Наказ про ведення трудових книжок

Наказ про ведення трудових книжок видається роботодавцем і має на меті регламентувати порядок ведення та зберігання трудових книжок в організації. Цей документ необхідний для того, щоб забезпечити єдині стандарти ведення трудових книжок, їх належне оформлення, внесення записів, а також забезпечення їх зберігання і захисту від пошкодження або втрати.

У наказі про ведення трудових книжок зазвичай вказуються такі моменти, як порядок ведення трудових книжок, відповідальність за їх зберігання, правила внесення записів, а також процедури видачі трудових книжок працівникам при прийманні на роботу чи звільненні.

Основними сторонами у цьому документі є роботодавець, який ініціює та затверджує наказ, і відділ кадрів або інша відповідальна особа чи підрозділ, який займається безпосередньо веденням та зберіганням трудових книжок.

Щодо вимог до оформлення, наказ про ведення трудових книжок має містити чітке формулювання щодо порядку ведення та зберігання трудових книжок, визначення відповідальних осіб, а також процедури контролю за виконанням цих вимог. Важливо, щоб наказ відповідав вимогам трудового законодавства України, особливо в частині, що стосується правил ведення трудових книжок.

Складається наказ керівником організації або уповноваженою особою. Після складання він повинен бути підписаний, зареєстрований у встановленому порядку, а потім доведений до відома працівників відповідного підрозділу або організації в цілому.

Приклади

Ось прикладний шаблон Наказу про ведення трудових книжок, який враховує вимоги трудового законодавства України. Цей шаблон можна адаптувати відповідно до потреб конкретної організації:

НАКАЗ

м. [Місце видачі] “_“ 20__ р. №

Про ведення трудових книжок

На підставі статті 47 Кодексу законів про працю України та з метою забезпечення належного ведення, зберігання та обліку трудових книжок працівників [назва організації],

Директор [або інша посада] [Підпис] [Прізвище, ім’я, по батькові]

Приклад заповнення:

НАКАЗ

м. Київ “05” лютого 20__ р. № 57

Про ведення трудових книжок

На підставі статті 47 Кодексу законів про працю України та з метою забезпечення належного ведення, зберігання та обліку трудових книжок працівників ТОВ “Сонячний Промінь”,

1. Встановити наступний порядок ведення трудових книжок:
   • Прийняття на роботу, переведення, звільнення та інші зміни у трудовій діяльності працівників мають бути своєчасно відображені у трудових книжках.
   • Трудові книжки зберігаються у відділі кадрів.
   • Відповідальність за зберігання та ведення трудових книжок покладається на начальника відділу кадрів Світлану Іванівну Кравчук.
2. Відділу кадрів:
   • Забезпечити належне ведення, облік та зберігання трудових книжок згідно з чинним законодавством.
   • Провести інструктаж з ведення трудових книжок для відповідальних співробітників.
3. Контроль за виконанням наказу покласти на заступника директора з кадрових питань Олега Миколайовича Петренка.

Директор [Підпис] Олександр Васильович Горбатенко

Цей шаблон є прикладним і може змінюватися в залежності від конкретних умов і політики організації.

Наказ про ведення трудових книжок

[Найменування підприємства]

[Адреса підприємства]

[Ідентифікаційний код підприємства]

[Номер і дата наказу]

Про ведення трудових книжок

На підставі [підстава для видання наказу], з метою забезпечення належного ведення трудових книжок працівників, відповідно до статті 48 Кодексу законів про працю України,

НАКАЗУЮ:

1. Призначити [прізвище, ім’я, по батькові] відповідальним за ведення трудових книжок працівників.

2. [Прізвище, ім’я, по батькові] зобов’язати:

   • Вести трудові книжки працівників відповідно до вимог законодавства України;
   • Забезпечувати збереження трудових книжок працівників;
   • Здійснювати своєчасне внесення записів до трудових книжок працівників;
   • Видавати трудові книжки працівникам при звільненні або за їхнім бажанням.

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на [особу, відповідальну за виконання наказу].

Директор [Підпис] [Прізвище, ім’я, по батькові]

Приклади заповнення

[Найменування підприємства]

ТОВ “Альфа”

[Адреса підприємства]

[Ідентифікаційний код підприємства]

[Номер і дата наказу]

Про ведення трудових книжок

На підставі положень Статуту товариства, з метою забезпечення належного ведення трудових книжок працівників, відповідно до статті 48 Кодексу законів про працю України,

НАКАЗУЮ:

1. Призначити [Прізвище, ім’я, по батькові] відповідальним за ведення трудових книжок працівників.

2. [Прізвище, ім’я, по батькові] зобов’язати:

   • Вести трудові книжки працівників відповідно до вимог законодавства України;
   • Забезпечувати збереження трудових книжок працівників;
   • Здійснювати своєчасне внесення записів до трудових книжок працівників;
   • Видавати трудові книжки працівникам при звільненні або за їхнім бажанням.

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на [особу, відповідальну за виконання наказу].

Директор [Підпис] [Прізвище, ім’я, по батькові]

Нормативні правові акти, що регулюють порядок ведення трудових книжок

• Кодекс законів про працю України;
• Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 29 березня 2012 року № 225.

Особливості заповнення наказу про ведення трудових книжок

• У наказі необхідно вказати найменування підприємства, його адресу та ідентифікаційний код.
• У наказі необхідно вказати дату видання наказу.
• У наказі необхідно вказати підставу для видання наказу.
• У наказі необхідно вказати прізвище, ім’я, по батькові працівника, який призначається відповідальним за ведення трудових книжок.
• У наказі необхідно перерахувати обов’язки працівника, який призначається відповідальним за ведення трудових книжок.
• У наказі необхідно покласти контроль за виконанням цього наказу на уповноважену особу.

Додаткові поради

• Наказ про ведення трудових книжок повинен бути виданий на підставі обґрунтованого рішення, яке приймається уповноваженим органом підприємства.
• Відповідальним за ведення трудових книжок може бути призначено працівника, який має досвід роботи з трудовими книжками та володіє необхідними знаннями.
• Відповідальний за ведення трудових книжок повинен дотримуватися вимог законодавства України та вимог, які встановлені для таких випадків.

Ось ще приклад шаблону наказу про ведення трудових книжок:

НАКАЗ “_” 20 р.

No ___

м.

Про ведення трудових книжок

Відповідно до Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України та Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 р. No 58, та з метою забезпечення єдиного порядку ведення, обліку та зберігання трудових книжок,

НАКАЗУЮ:

1. Зобов’язати відділ кадрів вести облік бланків трудових книжок та вести книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.
2. Відповідальність за організацію ведення трудових книжок, облік, зберігання і видачу трудових книжок покласти на провідного юрисконсульта Петренка Петра Петровича.
3. Затвердити форму журналу реєстрації трудових книжок та вкладишів до них (додається).
4. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Керівник

(підпис, ПІБ)

З наказом ознайомлені:

(підпис, ПІБ)

(підпис, ПІБ)

Ось приклад заповненого наказу про ведення трудових книжок:

НАКАЗ “10” січня 2022 р.

No 5

м. Київ

Про ведення трудових книжок

Відповідно до Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України та Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 р. No 58, та з метою забезпечення єдиного порядку ведення, обліку та зберігання трудових книжок,

НАКАЗУЮ:

1. Зобов’язати відділ кадрів вести облік бланків трудових книжок та вести книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.
2. Відповідальність за організацію ведення трудових книжок, облік, зберігання і видачу трудових книжок покласти на юрисконсульта Іваненка Івана Івановича.
3. Затвердити форму журналу реєстрації трудових книжок та вкладишів до них (додається).
4. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Директор ТОВ “Будівельна компанія”

Петренко П.П.

З наказом ознайомлені:

Іваненко І.І. Сидоренко С.С.