання

Я, [прізвище та ім’я керівника підприємства/організації], керівник [назва підприємства/організації], на підставі статті 40 Кодексу законів про працю України та Закону України “Про трудові книжки”, статей 6, 7, наказую:

Видати трудову книжку на зберігання [прізвище та ім’я працівника], який працює в нашому підприємстві на посаді [посада] з [дата початку роботи].

Трудову книжку видати на підставі заяви працівника від [дата заяви] про бажання взяти трудову книжку на зберігання в зв’язку з [указати причину, наприклад, звільнення, звільнення за власним бажанням, переведення до іншої організації тощо].

Трудову книжку видати до рук [прізвище та ім’я працівника] або до його уповноваженої особи.

Дата: [поточна дата].

Підпис: [підпис керівника підприємства/організації].

Цей наказ ґрунтується на наступних законодавчих актах України: Кодекс законів про працю України, стаття 40; Закон України “Про трудові книжки”, статті 6, 7.

Приклад заповнення:

Наказ про видачу трудової книжки на зберігання

Я, Петров Олександр Іванович, керівник ТОВ “Укрпромінвест”, на підставі статті 40 Кодексу законів про працю України та Закону України “Про трудові книжки”, статей 6, 7, наказую:

Видати трудову книжку на зберігання Іваненка Петра Васильовича, який працює в нашому підприємстві на посаді інженера з 1 січня 2010 року.

Трудову книжку видати на підставі заяви працівника від 15 травня 2022 року про бажання взяти трудову книжку на зберігання в зв’язку з звільненням за власним бажанням.

Трудову книжку видати до рук Іваненка Петра Васильовича або до його уповноваженої особи.

Дата: 20 травня 2022 року.

Підпис: Петров О.І.