Наказ про організацію зберігання документів підприємства

Призначення наказу полягає у створенні систематизованого підходу до зберігання документації, що включає визначення місць зберігання, відповідальних осіб, термінів зберігання, а також порядку доступу до документів та їх знищення за необхідності. Він також спрямований на запобігання втраті, пошкодженню чи неправомірному використанню документації.

Види та форми наказів про зберігання документів можуть варіюватися в залежності від типу документації, розміру та специфіки підприємства. Існують окремі вимоги для зберігання бухгалтерської документації, договірної бази, кадрових документів тощо.

Цей документ необхідний для встановлення єдиної політики зберігання документів на підприємстві, що є важливим для дотримання нормативних вимог, внутрішнього контролю та управлінської ефективності. Він також допомагає уникнути юридичних ризиків, пов’язаних з втратою або неналежним зберіганням документів.

Вимоги до наказу включають вказівки про класифікацію документів, методи їх зберігання (електронне або паперове), терміни зберігання згідно з законодавством, правила доступу до документів, а також процедури їх знищення після закінчення терміну зберігання.

Наказ зазвичай розробляється та затверджується керівником підприємства або уповноваженою особою, такою як керівник архіву чи відділу документообігу. У процесі розробки можуть брати участь юристи, бухгалтери, кадрові спеціалісти та ІТ-фахівці для врахування всіх аспектів зберігання та обробки документів.

Сторонами в цьому процесі є керівництво організації, яке видає наказ, та всі працівники, котрі беруть участь у процесі документообігу та зберігання документів.

Оформлення наказу повинне відповідати стандартам діловодства та нормативним вимогам. Важливо, щоб документ містив повне найменування підприємства, дату та номер наказу, чітке визначення правил та процедур, а також підпис керівника та печатку організації, якщо це передбачено. Таке оформлення забезпечує легітимність та ефективність наказу в контексті управління документацією на підприємстві.

Приклади

НАКАЗ [Назва організації]

Про організацію зберігання документів

Дата: [дата видачі наказу]

№ [номер наказу]

На підставі вимог Закону України «Про архівну справу та документацію», Закону України «Про інформацію», та інших нормативно-правових актів, з метою забезпечення належного зберігання, обліку та використання документів [Назва організації]:

[Підпис директора] [П.І.Б. директора організації]

Приклад заповнення:

НАКАЗ ТОВ “УкрДок”

Про організацію зберігання документів

Дата: 11.01.2024

№ 789

На підставі вимог законодавства:

1. Всі службові документи повинні бути зберігатися в архівній кімнаті, кожен документ має бути внесений у електронний реєстр.
2. Відповідальним за зберігання призначається керівник архіву Іванов І.І.
3. Щорічна інвентаризація документів проводиться в грудні кожного року.
4. Застосовувати заходи для захисту конфіденційної інформації.

[Підпис директора] Петров П.П.

Цей шаблон є загальним і може вимагати коригування для відповідності конкретним умовам та потребам вашої організації.

Наказ про організацію зберігання документів підприємства

[Найменування підприємства]

[Адреса підприємства]

[Ідентифікаційний код підприємства]

[Номер і дата наказу]

Про організацію зберігання документів підприємства

З метою забезпечення належного зберігання документів підприємства,

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Положення про організацію зберігання документів підприємства (додається).

2. Контроль за виконанням цього наказу покласти на [особу, відповідальну за виконання наказу].

Директор [Підпис] [Прізвище, ім’я, по батькові]

Приклади заповнення

[Найменування підприємства]

ТОВ “Альфа”

[Адреса підприємства]

[Ідентифікаційний код підприємства]

[Номер і дата наказу]

Про організацію зберігання документів підприємства

З метою забезпечення належного зберігання документів підприємства,

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Положення про організацію зберігання документів підприємства (додається).

2. Контроль за виконанням цього наказу покласти на начальника відділу діловодства [Прізвище, ім’я, по батькові].

Директор [Підпис] [Прізвище, ім’я, по батькові]

Нормативні правові акти, що регулюють порядок зберігання документів

• Закон України “Про Національний архівний фонд та архівні установи”;
• Положення про порядок забезпечення діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджене наказом Міністерства юстиції України від 18.05.2015 № 756/5.

Особливості заповнення наказу про організацію зберігання документів підприємства

• У наказі необхідно вказати найменування підприємства, його адресу та ідентифікаційний код.
• У наказі необхідно вказати дату видання наказу.
• У наказі необхідно вказати мету видання наказу.
• У наказі необхідно затвердити Положення про організацію зберігання документів підприємства.
• У наказі необхідно покласти контроль за виконанням цього наказу на уповноважену особу.

Додаткові поради

• Положення про організацію зберігання документів підприємства повинен містити такі розділи:
  • Загальні положення;
  • Порядок приймання, реєстрації та обліку документів;
  • Порядок зберігання документів;
  • Порядок використання документів;
  • Порядок знищення документів.
• У Положенні про організацію зберігання документів підприємства необхідно визначити:
  • Перелік документів, які підлягають зберіганню;
  • Порядок створення архівних фондів;
  • Порядок передачі документів до архіву;
  • Порядок знищення документів.

Структура Положення про організацію зберігання документів підприємства

Загальні положення

У цьому розділі необхідно визначити:

• Найменування підприємства, його юридичну адресу та код ЄДРПОУ;
• Відповідальну за організацію зберігання документів особу;
• Порядок зберігання документів, затверджений цим Положенням.

Приймання, реєстрація та облік документів

У цьому розділі необхідно визначити:

• Порядок приймання документів від відправника;
• Порядок реєстрації документів;
• Порядок обліку документів.

Зберігання документів

У цьому розділі необхідно визначити:

• Порядок розміщення документів у приміщенні для зберігання документів;
• Порядок забезпечення збереження документів;
• Порядок проведення інвентаризації документів.

Використання документів

У цьому розділі необхідно визначити:

• Порядок видачі документів на користування;
• Порядок повернення документів з користування.

Знищення документів

У цьому розділі необхідно визначити:

• Порядок визначення документів, які підлягають знищенню;
• Порядок знищення документів.

Ось ще шаблон Наказу про організацію зберігання документів підприємства відповідно до законодавства України:

НАКАЗ 11.01.2024 р. м. Київ No 13-ОД

Про організацію зберігання документів

Відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 16.03.2015 No 458/5, НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Положення про архів та експертну комісію ТОВ «Промінь» (додається).
2. Призначити відповідальним за організацію зберігання документів у підрозділах та передачу їх до архіву працівника Сидоренко С.П.
3. Відповідальному за архів забезпечити:
   • ведення обліку документів, що зберігаються в архіві;
   • дотримання умов зберігання документів;
   • контроль термінів зберігання документів.
4. Контроль за виконанням покласти на заступника директора Іваненка І.П.

Директор

Підпис

Зразок Положення про архів:

ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ ТОВ «Промінь» 11.01.2024 No 13-ОД

ПОЛОЖЕННЯ про архів та експертну комісію ТОВ «Промінь»

1. Загальні положення 1.1. Архів ТОВ “Промінь” створюється для тривалого зберігання, користування, обліку та використання документів, що мають культурну цінність. 1.2. У своїй роботі архів керується законодавством України, нормативними актами та цим Положенням.
2. Основні завдання архіву Основними завданнями архіву є:

• приймання від структурних підрозділів документів постійного і тривалого строку зберігання;
• облік документів та контроль за їх зберіганням;
• створення та вдосконалення довідкового апарату;
• надання інформаційних послуг.

3. Функції архіву 3.1. Організація зберігання документів. 3.2. Облік документів. 3.3. Використання відомостей, що містяться у документах, для службових, виробничих, наукових та інших цілей.
4. Права та обов’язки працівників архіву 4.1. Працівники архіву мають право:

• отримувати від структурних підрозділів документи в упорядкованому стані;
• вимагати від керівників підрозділів дотримання номенклатури справ;
• повертати структурним підрозділам документи, строки зберігання яких не закінчились. 4.2. Працівники архіву зобов’язані:
• дотримуватися норм законодавства про Національний архівний фонд;
• забезпечувати збереженість документів;
• не допускати несанкціонованого доступу до документів.

5. Доступ до документів архіву 5.1. Доступ до документів архіву здійснюється відповідно до законодавства. 5.2. Видача документів у тимчасове користування структурним підрозділам або стороннім особам здійснюється з дозволу керівництва.
6. Експертиза цінності документів 6.1. Для організації та проведення експертизи цінності документів у ТОВ “Промінь” створюється експертна комісія. 6.2. Експертна комісія щорічно розглядає номенклатуру справ і готує пропозиції щодо внесення змін на розгляд керівництву.