Наказ про покладення обов’язків тимчасово відсутнього працівника

Існує кілька видів та форм наказу про покладення обов’язків тимчасово відсутнього працівника. Найпоширенішою є загальна форма наказу, яка передбачає покладення всіх обов’язків відсутнього працівника на іншого співробітника. Однак, залежно від специфіки роботи та тривалості відсутності, можуть існувати й інші форми. Наприклад, може бути виданий наказ про розподіл обов’язків відсутнього працівника між кількома співробітниками. Також може бути форма наказу, яка передбачає часткове виконання обов’язків відсутнього працівника, коли на заміщуючого працівника покладаються лише найбільш критичні функції.

Цей документ необхідний з кількох важливих причин. По-перше, він формалізує процес тимчасової зміни функціональних обов’язків працівників, що є важливим для чіткого розуміння відповідальності та повноважень в період відсутності одного з співробітників. Для роботодавця це офіційне підтвердження того, що всі необхідні функції будуть виконуватися навіть за відсутності конкретного працівника. Для працівника, на якого покладаються додаткові обов’язки, наказ є підставою для виконання цих обов’язків та, за певних умов, отримання додаткової оплати. По-друге, наказ захищає інтереси як роботодавця, так і працівників, чітко визначаючи обсяг додаткової роботи та умови її виконання.

Вимоги до наказу про покладення обов’язків тимчасово відсутнього працівника включають чітке зазначення причини відсутності основного працівника (відпустка, хвороба, відрядження тощо), термінів, на які покладаються обов’язки, конкретного переліку обов’язків, які покладаються на іншого працівника, а також умов оплати додаткової роботи. Важливо, щоб наказ був юридично грамотно сформульований та відповідав усім вимогам трудового законодавства України.

Складання такого наказу відбувається за умов, коли виникає необхідність забезпечити виконання обов’язків працівника, який тимчасово відсутній на робочому місці. Це може бути пов’язано з різними обставинами: щорічна відпустка, відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами, тривала хвороба, відрядження тощо. Важливо розуміти, що такий наказ видається лише за згодою працівника, на якого покладаються додаткові обов’язки, адже виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника не входить до його прямих трудових обов’язків.

У наказі про покладення обов’язків тимчасово відсутнього працівника сторонами виступають роботодавець та працівник, на якого покладаються додаткові обов’язки. Роботодавець є видавцем наказу, а працівник – тим, кого цей наказ стосується безпосередньо. Однак, важливо розуміти, що фактично в цій ситуації є три сторони: роботодавець, працівник, який бере на себе додаткові обов’язки, та працівник, який тимчасово відсутній. Хоча останній не є безпосередньою стороною наказу, його посада та обов’язки є ключовим фактором, який призводить до видання цього наказу.

Вимоги до оформлення наказу про покладення обов’язків тимчасово відсутнього працівника є досить суворими, оскільки це офіційний документ, який може мати юридичні наслідки. Наказ повинен бути оформлений на офіційному бланку підприємства, містити всі необхідні реквізити: назву підприємства, дату і номер наказу, заголовок, текст наказу з чітким викладенням підстав для покладення обов’язків, терміну, на який покладаються обов’язки, переліку обов’язків, умов оплати, підпис уповноваженої особи (зазвичай керівника підприємства). Важливо, щоб наказ був зареєстрований відповідно до правил діловодства.

Складання наказу про покладення обов’язків тимчасово відсутнього працівника – це відповідальний процес, який зазвичай здійснюється відділом кадрів або іншим уповноваженим підрозділом підприємства у тісній співпраці з керівництвом. Проект наказу готується на підставі службової записки безпосереднього керівника відсутнього працівника або за ініціативою вищого керівництва. При підготовці наказу важливо узгодити всі деталі з працівником, на якого планується покласти додаткові обов’язки, визначити обсяг роботи, який він зможе виконувати без шкоди для своїх основних обов’язків, та узгодити умови додаткової оплати.

Цей наказ є важливим інструментом управління персоналом, який дозволяє забезпечити безперервність робочого процесу та ефективне функціонування підприємства навіть за відсутності ключових співробітників. Водночас, він вимагає ретельного підходу до його складання, щоб забезпечити баланс інтересів підприємства та працівників, уникнути перевантаження співробітників та забезпечити справедливу компенсацію за додаткову роботу.

Приклади

Товариство з обмеженою відповідальністю “Веселка”
вул. Сонячна, 10, м. Полтава, 36000

Наказ № 45-К
від 1 серпня 2024 року

Про покладення обов’язків тимчасово відсутнього працівника

У зв’язку з тимчасовою відсутністю головного бухгалтера Петренко Ольги Іванівни, яка перебуває у щорічній відпустці з 1 серпня 2024 року по 28 серпня 2024 року, керуючись статтею 105 Кодексу законів про працю України та на підставі службової записки фінансового директора Коваленка М.С. від 28 липня 2024 року,

НАКАЗУЮ:

1. Покласти виконання обов’язків головного бухгалтера на заступника головного бухгалтера Сидоренко Ірину Петрівну з 1 серпня 2024 року по 28 серпня 2024 року.

2. На період виконання обов’язків головного бухгалтера Сидоренко І.П. доручається:
– керівництво бухгалтерією підприємства;
– організація бухгалтерського обліку господарсько-фінансової діяльності підприємства;
– контроль за економним використанням матеріальних, трудових і фінансових ресурсів;
– формування відповідно до законодавства про бухгалтерський облік облікової політики виходячи зі структури й особливостей діяльності підприємства;
– підписання фінансових, банківських та інших документів, які потребують підпису головного бухгалтера.

3. За виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника встановити Сидоренко І.П. доплату у розмірі 30% посадового окладу відсутнього працівника пропорційно відпрацьованому часу.

4. Відділу кадрів (Василенко Т.О.) ознайомити Сидоренко І.П. з цим наказом під підпис.

5. Бухгалтерії (Сидоренко І.П.) забезпечити нарахування та виплату доплати згідно з п. 3 цього наказу.

6. Контроль за виконанням цього наказу покласти на фінансового директора Коваленка М.С.

Директор ТОВ “Веселка” (підпис) Іваненко О.Д.

З наказом ознайомлені:

Сидоренко І.П. (підпис) “1” серпня 2024 р.
Василенко Т.О. (підпис) “1” серпня 2024 р.
Коваленко М.С. (підпис) “1” серпня 2024 р.

Цей шаблон наказу про покладення обов’язків тимчасово відсутнього працівника розроблено з урахуванням вимог чинного законодавства України та може бути адаптований відповідно до конкретних умов та потреб підприємства. При його використанні важливо враховувати актуальні зміни в законодавстві та консультуватися з юридичним відділом для забезпечення повної відповідності документа правовим нормам.

Наказ відображає специфіку ситуації, пов’язаної з тимчасовою відсутністю працівника через щорічну відпустку. Важливо, що в наказі чітко вказано період відсутності основного працівника та відповідний період виконання обов’язків заміщуючим працівником.

У наказі детально перераховано основні обов’язки, які покладаються на заміщуючого працівника. Це важливо для чіткого розуміння обсягу додаткової роботи та відповідальності.

Пункт про встановлення доплати за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника відповідає вимогам статті 105 Кодексу законів про працю України. Розмір доплати може варіюватися залежно від політики підприємства та обсягу додаткової роботи, але не може бути меншим за встановлений законодавством мінімум.

Включення пункту про ознайомлення працівника з наказом під підпис є важливим для уникнення можливих непорозумінь та спорів у майбутньому.

При складанні подібного наказу важливо враховувати, що покладення додаткових обов’язків має відбуватися за згодою працівника. Тому рекомендується попередньо обговорити це питання з працівником та отримати його згоду.

Цей наказ є важливим документом, який дозволяє забезпечити безперервність робочого процесу та чітко визначити відповідальність та повноваження працівників у період тимчасової відсутності одного з ключових співробітників.

Наказ про покладення обов’язків тимчасово відсутнього працівника може виглядати так:

___

[Назва підприємства]
[Адреса підприємства]
[Номер наказу]
[Дата]

У зв’язку з тимчасовою відсутністю [прізвище, ім’я, по батькові відсутнього працівника], який обіймає посаду [назва посади], та з метою забезпечення безперервної роботи [назва відділу або підрозділу], керуючись статтею 105 Кодексу законів про працю України, наказую:

1. Покласти виконання обов’язків [назва посади відсутнього працівника] на [прізвище, ім’я, по батькові працівника], який обіймає посаду [назва посади працівника, на якого покладаються обов’язки], на період з [вказати дату початку] до [вказати дату закінчення або тривалість періоду].
2. Встановити, що за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника [прізвище, ім’я, по батькові працівника, на якого покладаються обов’язки] отримуватиме доплату відповідно до чинного законодавства.
3. Відповідальному за кадровий облік внести відповідні зміни до табеля обліку робочого часу та інших документів, що стосуються робочого графіку працівників.
4. Ознайомити [прізвище, ім’я, по батькові працівника, на якого покладаються обов’язки] з даним наказом під розпис.

Підстава: заява [прізвище, ім’я, по батькові відсутнього працівника] від [дата] та інші документи, що підтверджують тимчасову відсутність.

Директор [назва підприємства]
[Прізвище, ініціали керівника]
[Підпис]
[Печатка підприємства, якщо є]

___

Приклад заповнення:

___

Товариство з обмеженою відповідальністю “Стиль”
вул. Лесі Українки, 12, м. Київ
Наказ № 32
від 1 жовтня 2024 року

У зв’язку з тимчасовою відсутністю Мельника Івана Олексійовича, який обіймає посаду начальника відділу постачання, та з метою забезпечення безперервної роботи відділу, керуючись статтею 105 Кодексу законів про працю України, наказую:

1. Покласти виконання обов’язків начальника відділу постачання на Коваленко Олену Іванівну, яка обіймає посаду заступника начальника відділу постачання, на період з 2 жовтня 2024 року до 15 жовтня 2024 року.
2. Встановити, що за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника Коваленко Олена Іванівна отримуватиме доплату відповідно до чинного законодавства.
3. Відповідальному за кадровий облік внести відповідні зміни до табеля обліку робочого часу та інших документів, що стосуються робочого графіку працівників.
4. Ознайомити Коваленко О.І. з даним наказом під розпис.

Підстава: заява Мельника І.О. від 28 вересня 2024 року.

Директор ТОВ “Стиль”
Петренко В.В.
(підпис)

Шаблон наказу про покладення обов’язків тимчасово відсутнього працівника

[Назва підприємства]

[Місто]

[Дата]

Наказ № [номер]

Про покладення обов’язків тимчасово відсутнього працівника

На підставі [вказати підставу, наприклад: заяви працівника, службової записки керівника підрозділу], наказую:

Обґрунтування:

[Вказати причину покладання додаткових обов’язків, наприклад: відпустка основного працівника, тимчасова непрацездатність].

Примітки:

• Покладення додаткових обов’язків здійснюється за згодою працівника.
• Розмір доплати за виконання додаткових обов’язків встановлюється колективним договором або локальним нормативним актом підприємства.
• Під час виконання додаткових обов’язків працівник зберігає свою основну роботу і посаду.

[Підпис керівника підприємства]

[Посада керівника підприємства]

Приклад заповнення:

ТОВ “Компанія”

Львів

15.03.2024

Наказ № 45

Про покладення обов’язків тимчасово відсутнього працівника

На підставі заяви працівника Івана Петровича Сидоренка, інженера, наказую:

1. Покласти на Івана Петровича Сидоренка, інженера, тимчасово, на період відсутності Марії Іванівни Петренко, головного бухгалтера, у зв’язку з відпусткою, виконання обов’язків за посадою головного бухгалтера.
2. Термін виконання додаткових обов’язків: з 20.03.2024 по 05.04.2024.
3. За виконання додаткових обов’язків Івану Петровичу Сидоренку виплачується доплата у розмірі 50% посадового окладу за фактично відпрацьований час.

Зверніть увагу:

• Цей шаблон є лише зразком і може бути адаптований до конкретної ситуації.
• Обов’язково вкажіть точну дату початку і закінчення виконання додаткових обов’язків.
• Зазначте підставу для покладення додаткових обов’язків.
• Вкажіть розмір доплати за виконання додаткових обов’язків.
• Обов’язково отримайте згоду працівника на виконання додаткових обов’язків.

Наказ про покладення обов’язків тимчасово відсутнього працівника

Згідно з Законом України “Про працю” від 25.09.1992 р. (стаття 40), у разі тимчасової відсутності працівника, роботодавець повинен покласти на іншого працівника обов’язки тимчасово відсутнього працівника.

Наказ про покладення обов’язків тимчасово відсутлого працівника повинен містити наступну інформацію:

* Ознаку тимчасової відсутності працівника (наприклад, відпустка, хвороба, тощо);
* Очікувані зміни в робочому процесі або організації робочого місця;
* Очікувані зміни в оплаті праці або інших соціальних гарантіях.

Наприклад, наказ може виглядати наступним чином:

“Виміркована компанія повідомляє, що з 1 жовтня 2023 року до 15 жовтня 2023 року буде тимчасово відсутній працівник відділу виробництва. У зв’язку з цим, покладені на працівника відділу виробництва обов’язки тимчасово відсутнього працівника. Працівник повинен бути готовий до виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника з 1 жовтня 2023 року. Очікувані зміни в робочому процесі полягають у тому, що працівник повинен бути готовий до виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника. Очікувані зміни в оплаті праці полягають у тому, що працівник, який виконуватиме обов’язки тимчасово відсутнього працівника, отримуватиме повну зарплату. Працівник повинен бути готовий до виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника протягом 2 тижнів.”

Працівник повинен підписати наказ, підтверджуючи отримання інформації про покладення обов’язків тимчасово відсутлого працівника.