Наказ про скорочення штату та чисельності працівників

Сутність наказу про скорочення штату полягає в тому, що він офіційно закріплює рішення керівництва про зменшення кількості працівників або ліквідацію певних посад чи підрозділів. Це не просто констатація факту, а складний юридичний акт, який повинен відповідати ряду вимог, встановлених трудовим законодавством України. Наказ є першим кроком у довгому процесі скорочення, який включає попередження працівників, пошук можливостей їх переведення на інші посади, взаємодію з профспілками та багато інших аспектів.

Складання наказу про скорочення штату вимагає від керівництва підприємства ретельного підходу та врахування багатьох факторів. У документі необхідно чітко обґрунтувати причини скорочення, які мають бути об’єктивними та економічно виправданими. Це можуть бути фінансові труднощі підприємства, зміна ринкової кон’юнктури, впровадження нових технологій, які зменшують потребу в робочій силі, тощо. Важливо, щоб ці причини були не просто названі, а детально пояснені, адже це може мати значення при можливих судових спорах у майбутньому.

Цікаво, що форма наказу про скорочення штату не є строго регламентованою законодавством. Це дає певну свободу у його складанні, але водночас вимагає від роботодавця розуміння всіх нюансів трудового законодавства. Зазвичай наказ оформлюється на бланку підприємства і містить такі ключові елементи: номер та дату видання, назву документа, преамбулу з обґрунтуванням необхідності скорочення, рішення про скорочення з вказівкою конкретних посад чи підрозділів, які підлягають скороченню, терміни проведення скорочення, вказівки щодо попередження працівників та виплати їм відповідних компенсацій.

Особлива увага в наказі приділяється процедурним моментам. Зокрема, в ньому має бути вказано, хто відповідальний за проведення скорочення, яким чином буде здійснюватися попередження працівників, як буде визначатися переважне право на залишення на роботі. Також важливо зазначити про необхідність взаємодії з профспілковим органом, якщо такий є на підприємстві, адже згідно з законодавством, рішення про скорочення має бути погоджено з профспілкою.

У наказі також варто вказати на необхідність створення спеціальної комісії, яка буде займатися питаннями скорочення. Ця комісія може включати представників керівництва, кадрової служби, юридичного відділу та профспілки. Її завдання – забезпечити прозорість процесу скорочення та дотримання прав працівників.

Важливим аспектом наказу є визначення термінів скорочення. Згідно з Кодексом законів про працю України, працівники мають бути попереджені про майбутнє звільнення не пізніше ніж за два місяці. Тому в наказі необхідно чітко вказати дату, з якої починається відлік цього двомісячного терміну.

Наказ про скорочення штату та чисельності працівників зазвичай готується юридичним відділом або кадровою службою підприємства за дорученням вищого керівництва. Перед підписанням він проходить погодження з різними підрозділами – фінансовим відділом, службою безпеки, профспілковим комітетом. Підписує наказ керівник підприємства або уповноважена ним особа.

Важливо розуміти, що наказ про скорочення штату – це не просто внутрішній документ підприємства. Він може стати предметом пильної уваги контролюючих органів, зокрема Державної служби України з питань праці, а також може бути використаний як доказ у судових спорах. Тому до його складання слід підходити з максимальною відповідальністю, враховуючи всі юридичні нюанси та можливі наслідки.

Таким чином, наказ про скорочення штату та чисельності працівників є складним та відповідальним документом, який відображає важливі зміни в житті підприємства та його працівників. Цей наказ є першим кроком у складному процесі реорганізації, який вимагає балансу між економічними інтересами компанії та соціальними гарантіями працівників. Правильно складений наказ не лише забезпечує законність процедури скорочення, але й допомагає мінімізувати можливі конфлікти та судові спори, зберігаючи репутацію підприємства як відповідального роботодавця.

Приклади

Товариство з обмеженою відповідальністю “Весна”
Код ЄДРПОУ 12345678

НАКАЗ

15.07.2024 м. Київ № 49-К

Про скорочення штату та
чисельності працівників

У зв’язку з оптимізацією організаційної структури ТОВ “Весна”, спрямованою на підвищення ефективності діяльності підприємства та зменшення адміністративних витрат, керуючись статтями 32, 40, 49-2 та 492 Кодексу законів про працю України, статтею 64 Господарського кодексу України, пунктом 5.4 Статуту ТОВ “Весна”,

НАКАЗУЮ:

1. Скоротити з 20.09.2024 наступні посади:
– менеджер відділу збуту – 2 штатні одиниці;
– бухгалтер – 1 штатна одиниця;
– водій – 1 штатна одиниця.

2. Начальнику відділу кадрів Петренко О.В.:
2.1. До 17.07.2024 підготувати та надати мені на затвердження новий штатний розпис з урахуванням змін, зазначених у пункті 1 цього наказу.
2.2. До 19.07.2024 надати письмові попередження працівникам, посади яких підлягають скороченню, про наступне вивільнення не пізніше ніж за два місяці до звільнення відповідно до вимог статті 49-2 Кодексу законів про працю України.
2.3. Запропонувати працівникам, посади яких скорочуються, інші вакантні посади на підприємстві відповідно до їх кваліфікації (за наявності таких посад).
2.4. До 25.07.2024 підготувати та подати до Державної служби зайнятості інформацію про заплановане масове вивільнення працівників відповідно до статті 48 Закону України “Про зайнятість населення”.

3. Створити комісію з визначення переважного права на залишення на роботі у складі:
Голова комісії: Іваненко І.І. – директор
Члени комісії: Петренко О.В. – начальник відділу кадрів
Сидоренко С.С. – головний бухгалтер
Коваленко К.К. – голова профспілкового комітету

4. Комісії з визначення переважного права на залишення на роботі до 10.09.2024 провести оцінку кваліфікації та продуктивності праці працівників, посади яких підлягають скороченню, та надати мені відповідні рекомендації.

5. Головному бухгалтеру Сидоренко С.С. забезпечити нарахування та виплату всіх належних сум працівникам, які будуть звільнені у зв’язку зі скороченням штату, у терміни, встановлені чинним законодавством.

6. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Директор ТОВ “Весна” [підпис] І.І. Іваненко

З наказом ознайомлені:

Начальник відділу кадрів
[підпис] О.В. Петренко
15.07.2024

Головний бухгалтер
[підпис] С.С. Сидоренко
15.07.2024

Голова профспілкового комітету
[підпис] К.К. Коваленко
15.07.2024

Цей шаблон наказу про скорочення штату та чисельності працівників розроблено відповідно до вимог чинного законодавства України, зокрема Кодексу законів про працю України, Господарського кодексу України та Закону України “Про зайнятість населення”.

Наказ починається з повної назви підприємства та його коду ЄДРПОУ. Далі вказується дата і номер наказу, а також місце його складання.

У преамбулі наказу зазначається причина скорочення (оптимізація організаційної структури, підвищення ефективності діяльності, зменшення адміністративних витрат) та правові підстави (відповідні статті КЗпП України, Господарського кодексу України та Статуту підприємства).

Основна частина наказу складається з шести пунктів:

1. Перелік посад, які підлягають скороченню, із зазначенням кількості штатних одиниць.
2. Доручення начальнику відділу кадрів щодо підготовки нового штатного розпису, попередження працівників, пропозиції інших вакантних посад та подання інформації до Державної служби зайнятості.
3. Створення комісії з визначення переважного права на залишення на роботі.
4. Завдання для комісії щодо оцінки кваліфікації та продуктивності праці працівників.
5. Вказівки головному бухгалтеру щодо розрахунків з працівниками, які будуть звільнені.
6. Визначення контролю за виконанням наказу.

Важливим елементом є чітке визначення дат для кожного етапу процесу скорочення, що забезпечує дотримання всіх законодавчих термінів.

Наказ підписується директором підприємства. Після підпису директора йдуть підписи про ознайомлення ключових осіб, відповідальних за виконання наказу.

При використанні цього шаблону слід пам’ятати, що кожне підприємство може мати свої особливості в організації роботи та структурі. Тому шаблон може бути адаптований відповідно до конкретних потреб та специфіки діяльності організації. Також важливо враховувати можливі зміни в законодавстві та оновлювати посилання на нормативно-правові акти.

Цей наказ є важливим документом, який запускає процес скорочення штату та чисельності працівників. Він повинен відображати дотримання всіх законодавчих вимог для захисту як інтересів підприємства, так і прав працівників.

Наказ

м. Київ
18 липня 2024 року

Відповідно до статті 41 Кодексу законів про працю України та у зв’язку з економічними та організаційними причинами, наказую про скорочення штату та чисельності працівників на підприємстві Державного підприємства «Кадри України».

Зменшити чисельність працівників на 15 осіб з метою оптимізації виробничої діяльності та зменшення фінансових витрат.

Виконуючому обов’язки начальника відділу кадрів забезпечити відповідне зведення трудових відносин із звільненими працівниками, виплату всіх належних компенсацій та підготовку необхідної документації згідно з чинним законодавством.

Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Директор підприємства
Петренко Петро Петрович

Приклад заповнення:

Наказ

м. Київ
18 липня 2024 року

Відповідно до статті 41 Кодексу законів про працю України та у зв’язку з економічними та організаційними причинами, наказую про скорочення штату та чисельності працівників на підприємстві Державного підприємства «Кадри Львівщини».

Зменшити чисельність працівників на 20 осіб з метою оптимізації виробничої діяльності та зменшення фінансових витрат.

Виконуючому обов’язки начальника відділу кадрів забезпечити відповідне зведення трудових відносин із звільненими працівниками, виплату всіх належних компенсацій та підготовку необхідної документації згідно з чинним законодавством.

Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Директор підприємства
Сидоренко Сергій Миколайович

Шаблон наказу про скорочення штату та чисельності працівників

[Назва підприємства, установи, організації]

НАКАЗ

№ [Номер наказу] від [Дата]

Про скорочення штату та чисельності працівників

У зв’язку з [вказати причину скорочення, наприклад: економічною кризою, зміною профілю діяльності підприємства, впровадженням нових технологій тощо], наказую:

Цей наказ набирає чинності з дня його підписання.

[Підпис керівника підприємства] [Прізвище, ім’я, по батькові]

[Печатка підприємства]

Приклад заповнення:

ТОВ “Будівельник”

НАКАЗ

№ 123 від 01.01.2024

Про скорочення штату та чисельності працівників

У зв’язку зі скороченням обсягів виробництва, наказую:

1. Скоротити штат та чисельність працівників підприємства на 10 одиниць.
2. Створити комісію у складі:
   • Петренко Івана Петровича, директора – голова комісії;
   • Сидорова Олени Олександрівни, начальника відділу кадрів;
   • Коваленка Андрія Андрійовича, голови профспілкового комітету.
   • Завдання комісії: визначити конкретних працівників, яких підлягає скороченню, з урахуванням їх кваліфікації, продуктивності праці, сімейного стану та інших чинників, передбачених законодавством.
3. Комісії розробити пропозиції щодо переведення працівників на вакантні посади та представити їх на затвердження протягом 5 днів.
4. Відділу кадрів:
   • Оформити накази про звільнення працівників у зв’язку зі скороченням штату після затвердження списків комісією.
   • Провести повний розрахунок з працівниками, яких звільнено.

Цей наказ набирає чинності з дня його підписання.

[Підпис директора] Іванов Іван Іванович

[Печатка ТОВ “Будівельник”]

Законодавча база:

• Кодекс законів про працю України (статті 40, 49-2 та інші).

Важливі моменти:

• Причина скорочення повинна бути об’єктивною і підтвердженою документально.
• Створення комісії є обов’язковим.
• Працівники повинні бути попереджені про можливе звільнення не пізніше ніж за два місяці.
• При скороченні переважне право на залишення на роботі надається працівникам з більш високою кваліфікацією і продуктивністю праці, а також працівникам, які мають на утриманні неповнолітніх дітей, інвалідів І або II групи, одиноким матерям (батькам), які виховують дітей віком до 14 років або інвалідів.

Ось шаблон Наказу про скорочення штату та чисельності працівників з указанням відповідних законів України та прикладами заповнення:

Наказ про скорочення штату та чисельності працівників

Ми, [назва підприємства], зареєстрованого за адресою [адреса підприємства], наказуємо про скорочення штату та чисельності працівників підприємства з [дати початку скорочення] року.

Причина скорочення: [указати причину скорочення, наприклад, економічна нестабільність, реорганізація виробництва, тощо].

Кількість працівників, які підлягають скороченню: [указати кількість працівників].

Категорії працівників, які підлягають скороченню: [указати категорії працівників, наприклад, робітники, службовці, тощо].

Порядок скорочення штату та чисельності працівників буде здійснюватися відповідно до вимог Закону України “Про зайнятість населення” від 05.07.2012 № 5067-VI, Закону України “Про колективні договори та угоди” від 01.07.1993 № 3356-XII, Кодиексу законів про працю України від 10.12.1971 № 322-08 та інших нормативно-правових актів України.

У разі якщо у вас виникнуть запитання або зауваження щодо скорочення штату та чисельності працівників, просимо звернутися до адміністрації підприємства за адресою [адреса підприємства] або по телефону [номер телефону].

Примітка: перед скороченням штату та чисельності працівників підприємства необхідно провести консультації з профспілковими організаціями (якщо вони існують на підприємстві) та інформувати місцеві органи влади про намір скоротити штат та чисельність працівників.

Приклад заповнення:

Наказ про скорочення штату та чисельності працівників

Ми, ТОВ “Українська промисловість”, зареєстрованого за адресою м. Київ, вул. Шевченка, 25, наказуємо про скорочення штату та чисельності працівників підприємства з 01.04.2023 року.

Причина скорочення: економічна нестабільність на ринку.

Кількість працівників, які підлягають скороченню: 20 осіб.

Категорії працівників, які підлягають скороченню: робітники виробничого цеху.

Порядок скорочення штату та чисельності працівників буде здійснюватися відповідно до вимог Закону України “Про зайнятість населення” від 05.07.2012 № 5067-VI, Закону України “Про колективні договори та угоди” від 01.07.1993 № 3356-XII, Кодиексу законів про працю України від 10.12.1971 № 322-08 та інших нормативно-правових актів України.

У разі якщо у вас виникнуть запитання або зауваження щодо скорочення штату та чисельності працівників, просимо звернутися до адміністрації підприємства за адресою м. Київ, вул. Шевченка, 25 або по телефону 044-555-55-55.