Наказ про організацію відеоспостереження на робочому місці

Уявіть офіс, де кожен рух працівника може бути зафіксований камерою. З одного боку, це може підвищити продуктивність та безпеку, з іншого – створити атмосферу недовіри та постійного напруження. Наказ про відеоспостереження покликаний встановити чіткі правила гри в цій делікатній сфері, забезпечуючи баланс інтересів усіх сторін.

Цей документ необхідний з кількох причин. По-перше, він легалізує процес відеоспостереження, роблячи його офіційним та регламентованим. По-друге, він інформує працівників про наявність камер, що є обов’язковою вимогою законодавства. По-третє, наказ встановлює правила використання отриманих відеоматеріалів, захищаючи як роботодавця, так і працівників від можливих зловживань.

Складання наказу про відеоспостереження відбувається в умовах, коли роботодавець приймає рішення про впровадження такої системи. Це може бути викликано різними факторами: необхідністю посилення безпеки, бажанням підвищити продуктивність праці, або навіть вимогами клієнтів чи партнерів. Однак, незалежно від причин, процес впровадження відеоспостереження повинен бути максимально прозорим та законним.

Сторонами в цьому документі виступають роботодавець, який ініціює відеоспостереження, та працівники, які будуть під цим спостереженням перебувати. Однак, фактично, коло зацікавлених сторін може бути ширшим. Це можуть бути профспілки, які захищають права працівників, служба безпеки підприємства, яка буде працювати з отриманими матеріалами, або навіть клієнти чи відвідувачі, які також можуть потрапити в поле зору камер.

Вимоги до оформлення наказу про відеоспостереження не є строго регламентованими, але він повинен містити кілька ключових елементів. Обов’язково потрібно вказати мету впровадження відеоспостереження, місця розташування камер, режим їх роботи, порядок доступу до отриманих матеріалів та термін їх зберігання. Важливо також зазначити, хто несе відповідальність за функціонування системи відеоспостереження та забезпечення конфіденційності отриманої інформації.

Складання цього наказу є відповідальністю роботодавця або уповноваженої ним особи. Це може бути складним завданням, яке вимагає не лише юридичних знань, але й розуміння технічних аспектів відеоспостереження та психології колективу. Роботодавець повинен передбачити можливі негативні реакції працівників та заздалегідь продумати, як мінімізувати їх дискомфорт та забезпечити прийняття нової системи.

Процес впровадження відеоспостереження може викликати у працівників різні емоції: від страху постійного контролю до полегшення від підвищення рівня безпеки. Ці почуття можуть вплинути на атмосферу в колективі та продуктивність праці. Тому важливо, щоб наказ був не лише юридично грамотним, але й психологічно виваженим, пояснюючи необхідність та переваги нової системи.

У контексті українського трудового права наказ про відеоспостереження є відносно новим явищем, яке ще не має чіткого законодавчого регулювання. Це створює додаткові виклики для роботодавців, які повинні балансувати між потребою в контролі та захистом прав працівників. Кожен такий наказ стає своєрідним прецедентом, формуючи практику застосування технологій спостереження в трудових відносинах.

Варто зазначити, що наказ про відеоспостереження не є статичним документом. Він може і повинен змінюватися з урахуванням нових технологічних можливостей, змін у законодавстві та реакції працівників. Це динамічний інструмент, який повинен адаптуватися до потреб підприємства та суспільства в цілому.

Отже, наказ про організацію відеоспостереження на робочому місці – це не просто формальний документ, а відображення складних взаємовідносин між технологіями, правом та етикою в сучасному світі праці. Він вимагає від роботодавця не лише юридичної грамотності, але й соціальної відповідальності та емоційного інтелекту. Кожен такий наказ – це крок у формуванні нової культури праці, де технології служать не для контролю, а для створення безпечного та продуктивного робочого середовища.

Приклади

Товариство з обмеженою відповідальністю “Технопрогрес”

Наказ № 45-ОД

м. Київ 10 жовтня 2024 року

Про організацію відеоспостереження на робочих місцях

З метою забезпечення безпеки працівників, збереження майна підприємства та підвищення ефективності виробничих процесів, керуючись статтею 29 Кодексу законів про працю України та статтею 10 Закону України “Про захист персональних даних”,

НАКАЗУЮ:

1. Запровадити систему відеоспостереження на території ТОВ “Технопрогрес” з 1 листопада 2024 року.

2. Визначити наступні зони для встановлення камер відеоспостереження:
– вхід до приміщення підприємства;
– коридори на всіх поверхах адміністративної будівлі;
– виробничі цехи №1, №2 та №3;
– складські приміщення.

3. Заборонити встановлення камер відеоспостереження у місцях, призначених для відпочинку та особистої гігієни працівників (кімнати відпочинку, туалети, душові).

4. Призначити відповідальним за функціонування системи відеоспостереження начальника служби безпеки Коваленка Івана Петровича.

5. Встановити наступний порядок доступу до відеоматеріалів:
– доступ до перегляду в режимі реального часу мають начальник служби безпеки та чергові охоронці;
– доступ до архіву відеозаписів мають директор підприємства та начальник служби безпеки;
– надання доступу іншим особам здійснюється лише за письмовим розпорядженням директора.

6. Визначити термін зберігання відеозаписів – 30 календарних днів, після чого записи підлягають автоматичному видаленню, якщо вони не потрібні для розслідування інцидентів чи не запитані правоохоронними органами.

7. Начальнику відділу кадрів Петренко Ользі Василівні до 25 жовтня 2024 року ознайомити всіх працівників підприємства з цим наказом під підпис.

8. Головному інженеру Сидоренку Миколі Івановичу до 28 жовтня 2024 року забезпечити розміщення інформаційних табличок про ведення відеоспостереження у всіх зонах, де встановлені камери.

9. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Директор ТОВ “Технопрогрес” [підпис] О.В. Савченко

З наказом ознайомлені:
Начальник служби безпеки [підпис] І.П. Коваленко
Начальник відділу кадрів [підпис] О.В. Петренко
Головний інженер [підпис] М.І. Сидоренко

Цей шаблон наказу про організацію відеоспостереження на робочому місці враховує вимоги чинного законодавства України та особливості впровадження такої системи. При заповненні шаблону важливо звернути увагу на наступні моменти:

1. У преамбулі наказу вказуються конкретні статті законів, на які спирається роботодавець при впровадженні відеоспостереження.

2. Чітко визначаються зони, де буде встановлено камери, з обов’язковим зазначенням місць, де відеоспостереження заборонено.

3. Призначається відповідальна особа за функціонування системи відеоспостереження.

4. Встановлюється чіткий порядок доступу до відеоматеріалів та термін їх зберігання.

5. Вказуються конкретні дати для виконання підготовчих заходів перед запуском системи відеоспостереження.

6. Передбачається ознайомлення всіх працівників з наказом та розміщення інформаційних табличок.

При складанні наказу слід використовувати актуальні дані підприємства, імена та посади відповідальних осіб. Важливо пам’ятати, що цей наказ є основою для впровадження системи відеоспостереження і повинен бути максимально чітким та зрозумілим для всіх працівників підприємства.

На виконання вимог щодо забезпечення безпеки працівників, охорони майна підприємства та забезпечення трудової дисципліни, на підставі статті 29 Кодексу законів про працю України та Закону України “Про захист персональних даних”, наказую:

1. Організувати систему відеоспостереження на території підприємства, зокрема на робочих місцях, у коридорах, на складах та у виробничих приміщеннях, з метою забезпечення контролю за дотриманням трудової дисципліни, охорони праці та майна.
2. Відділу інформаційних технологій забезпечити встановлення відеокамер на зазначених ділянках та їх технічне обслуговування.
3. Відділу кадрів забезпечити інформування всіх працівників про встановлення відеоспостереження, отримати їх письмову згоду на обробку персональних даних у зв’язку із відеофіксацією.
4. Відділу охорони праці та безпеки забезпечити дотримання конфіденційності отриманих за допомогою відеоспостереження даних та їх зберігання відповідно до вимог законодавства.
5. Контроль за виконанням цього наказу покладаю на [ПІБ відповідальної особи].

Підстава: внутрішня потреба в забезпеченні охорони майна, безпеки працівників та дотримання трудової дисципліни.

Наказ набирає чинності з [дата].

Підпис: [ПІБ керівника]
Дата: [дата підписання наказу]

__Приклад заповнення:__

На виконання вимог щодо забезпечення безпеки працівників, охорони майна підприємства та забезпечення трудової дисципліни, на підставі статті 29 Кодексу законів про працю України та Закону України “Про захист персональних даних”, наказую:

1. Організувати систему відеоспостереження на території підприємства, зокрема на робочих місцях, у коридорах, на складах та у виробничих приміщеннях, з метою забезпечення контролю за дотриманням трудової дисципліни, охорони праці та майна.
2. Відділу інформаційних технологій забезпечити встановлення відеокамер на зазначених ділянках та їх технічне обслуговування.
3. Відділу кадрів забезпечити інформування всіх працівників про встановлення відеоспостереження, отримати їх письмову згоду на обробку персональних даних у зв’язку із відеофіксацією.
4. Відділу охорони праці та безпеки забезпечити дотримання конфіденційності отриманих за допомогою відеоспостереження даних та їх зберігання відповідно до вимог законодавства.
5. Контроль за виконанням цього наказу покладаю на Петренка О.О.

Наказ набирає чинності з 1 жовтня 2024 року.

Підпис: Коваленко О.О.
Дата: 25 вересня 2024 року

Цей наказ має бути доведений до відома всіх працівників перед початком функціонування системи відеоспостереження.

Шаблон наказу про організацію відеоспостереження на робочому місці

[Назва підприємства]

НАКАЗ

№ [Номер наказу] від [Дата]

м. [Місто]

З метою забезпечення безпеки майна підприємства, запобігання крадіжок, а також для контролю за дотриманням працівниками трудової дисципліни, керуючись статтею 307 Цивільного кодексу України, наказую:

Обґрунтування:

Введення системи відеоспостереження є необхідним заходом для забезпечення безпеки майна підприємства та дотримання трудової дисципліни.

Директор

[Підпис] [Прізвище, ім’я, по батькові]

[Печатка організації]

Пояснення до шаблону:

• Об’єкти відеоспостереження: Чітко вкажіть, які саме місця будуть під відеоспостереженням.
• Інформування працівників: Обов’язково повідомте працівників про введення системи відеоспостереження.
• Зберігання записів: Встановіть строк зберігання записів відповідно до вимог законодавства.
• Доступ до записів: Визначте коло осіб, які матимуть доступ до відеозаписів.

Важливо:

• Згода працівників: Хоча пряма згода працівників на відеоспостереження не завжди потрібна, якщо воно здійснюється у відкритих місцях (стаття 307 ЦК України), бажано отримати їх письмову згоду.
• Мета відеоспостереження: Мета введення системи має бути чітко визначена і пов’язана з виробничою необхідністю.
• Захист персональних даних: Необхідно дотримуватися вимог законодавства про захист персональних даних при зберіганні та обробці відеозаписів.

Нормативна база:

• Стаття 307 Цивільного кодексу України: Регулює питання зйомки фізичних осіб.
• Закон України «Про захист персональних даних»: Визначає правила збору, зберігання та обробки персональних даних.
• Кодекс законів про працю України: Регулює трудові відносини.

Наказ про організацію відеоспостереження на робочому місці

[Дата]

[Назва організації]

[Адреса організації]

[Місто, область]

[Повне найменування керівника організації]

Наказуємо:

Організувати відеоспостереження на робочому місці у відділі [відділ], що є частиною нашої організації, з метою забезпечення безпеки та захисту інтересів організації.

Відеоспостереження повинно бути проведено за допомогою камер відеоспостереження, встановлених у відповідності з вимогами статті 12 Закону України “Про захист персональних даних”.

Кожна камера відеоспостереження повинна бути встановлена в місці, де може бути зафіксовано діяльність працівників, та повинна бути з’єднана з системою запису та зберігання відеоматеріалів.

Відеоматеріали, зняті камерами відеоспостереження, повинні бути записані та збережені протягом не менше 30 днів з моменту зйомки.

Керівник відділу [відділ] повинен забезпечити функціонування системи відеоспостереження та зберігання відеоматеріалів, а також забезпечити доступ до відеоматеріалів тільки за необхідністю та у відповідності з вимогами закону.

[Повне найменування керівника організації]

[Підпис]

[Дата підписання]