Наказ про придбання товарів для споживання працівниками та відвідувачами офісу

Необхідність у видачі Наказу про придбання товарів для споживання працівниками та відвідувачами офісу виникає на регулярній основі, оскільки запаси відповідних товарів невпинно вичерпуються в процесі щоденного споживання. Частота видання такого наказу визначається керівництвом підприємства виходячи з потреб та специфіки діяльності. Сторонами в цьому документі виступають керівник організації та відповідальні підрозділи, на які покладається обов’язок забезпечити закупівлю необхідних товарів.

Наказ про придбання товарів для споживання працівниками та відвідувачами офісу оформлюється у довільній формі з дотриманням загальних вимог до складання управлінських документів. У ньому зазначається підстава для видання наказу, перелік товарів та їх кількість, джерело фінансування закупівлі, відповідальні виконавці та строки виконання. Також у наказі може бути визначений порядок розподілу закуплених товарів між підрозділами підприємства та правила їх споживання працівниками.

Підготовка проєкту такого наказу, як правило, покладається на адміністративно-господарський відділ або іншу службу, відповідальну за матеріально-технічне забезпечення. Її працівники проводять моніторинг залишків відповідної продукції, здійснюють розрахунки потреби, обирають постачальників та формують кошторис закупівлі. Після затвердження керівництвом наказ набуває чинності, і відповідальні особи можуть приступати до його виконання.

Загалом, хоча Наказ про придбання товарів для споживання працівниками та відвідувачами офісу й стосується дрібних побутових питань, він дозволяє налагодити належні умови праці в офісних приміщеннях компанії та створити позитивний імідж роботодавця, який дбає про комфорт своїх співробітників. А від середовища, в якому людина проводить значну частину свого часу, безпосередньо залежить її самопочуття, настрій та результативність праці.

Приклади

Наказ про придбання товарів для споживання працівниками та відвідувачами офісу видається відповідно до вимог Господарського кодексу України, Закону України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні”, Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні та інших нормативно-правових актів, що регулюють господарську діяльність підприємств. Наприклад, такий наказ може мати наступний зміст:

“Наказ №18 м. Рівне 20 квітня 2024 року

Про придбання товарів для споживання працівниками та відвідувачами офісу

З метою забезпечення належних умов праці, створення комфортної атмосфери для працівників та відвідувачів офісу Товариства з обмеженою відповідальністю “Ромашка”

НАКАЗУЮ:

• питна вода негазована 0,5 л – 300 пляшок;
• цукор білий кристалічний – 10 кг;
• чай чорний цейлонський вищого ґатунку – 2 кг;
• кава натуральна мелена – 1 кг;
• паперові стакани одноразові – 1000 шт;
• рідке мило для рук з ароматом лимону – 5 л;
• рушники паперові для рук в рулонах – 20 шт.

2. Джерело фінансування – кошти підприємства згідно із затвердженим кошторисом поточних витрат на 2024 рік.
3. Відповідальним за організацію закупівлі товарів призначити завідувача господарства Мельника І.В.
4. Мельнику І.В.: 4.1. Здійснити пошук постачальників, обрати найбільш вигідні цінові пропозиції. 4.2. Забезпечити своєчасну оплату та доставку товарів на склад підприємства. Строк виконання – до 05.05.2024 р.
5. Головному бухгалтеру Петренко М.С.:
   5.1. Виділити необхідні кошти в сумі згідно із кошторисом витрат. 5.2. Забезпечити належний облік господарських операцій з придбання товарів.
6. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Директор
ТОВ “Ромашка” В.І. Шевчук”

Такий наказ затверджується керівником підприємства, візується виконавцями та скріплюється печаткою. Він встановлює чіткі вимоги, відповідальних осіб, джерела фінансування та строки щодо закупівлі необхідних товарів для забезпечення належних умов праці на підприємстві. На підставі цього наказу відбувається процес придбання, доставка товарів та їх облік згідно із встановленими процедурами.

Наказ про придбання товарів для споживання працівниками та відвідувачами офісу є важливим документом, який встановлює порядок та умови надання товарів працівникам та відвідувачам на території офісу. Цей документ визначає перелік товарів, умови їх отримання та використання, а також відповідальність за їх розходження або зловживання.

Номер наказу: (Вказати номер наказу та дату його прийняття)

Зміст наказу: (Детально описати перелік товарів, які можуть бути надані працівникам та відвідувачам офісу, вказати умови їх отримання та використання)

Правове підґрунтя: (Вказати відповідні статті законодавства України, які регулюють порядок надання товарів для споживання в офісі)

Приклад заповнення: (Навести приклад заповнення наказу про придбання товарів для споживання працівниками та відвідувачами офісу, вказати конкретні товари, умови їх надання та відповідальних осіб)

Цей наказ повинен бути оформлений у відповідності з вимогами чинного законодавства та внутрішніх положень організації для забезпечення належного контролю за використанням та розподілом товарів.