Наказ про перенесення щорічної основної відпустки за ініціативою керівника

Сутність цього наказу полягає в офіційному оформленні рішення керівника про зміну раніше затвердженого графіка відпусток. Здавалося б, що може бути простіше? Але в реальності це рішення може мати серйозні наслідки як для працівника, так і для підприємства в цілому. Чи завжди керівники усвідомлюють всю відповідальність, яку несе за собою таке рішення?

Види та форми цього наказу можуть варіюватися залежно від причин перенесення відпустки та специфіки підприємства. Це може бути наказ про перенесення відпустки на більш пізній термін у зв’язку з виробничою необхідністю, або навпаки, про більш ранній вихід у відпустку через сезонність робіт. Кожен з цих варіантів має свої особливості та потенційні ризики. Але чи завжди роботодавці враховують всі можливі наслідки такого перенесення?

Потреба в такому документі виникає, коли підприємство стикається з непередбаченими обставинами, які вимагають зміни графіка відпусток. Це може бути термінове замовлення, яке необхідно виконати, або форс-мажорні обставини, які вимагають присутності певних працівників. Але чи завжди ці причини є достатньо вагомими для порушення права працівника на відпочинок?

Вимоги до наказу про перенесення відпустки включають чітке обґрунтування причин перенесення, узгодження нових термінів відпустки з працівником, дотримання законодавчих норм щодо максимальної тривалості робочого періоду без відпустки. Але чи завжди роботодавці дотримуються цих вимог? І що робити працівнику, якщо він не згоден з перенесенням своєї відпустки?

Сторонами в цьому документі виступають роботодавець та працівник. Однак, не слід забувати, що це рішення може вплинути і на інших співробітників, чий графік роботи може змінитися у зв’язку з перенесенням відпустки колеги. Як забезпечити баланс інтересів всіх зацікавлених сторін? Це питання часто стає предметом складних переговорів та компромісів.

Оформлення наказу вимагає особливої уваги до деталей. Він повинен містити всі необхідні реквізити: назву підприємства, дату і номер наказу, підстави для його видання, інформацію про працівника та його посаду, початкові та нові дати відпустки, підпис керівника та ознайомлення працівника. Але чи завжди ці формальності є достатніми для уникнення майбутніх конфліктів?

Складання наказу зазвичай покладається на відділ кадрів або юридичний відділ підприємства. Однак, важливо розуміти, що це не просто формальність, а документ, який може мати серйозні юридичні наслідки. Тому до його підготовки слід залучати досвідчених фахівців, які зможуть передбачити можливі ризики та забезпечити максимальний захист інтересів як підприємства, так і працівника.

Процес складання наказу починається з аналізу ситуації та визначення необхідності у перенесенні відпустки. Далі йде етап переговорів з працівником, узгодження нових термінів відпустки. І лише після цього починається безпосереднє складання тексту наказу. Але чи завжди цей процес відбувається саме так? Чи не буває випадків, коли наказ складається поспіхом, без належного обговорення з працівником?

У контексті сучасних реалій, коли дистанційна робота стає все більш поширеною, виникає питання: як застосовувати перенесення відпусток до працівників, які працюють віддалено? Чи можна говорити про виробничу необхідність, якщо працівник і так не знаходиться на робочому місці? Ці питання ще не мають чітких відповідей у законодавстві та судовій практиці.

Варто також зазначити, що наказ про перенесення відпустки може мати серйозні психологічні наслідки для працівника. Це може призвести до стресу, зниження мотивації, порушення планів на відпочинок. Чи враховують роботодавці ці фактори при прийнятті рішення про перенесення відпустки? І як мінімізувати негативні наслідки для всіх сторін?

У підсумку, наказ про перенесення щорічної основної відпустки за ініціативою керівника – це складний юридичний документ, який вимагає ретельного підходу до його складання та оформлення. Він є своєрідним тестом на здатність підприємства балансувати між виробничими потребами та правами працівників. Але чи завжди цей тест проходить успішно? І чи готові роботодавці та працівники до викликів, які може принести перенесення відпустки? Ці питання залишаються відкритими і вимагають постійного діалогу між всіма учасниками трудових відносин.

Приклади

Товариство з обмеженою відповідальністю “Промінь”
Код ЄДРПОУ 12345678

НАКАЗ № 89-К

10 жовтня 2024 року м. Київ

Про перенесення щорічної основної відпустки

Відповідно до частини 3 статті 11 Закону України “Про відпустки” та у зв’язку з виробничою необхідністю,

НАКАЗУЮ:

1. ПЕРЕНЕСТИ щорічну основну відпустку Коваленко Марії Петрівні, менеджеру відділу продажів, з 15 жовтня 2024 року на 15 листопада 2024 року тривалістю 24 календарні дні.

2. Начальнику відділу кадрів Сидоренко Т.М. внести відповідні зміни до графіка відпусток на 2024 рік та повідомити Коваленко М.П. про перенесення відпустки не пізніше ніж за два тижні до встановленого графіком терміну.

3. Бухгалтерії здійснити перерахунок відпускних Коваленко М.П. у разі зміни її заробітної плати за період між датами фактичного надання відпустки та раніше запланованою датою.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника директора з персоналу Петренко О.В.

Підстава: доповідна записка начальника відділу продажів Іваненка І.І. від 08.10.2024, письмова згода Коваленко М.П. від 09.10.2024.

Директор [підпис] Мельник С.О.

З наказом ознайомлена:
[підпис] Коваленко М.П. 10.10.2024

Пояснення щодо заповнення:
1. Номер наказу (89-К) та дата (10 жовтня 2024 року) – приклади, які слід замінити на актуальні для вашої організації.
2. ПІБ працівника, чия відпустка переноситься – Коваленко Марія Петрівна (приклад).
3. Посада працівника – менеджер відділу продажів (приклад, можна замінити на будь-яку іншу).
4. Дати перенесення відпустки (з 15 жовтня 2024 року на 15 листопада 2024 року) – приклади, які слід замінити на актуальні.
5. Тривалість відпустки (24 календарні дні) – приклад, слід вказати реальну тривалість відпустки працівника.
6. ПІБ начальника відділу кадрів, заступника директора з персоналу та директора – приклади, які слід замінити на актуальні для вашої організації.
7. Дати доповідної записки та письмової згоди працівника – приклади, які слід замінити на актуальні.

Важливо пам’ятати, що перенесення відпустки за ініціативою роботодавця допускається лише у виняткових випадках та за письмовою згодою працівника. Також роботодавець зобов’язаний письмово повідомити працівника про нову дату початку відпустки не пізніше ніж за два тижні до встановленого графіком терміну. При складанні наказу слід враховувати ці вимоги законодавства та забезпечити їх дотримання.

Цей шаблон Наказу про перенесення щорічної основної відпустки за ініціативою керівника розроблено відповідно до вимог українського законодавства та містить усі необхідні елементи. При використанні цього шаблону важливо замінити всі приклади на реальні дані вашої організації та конкретного працівника.

Зверніть увагу на такі ключові моменти:

Вкажіть актуальний номер наказу та дату його видання. У нашому прикладі це Наказ № 89-К від 10 жовтня 2024 року, але ви повинні вказати реальний номер та дату, коли складаєте документ.

Замініть ім’я працівника, чия відпустка переноситься (Коваленко Марія Петрівна), на ім’я реального співробітника. Також вкажіть правильну посаду цього працівника.

Вкажіть точні дати перенесення відпустки. У прикладі це з 15 жовтня 2024 року на 15 листопада 2024 року. Ці дати повинні відповідати реальній ситуації у вашій організації.

Зазначте правильну тривалість відпустки. У нашому прикладі це 24 календарні дні, але ви повинні вказати реальну тривалість відпустки конкретного працівника.

Замініть імена посадових осіб (начальник відділу кадрів, заступник директора з персоналу, директор) на реальні дані вашої організації.

Вкажіть актуальні дати доповідної записки керівника підрозділу та письмової згоди працівника. У прикладі це 08.10.2024 та 09.10.2024 відповідно, але ви повинні вказати реальні дати документів.

Пам’ятайте, що цей шаблон є загальним і може потребувати додаткової адаптації відповідно до специфіки вашої організації та конкретної ситуації. Рекомендується проконсультуватися з юристом або фахівцем з трудового права для забезпечення повної відповідності документа вимогам чинного законодавства та внутрішнім політикам вашої компанії.

Особливу увагу слід приділити наступним аспектам:

1. Наявність письмової згоди працівника на перенесення відпустки. Це обов’язкова умова для перенесення відпустки за ініціативою роботодавця.

2. Дотримання вимоги щодо повідомлення працівника про нову дату початку відпустки не пізніше ніж за два тижні до встановленого графіком терміну.

3. Необхідність внесення змін до графіка відпусток.

4. Можливість перерахунку відпускних у разі зміни заробітної плати працівника за період між датами фактичного надання відпустки та раніше запланованою датою.

Також важливо забезпечити належне ознайомлення працівника з наказом під підпис. Це допоможе уникнути непорозумінь та може бути корисним у разі виникнення трудових спорів у майбутньому.

[Назва підприємства]
[Адреса підприємства]
[Дата]
[Номер наказу]

Я, [ПІБ керівника], керуючись статтею 80 Кодексу законів про працю України та статтею 11 Закону України “Про відпустки”, у зв’язку з виробничою необхідністю наказую:

1. Перенести щорічну основну відпустку [ПІБ працівника], [посада працівника], тривалістю [кількість днів] календарних днів, яка була запланована на період з [початкова дата відпустки] по [кінцева дата відпустки], на новий термін — з [нова початкова дата відпустки] по [нова кінцева дата відпустки].

2. Відділу кадрів повідомити працівника про зміни в графіку відпусток та забезпечити оформлення відповідних документів.

3. У разі, якщо новий термін щорічної основної відпустки не буде узгоджено з працівником, надати працівнику можливість використати відпустку в інший узгоджений строк.

4. Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.

[Підпис керівника]
[ПІБ керівника]
[Посада керівника]

—

Приклад заповнення:

ТОВ “Приклад”
м. Київ, вул. Вулиця, 1
01 вересня 2024 року
Наказ № 52

Я, Петренко Петро Іванович, керуючись статтею 80 Кодексу законів про працю України та статтею 11 Закону України “Про відпустки”, у зв’язку з виробничою необхідністю наказую:

1. Перенести щорічну основну відпустку Коваленко Олени Сергіївни, інженера-технолога, тривалістю 14 календарних днів, яка була запланована на період з 10 вересня 2024 року по 23 вересня 2024 року, на новий термін — з 01 жовтня 2024 року по 14 жовтня 2024 року.

2. Відділу кадрів повідомити працівника про зміни в графіку відпусток та забезпечити оформлення відповідних документів.

3. У разі, якщо новий термін щорічної основної відпустки не буде узгоджено з працівником, надати працівнику можливість використати відпустку в інший узгоджений строк.

4. Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.

Підпис: Петренко П. І.
Директор ТОВ “Приклад”

Шаблон наказу про перенесення щорічної основної відпустки за ініціативою керівника

[Назва підприємства]

[Місто]

[Дата]

Наказ № [номер]

Про перенесення щорічної основної відпустки

На підставі [підстава для перенесення, наприклад: виробничої необхідності, затвердженого графіка відпусток] та відповідно до статті [стаття Кодексу законів про працю України, наприклад, ст. 11] перенести щорічну основну відпустку [прізвище, ім’я, по батькові] – [посада], яка була запланована з [початкова дата відпустки] по [кінцева дата відпустки], на новий період з [нова початкова дата відпустки] по [нова кінцева дата відпустки].

[Пояснення причин перенесення відпустки]

[Прізвище, ім’я, по батькові] ознайомлений(а) з цим наказом.

[Посада керівника]

[Прізвище, ім’я, по батькові керівника]

[Підпис керівника]

[Підпис працівника]

[Дата]

Приклад заповнення:

Назва підприємства: ТОВ “Компанія”

Місто: Львів

Дата: 15.05.2024

Наказ № 35

Про перенесення щорічної основної відпустки

На підставі виробничої необхідності та відповідно до статті 11 Кодексу законів про працю України перенести щорічну основну відпустку Петренка Івана Івановича – інженера, яка була запланована з 20.05.2024 по 30.05.2024, на новий період з 05.06.2024 по 15.06.2024.

Перенесення відпустки пов’язане з необхідністю завершення важливого проекту.

Петренко Іван Іванович ознайомлений з цим наказом.

Директор

Ковальчук Олена Василівна

[Підпис директора]

Петренко Іван Іванович

[Підпис працівника]

15.05.2024

Важливі моменти:

• Підстава для перенесення: Чітко вкажіть причину перенесення відпустки (виробнича необхідність, затверджений графік тощо).
• Стаття КЗпП: Зазначте конкретну статтю Кодексу законів про працю України, яка регулює перенесення відпустки.
• Старі та нові дати: Вкажіть як початкові, так і нові дати відпустки.
• Пояснення причин: Детально поясніть причини перенесення відпустки.
• Ознайомлення працівника: Обов’язково отримайте підпис працівника про ознайомлення з наказом.

Додаткова інформація:

• Цей шаблон є лише зразком і може бути адаптований до специфіки Вашого підприємства та ситуації.
• Рекомендується проконсультуватися з юристом для отримання більш детальної інформації.

Чому важливо складати такий наказ?

• Офіційне оформлення зміни: Наказ є підтвердженням того, що відпустка перенесена в інший період.
• Захист прав роботодавця і працівника: Наказ фіксує всі зміни щодо відпустки, що унеможливлює виникнення спорів.
• Дотримання трудового законодавства: Складання наказу свідчить про дотримання підприємством вимог трудового законодавства.

Дотримання цих рекомендацій дозволить уникнути непорозумінь та забезпечить належне оформлення процедури перенесення відпустки.

Василь, з повагою!

У зв’язку з тим, що працівник [ім’я та прізвище] має щорічну основну відпустку з дати [дата початку відпустки] до дати [дата закінчення відпустки], а відповідно до Закону України “Про трудове право” від 17 липня 1991 року, ст. 34, ми приймаємо рішення про перенесення цієї відпустки за ініціативою керівника.

Відпустка буде перенесена на дату [дата початку перенесеної відпустки] до дати [дата закінчення перенесеної відпустки].

Для підтвердження перенесення відпустки просимо вас надати письмове заявлення, в якому повинні бути зазначені наступні дані: ваше ім’я та прізвище, дата початку та закінчення перенесеної відпустки, причини перенесення відпустки, а також підтвердження прийняття рішення про перенесення відпустки.

Наприклад, заявлення може виглядати наступним чином: “Василь [Прізвище], з днем народження [Дата народження], заявляю, що перенесу свою щорічну основну відпустку з дати [дата початку відпустки] до дати [дата закінчення відпустки] на дату [дата початку перенесеної відпустки] до дати [дата закінчення перенесеної відпустки] за ініціативою керівника.”

Просимо вас надати заявлення до [Дата] для підтвердження перенесення відпустки.

Якщо у вас виникнуть запитання або потреба в допомозі, будь ласка, зв’яжіться з нами.

З повагою,
[Ваше ім’я]