Наказ про прийняття на роботу на період відсутності основного працівника

Сутність цього наказу полягає в оформленні трудових відносин з працівником, який тимчасово замінюватиме відсутнього співробітника. Здавалося б, проста концепція, але на практиці вона породжує безліч нюансів та потенційних проблем. Наприклад, що робити, якщо основний працівник повертається раніше очікуваного терміну? Або якщо тимчасовий працівник виявляється більш ефективним і роботодавець хоче залишити його на постійній основі?

Види та форми цього наказу можуть варіюватися залежно від специфіки підприємства та причин відсутності основного працівника. Це може бути наказ про прийняття на роботу на час відпустки по догляду за дитиною, на період тривалого відрядження чи навіть на час військової служби. Кожен з цих випадків має свої особливості, які необхідно враховувати при складанні наказу. Але чи завжди роботодавці приділяють достатньо уваги цим нюансам?

Потреба в такому документі виникає, коли підприємство не може дозволити собі залишити посаду вакантною на тривалий період. Це особливо актуально для ключових позицій, відсутність працівника на яких може суттєво вплинути на роботу всього підприємства. Але чи завжди тимчасова заміна є найкращим рішенням? Можливо, іноді доцільніше перерозподілити обов’язки між існуючими працівниками?

Вимоги до наказу про прийняття на роботу на період відсутності основного працівника включають чітке зазначення термінів роботи, умов праці та оплати, а також причини тимчасового характеру працевлаштування. Але чи достатньо цього для захисту прав обох сторін? Що робити, якщо ситуація змінюється і тимчасова робота потребує продовження?

Сторонами в цьому документі виступають роботодавець та тимчасовий працівник. Однак, не слід забувати і про інтереси відсутнього основного працівника. Як забезпечити баланс між правами всіх трьох сторін? Це питання часто стає предметом трудових спорів та судових розглядів.

Оформлення наказу вимагає особливої уваги до деталей. Він повинен містити всі необхідні реквізити: назву підприємства, дату і номер наказу, підстави для його видання, інформацію про працівника та посаду, на яку він приймається, термін дії трудового договору та умови його припинення. Але чи завжди ці формальності є достатніми для уникнення майбутніх конфліктів?

Складання наказу зазвичай покладається на відділ кадрів або юридичний відділ підприємства. Однак, важливо розуміти, що це не просто формальність, а документ, який може мати серйозні юридичні наслідки. Тому до його підготовки слід залучати досвідчених фахівців, які зможуть передбачити можливі ризики та забезпечити максимальний захист інтересів усіх сторін.

Процес складання наказу починається з аналізу ситуації та визначення необхідності в тимчасовому працівнику. Далі йде етап переговорів з потенційним кандидатом, узгодження умов праці та оплати. І лише після цього починається безпосереднє складання тексту наказу. Але чи завжди цей процес відбувається саме так? Чи не буває випадків, коли наказ складається поспіхом, без належного обдумування всіх аспектів?

У підсумку, наказ про прийняття на роботу на період відсутності основного працівника – це складний юридичний документ, який вимагає ретельного підходу до його складання та оформлення. Він є своєрідним дзеркалом, яке відображає готовність підприємства до гнучкого управління персоналом та вміння балансувати між інтересами бізнесу та правами працівників. Але чи завжди це дзеркало показує реальну картину? І чи готові роботодавці та працівники до викликів, які може принести тимчасове працевлаштування? Ці питання залишаються відкритими і вимагають постійного діалогу між всіма учасниками трудових відносин.

Приклади

Товариство з обмеженою відповідальністю “Сонячний промінь”
Код ЄДРПОУ 12345678

НАКАЗ № 45-К

15 вересня 2024 року м. Київ

Про прийняття на роботу на період відсутності основного працівника

Відповідно до статті 23 Кодексу законів про працю України та пункту 3.26 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників,

НАКАЗУЮ:

1. ПРИЙНЯТИ Іваненка Петра Олексійовича на посаду бухгалтера з 16 вересня 2024 року по 15 березня 2025 року на період відсутності основного працівника Петренко Олени Іванівни, яка перебуває у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку.

2. ВСТАНОВИТИ Іваненку П.О. посадовий оклад у розмірі 15000 (п’ятнадцять тисяч) гривень на місяць.

3. ПРИЗНАЧИТИ Іваненку П.О. випробування строком на один місяць з 16 вересня 2024 року по 15 жовтня 2024 року.

4. Відділу кадрів (Сидоренко Т.М.) оформити з Іваненком П.О. строковий трудовий договір та внести відповідний запис до трудової книжки.

5. Бухгалтерії (Коваленко О.В.) здійснювати оплату праці Іваненка П.О. відповідно до штатного розпису та фактично відпрацьованого часу.

6. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника директора з персоналу Мельник І.С.

Підстава: заява Іваненка П.О. від 14.09.2024, строковий трудовий договір від 15.09.2024 № 56-ТД.

Директор [підпис] Коваленко М.П.

З наказом ознайомлений:
[підпис] Іваненко П.О. 15.09.2024

Пояснення щодо заповнення:
1. Номер наказу (45-К) та дата (15 вересня 2024 року) – приклади, які слід замінити на актуальні для вашої організації.
2. ПІБ працівника, якого приймають на роботу – Іваненко Петро Олексійович (приклад).
3. Посада – бухгалтер (приклад, можна замінити на будь-яку іншу).
4. Дати початку (16 вересня 2024 року) та закінчення (15 березня 2025 року) роботи – приклади, які слід замінити на актуальні.
5. ПІБ основного працівника, якого заміщають – Петренко Олена Іванівна (приклад).
6. Причина відсутності основного працівника – відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку (приклад, може бути інша причина).
7. Розмір посадового окладу – 15000 гривень (приклад, слід вказати реальний оклад).
8. Тривалість випробувального терміну – один місяць (приклад, може бути змінено відповідно до вашої кадрової політики).
9. ПІБ начальника відділу кадрів, головного бухгалтера, заступника директора з персоналу та директора – приклади, які слід замінити на актуальні для вашої організації.
10. Дата заяви працівника та номер трудового договору – приклади, які слід замінити на актуальні.

Цей шаблон Наказу про прийняття на роботу на період відсутності основного працівника розроблено відповідно до вимог українського законодавства та містить усі необхідні елементи.

При використанні цього шаблону важливо замінити всі приклади на реальні дані вашої організації та конкретного працівника. Зверніть увагу на такі ключові моменти:

Вкажіть актуальний номер наказу та дату його видання. У нашому прикладі це Наказ № 45-К від 15 вересня 2024 року, але ви повинні вказати реальний номер та дату, коли складаєте документ.

Замініть ім’я працівника, якого приймають на роботу (Іваненко Петро Олексійович), на ім’я реального співробітника. Також вкажіть правильну посаду, на яку його приймають.

Вкажіть точні дати початку та закінчення роботи. У прикладі це період з 16 вересня 2024 року по 15 березня 2025 року. Ці дати повинні відповідати реальному періоду відсутності основного працівника.

Замініть ім’я основного працівника (Петренко Олена Іванівна) та причину його відсутності на робочому місці. У нашому прикладі це відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, але причина може бути іншою (наприклад, тривала хвороба, відрядження тощо).

Вкажіть реальний розмір посадового окладу. У прикладі це 15000 гривень, але ви повинні вказати суму, яка відповідає вашому штатному розпису.

Тривалість випробувального терміну може бути змінена відповідно до вашої кадрової політики та вимог законодавства. У прикладі вказано один місяць, але це може бути інший термін або випробування може бути взагалі відсутнє.

Замініть імена посадових осіб (начальник відділу кадрів, головний бухгалтер, заступник директора з персоналу, директор) на реальні дані вашої організації.

Вкажіть актуальну дату заяви працівника та номер трудового договору. У прикладі це заява від 14.09.2024 та трудовий договір № 56-ТД від 15.09.2024, але ви повинні вказати реальні дати та номери документів.

Пам’ятайте, що цей шаблон є загальним і може потребувати додаткової адаптації відповідно до специфіки вашої організації та конкретної ситуації. Рекомендується проконсультуватися з юристом або фахівцем з трудового права для забезпечення повної відповідності документа вимогам чинного законодавства та внутрішнім політикам вашої компанії.

Також важливо зберегти підписаний оригінал наказу в особовій справі працівника та надати йому копію. Це допоможе уникнути непорозумінь та може бути корисним у разі виникнення трудових спорів у майбутньому.

[Назва підприємства]
[Адреса підприємства]
[Дата]
[Номер наказу]

Я, [ПІБ керівника], керуючись статтею 23 Кодексу законів про працю України, наказую:

1. Прийняти на роботу [ПІБ нового працівника] на посаду [назва посади] на період тимчасової відсутності основного працівника [ПІБ основного працівника], у зв’язку з [причина відсутності основного працівника, наприклад, відпустка, лікарняний тощо].

2. Укласти строковий трудовий договір з [ПІБ нового працівника] на період до [дата закінчення строку або зазначення умов, при яких строковий договір буде припинено, наприклад, повернення основного працівника].

3. Встановити [ПІБ нового працівника] посадовий оклад у розмірі [сума] гривень відповідно до штатного розпису.

4. Ознайомити [ПІБ нового працівника] з умовами праці, колективним договором, правилами внутрішнього трудового розпорядку та іншими локальними актами підприємства під розпис.

5. Відповідальність за виконання цього наказу покласти на [ПІБ керівника структурного підрозділу або відповідальної особи].

6. Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.

[Підпис керівника]
[ПІБ керівника]
[Посада керівника]

—

Приклад заповнення:

ТОВ “Приклад”
м. Київ, вул. Вулиця, 1
01 вересня 2024 року
Наказ № 35

Я, Петренко Петро Іванович, керуючись статтею 23 Кодексу законів про працю України, наказую:

1. Прийняти на роботу Коваленка Олександра Сергійовича на посаду бухгалтера на період тимчасової відсутності основного працівника Іваненко Ірини Миколаївни, у зв’язку з її перебуванням у відпустці по догляду за дитиною.

2. Укласти строковий трудовий договір з Коваленком Олександром Сергійовичем на період до повернення основного працівника Іваненко Ірини Миколаївни з відпустки по догляду за дитиною.

3. Встановити Коваленку Олександру Сергійовичу посадовий оклад у розмірі 15 000 гривень відповідно до штатного розпису.

4. Ознайомити Коваленка Олександра Сергійовича з умовами праці, колективним договором, правилами внутрішнього трудового розпорядку та іншими локальними актами підприємства під розпис.

5. Відповідальність за виконання цього наказу покласти на начальника відділу кадрів Сидоренко Марію Олександрівну.

6. Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.

Підпис: Петренко П. І.
Директор ТОВ “Приклад”

Шаблон наказу про прийняття на роботу на період відсутності основного працівника

[Назва підприємства]

[Місто]

[Дата]

Наказ № [номер]

Про прийняття на роботу на період відсутності основного працівника

На підставі [підстава для прийняття на роботу, наприклад: трудового договору, заяви працівника] та відповідно до статті [стаття Кодексу законів про працю України, наприклад, ст. 23] прийняти на роботу на період відсутності основного працівника [прізвище, ім’я, по батькові] на посаду [посада] з [дата початку роботи] по [дата закінчення роботи].

[Прізвище, ім’я, по батькові] приймається на роботу на умовах, визначених трудовим договором, укладеним на термін відсутності основного працівника [прізвище, ім’я, по батькові основного працівника], а саме:

• Посада: [посада]
• Обов’язки: [перелік обов’язків, відповідно до посадової інструкції]
• Умови оплати праці: [розмір та умови оплати праці]
• Режим роботи: [графік роботи]
• Інші умови: [інші умови праці, передбачені трудовим договором]

[Прізвище, ім’я, по батькові] ознайомлений(а) з правилами внутрішнього трудового розпорядку підприємства, посадовими обов’язками та умовами трудового договору.

[Посада керівника]

[Прізвище, ім’я, по батькові керівника]

[Підпис керівника]

[Підпис прийнятого на роботу]

[Дата]

Приклад заповнення:

Назва підприємства: ТОВ “Компанія”

Місто: Київ

Дата: 15.04.2024

Наказ № 25

Про прийняття на роботу на період відсутності основного працівника

На підставі трудового договору та відповідно до статті 23 Кодексу законів про працю України прийняти на роботу на період відсутності основного працівника Іванова Івана Івановича на посаду секретаря з 16.04.2024 по 30.04.2024 Петрову Марію Петрівну.

Петрова Марія Петрівна приймається на роботу на умовах, визначених трудовим договором, а саме:

• Посада: Секретар
• Обов’язки: Прийом і реєстрація вхідної та вихідної кореспонденції, організація діловодства тощо.
• Умови оплати праці: Погодинна оплата праці за ставкою 100 грн/год.
• Режим роботи: З 9:00 до 18:00 з однією годиною обідньої перерви.
• Інші умови: …

Петрова Марія Петрівна ознайомлена з правилами внутрішнього трудового розпорядку підприємства, посадовими обов’язками та умовами трудового договору.

Директор

Петренко Петро Петрович

[Підпис директора]

Петрова Марія Петрівна

[Підпис прийнятого на роботу]

15.04.2024

Василь, з повагою!

У зв’язку з тим, що основний працівник [ім’я та прізвище] відпустився на карантинний період, а відповідно до Закону України “Про трудове право” від 17 липня 1991 року, ст. 34, заробітна плата не може бути збережена, ми приймаємо на роботу [ім’я та прізвище] на період відсутності основного працівника.

Василь [ім’я та прізвище] буде виконувати обов’язки [назва посади] з дати [дата початку роботи] до дати [дата закінчення роботи].

Для підтвердження прийняття на роботу просимо вас надати письмове заявлення, в якому повинні бути зазначені наступні дані: ваше ім’я та прізвище, дата початку та закінчення роботи, назва посади, а також підтвердження прийняття на роботу на період відсутності основного працівника.

Наприклад, заявлення може виглядати наступним чином: “Василь [Прізвище], з днем народження [Дата народження], заявляю, що приймаюся на роботу на період відсутності основного працівника [ім’я та прізвище] з дати [дата початку роботи] до дати [дата закінчення роботи] на посаді [назва посади].”

Просимо вас надати заявлення до [Дата] для підтвердження прийняття на роботу.

Якщо у вас виникнуть запитання або потреба в допомозі, будь ласка, зв’яжіться з нами.

З повагою,
[Ваше ім’я]