Наказ про надання відпустки без збереження зарплати працівнику, який виїхав за кордон

Такий наказ є офіційним розпорядженням керівника підприємства, установи чи організації, яке надає працівнику право на тимчасову відсутність на роботі без збереження заробітної плати у зв’язку з його виїздом за кордон. Важливо розуміти, що цей документ не просто формальність, а юридичний акт, який має серйозні наслідки як для працівника, так і для роботодавця. З одного боку, він дозволяє працівнику зберегти своє робоче місце на певний період, незважаючи на фізичну відсутність у країні. З іншого боку, він звільняє роботодавця від обов’язку виплачувати заробітну плату за цей період, що може бути важливим для підприємств, які опинилися у складній економічній ситуації.

Види та форми цього наказу можуть варіюватися залежно від конкретних обставин та потреб як працівника, так і роботодавця. Наприклад, може бути наказ про надання відпустки без збереження зарплати на певний фіксований термін, скажімо, на 3 місяці. Або ж може бути наказ з відкритою датою закінчення відпустки, коли працівник повинен повідомити про своє повернення заздалегідь. Існують також накази, які передбачають можливість дистанційної роботи працівника з-за кордону на певних умовах.

Цей документ необхідний з кількох причин. По-перше, він легалізує відсутність працівника на робочому місці, захищаючи його від можливих звинувачень у прогулах чи порушенні трудової дисципліни. По-друге, він дає роботодавцю правові підстави для невиплати заробітної плати за період відсутності працівника. По-третє, цей наказ є важливим елементом кадрового діловодства, який відображає реальний стан трудових відносин на підприємстві.

Умови складання такого наказу зазвичай виникають за ініціативою працівника. Працівник, який планує виїхати за кордон, звертається до роботодавця з письмовою заявою про надання йому відпустки без збереження заробітної плати. У заяві працівник вказує причину виїзду за кордон, бажані дати початку та, якщо можливо, закінчення відпустки. Важливо зазначити, що роботодавець не зобов’язаний автоматично задовольняти таку заяву. Рішення приймається з урахуванням виробничих потреб, трудового законодавства та, можливо, колективного договору.

Сторонами в цьому документі виступають роботодавець (або уповноважена ним особа), який видає наказ, та працівник, якому надається відпустка. Важливо, що хоча ініціатива зазвичай походить від працівника, саме роботодавець приймає остаточне рішення та оформлює його у вигляді наказу. Це підкреслює важливість збалансованого підходу до трудових відносин, де враховуються інтереси обох сторін.

Вимоги до оформлення наказу про надання відпустки без збереження зарплати працівнику, який виїхав за кордон, включають ряд ключових елементів. Наказ має бути складений на офіційному бланку підприємства, містити всі необхідні реквізити: назву документа, дату і місце складання, реєстраційний номер. У тексті наказу обов’язково вказується повне найменування працівника, його посада, причина надання відпустки (виїзд за кордон), дати початку та, якщо визначено, закінчення відпустки, її загальна тривалість у календарних днях.

Складання наказу зазвичай здійснюється працівником кадрової служби або іншою уповноваженою особою на підставі заяви працівника та рішення керівництва. Після підготовки проекту наказу він погоджується з юридичним відділом (за наявності) та передається на підпис керівнику підприємства. Підписаний наказ реєструється у відповідному журналі, а працівник ознайомлюється з ним під підпис, що є важливим моментом для забезпечення правової визначеності.

Важливо розуміти, що цей наказ має відповідати нормам трудового законодавства України. Зокрема, згідно зі статтею 26 Закону України “Про відпустки”, за сімейними обставинами та з інших причин працівнику може надаватися відпустка без збереження заробітної плати на термін, обумовлений угодою між працівником та власником або уповноваженим ним органом, але не більше 15 календарних днів на рік. Однак, враховуючи особливі обставини, пов’язані з військовою агресією проти України, багато роботодавців йдуть на зустріч працівникам і надають такі відпустки на більш тривалий термін.

У контексті сучасних реалій, коли багато українців змушені були покинути країну через війну, цей тип наказу набуває особливого значення. Він стає не просто формальним документом, а важливим інструментом збереження трудових відносин в умовах кризи, демонструючи гнучкість та адаптивність українського трудового законодавства та практики його застосування.

Отже, наказ про надання відпустки без збереження зарплати працівнику, який виїхав за кордон, є важливим документом, що відображає складні процеси в українському суспільстві та економіці. Він демонструє намагання зберегти трудові ресурси країни навіть в умовах масової міграції, а також свідчить про готовність українських роботодавців до гнучких форм організації праці. Цей наказ є не лише юридичним документом, але й своєрідним проявом соціальної відповідальності бізнесу в складних умовах.

Приклади

Товариство з обмеженою відповідальністю “Світанок”
Код ЄДРПОУ 98765432

НАКАЗ № ___

м. Львів “___” 20__ р.

Про надання відпустки без збереження
заробітної плати Сидоренко С.С.

Відповідно до статті 26 Закону України “Про відпустки”, статті 84 Кодексу законів про працю України та на підставі особистої заяви

НАКАЗУЮ:

1. СИДОРЕНКО Світлані Сергіївні, бухгалтеру, надати відпустку без збереження заробітної плати у зв’язку з виїздом за кордон тривалістю 90 (дев’яносто) календарних днів з 01 листопада 2024 року по 29 січня 2025 року включно.

2. Відділу кадрів внести відповідний запис до особової картки працівника.

3. Бухгалтерії не нараховувати заробітну плату Сидоренко С.С. за період відпустки без збереження заробітної плати.

4. Зобов’язати Сидоренко С.С. повідомити про дату свого повернення в Україну не пізніше ніж за 5 робочих днів до закінчення відпустки.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на начальника відділу кадрів Петренко П.П.

Підстава: заява Сидоренко С.С. від 25.10.2024.

Генеральний директор [підпис] О.О. Олексенко

З наказом ознайомлена:
С.С. Сидоренко
“___” 20__ р.

Цей шаблон наказу про надання відпустки без збереження зарплати працівнику, який виїхав за кордон, розроблено відповідно до вимог українського законодавства та загальноприйнятої практики діловодства.

У верхній частині наказу вказано назву підприємства та його код ЄДРПОУ. Далі йде номер наказу, який заповнюється відповідно до нумерації наказів на підприємстві, та дата його видання.

Назва наказу чітко вказує на його зміст та прізвище працівника, якому надається відпустка. У преамбулі наказу зазначено правові підстави для його видання – статтю 26 Закону України “Про відпустки” та статтю 84 Кодексу законів про працю України, які регулюють порядок надання відпусток без збереження заробітної плати.

Основна частина наказу містить рішення про надання відпустки. Тут вказано повне прізвище, ім’я та по батькові працівника, його посаду, причину надання відпустки (виїзд за кордон), тривалість відпустки та конкретні дати її початку та закінчення. У прикладі використано 90 календарних днів, що перевищує стандартний термін, передбачений законодавством (15 днів), але це можливо за згодою сторін, особливо в умовах поточної ситуації в Україні.

Наступні пункти наказу стосуються організаційних моментів: внесення запису до особової картки працівника, вказівка бухгалтерії щодо ненарахування заробітної плати за період відпустки, зобов’язання працівника повідомити про дату повернення та призначення відповідального за контроль виконання наказу.

Важливим елементом є пункт, який зобов’язує працівника повідомити про дату свого повернення. Це допомагає роботодавцю планувати робочий процес та уникнути непорозумінь.

У наказі також вказано підставу для його видання – заяву працівника. Цей документ є обов’язковим для надання такої відпустки.

Наказ підписується генеральним директором підприємства, а працівник ознайомлюється з ним під підпис із зазначенням дати.

Цей шаблон може бути адаптований відповідно до конкретних потреб підприємства та специфіки ситуації. Наприклад, можна змінити тривалість відпустки, додати додаткові пункти щодо організації роботи відділу на час відсутності працівника або умови дистанційної роботи, якщо така можливість передбачена.

При використанні цього шаблону важливо пам’ятати, що кожен випадок надання відпустки без збереження заробітної плати працівнику, який виїжджає за кордон, може мати свої особливості. Тому рекомендується консультуватися з юристом або фахівцем з трудового права для забезпечення повної відповідності наказу вимогам законодавства та захисту інтересів як працівника, так і роботодавця.

Наказ

м. [місто]
[дата]
№ [номер наказу]

У зв’язку із заявою працівника [ПІБ працівника] про надання відпустки без збереження заробітної плати у зв’язку з виїздом за кордон та на підставі статті 26 Закону України “Про відпустки”,

НАКАЗУЮ:

1. Надати [ПІБ працівника], [посада працівника], відпустку без збереження заробітної плати строком на [кількість днів] календарних днів з [дата початку відпустки] по [дата закінчення відпустки].

2. Відділу кадрів внести відповідні зміни до графіка відпусток та особової справи працівника.

3. Бухгалтерії не нараховувати заробітну плату за період відпустки без збереження заробітної плати.

Підстава: заява [ПІБ працівника] від [дата заяви].

Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

[Підпис керівника]
[ПІБ керівника]

Приклад заповнення:

Наказ

м. Львів
10 жовтня 2024 року
№ 89/67

У зв’язку із заявою працівника Петрової Марії Іванівни про надання відпустки без збереження заробітної плати у зв’язку з виїздом за кордон та на підставі статті 26 Закону України “Про відпустки”,

НАКАЗУЮ:

1. Надати Петровій Марії Іванівні, бухгалтеру, відпустку без збереження заробітної плати строком на 30 календарних днів з 15 жовтня 2024 року по 14 листопада 2024 року.

2. Відділу кадрів внести відповідні зміни до графіка відпусток та особової справи працівника.

3. Бухгалтерії не нараховувати заробітну плату за період відпустки без збереження заробітної плати.

Підстава: заява Петрової М. І. від 9 жовтня 2024 року.

Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Підпис
Коваленко Олександр Васильович

Шаблон наказу про надання відпустки без збереження зарплати працівнику, який виїхав за кордон

[Назва підприємства]

НАКАЗ

№ [Номер наказу] від [Дата]

Про надання відпустки без збереження заробітної плати

На підставі заяви працівника [Прізвище, Ім’я, По батькові], який займає посаду [Посада], та відповідно до статті 26 Закону України «Про відпустки», керуючись Статутом підприємства, наказую:

Директор

[Підпис] [Прізвище, Ім’я, По батькові]

Ознайомлений:

[Підпис] [Прізвище, Ім’я, По батькові]

[Дата]

Пояснення до шаблону та приклад заповнення:

• У зв’язку з виїздом за кордон: Ця фраза уточнює причину надання відпустки і дозволяє відрізняти цей випадок від інших.
• Інші пункти: Заповнюються аналогічно до попереднього шаблону.

Приклад заповнення:

[ТОВ “ІТ Компас”]

НАКАЗ

№ 456 від 25.05.2024

Про надання відпустки без збереження заробітної плати

На підставі заяви працівника Ковальової Олени Миколаївни, яка займає посаду програміста, та відповідно до статті 26 Закону України «Про відпустки», керуючись Статутом підприємства, наказую:

1. Надати працівнику Ковальовій Олені Миколаївні відпустку без збереження заробітної плати з 01.06.2024 по 31.08.2024 включно, на загальну кількість 92 календарних днів у зв’язку з виїздом за кордон.

2. Головному бухгалтеру Сидоренко Петру Івановичу відобразити у табелі обліку використання робочого часу відсутність працівниці Ковальової Олени Миколаївни у зв’язку з наданням відпустки без збереження заробітної плати.

3. З цим наказом ознайомити працівницю Ковальову Олену Миколаївну під підпис.

Директор

[Підпис] [Іванов Максим Олегович]

Ознайомлена:

[Підпис] [Ковальова Олена Миколаївна]

25.05.2024

Наказ про надання відпустки без збереження зарплати працівнику, який виїхав за кордон, повинен бути виданий на підставі закону України “Про працю” та інших законодавчих актів України.

Наказ повинен містити наступні дані:

* прізвище, ім’я та по батькові працівника;
* дата народження працівника;
* посада та місце роботи;
* дата початку та кінця відпустки;
* причини надання відпустки (виїзд за кордон);
* інформація про збереження зарплати (у цьому випадку – відсутність збереження);
* підпис керівника підприємства або організації.

Наприклад:

Наказ від 15 березня 2023 року

Прізвище, ім’я та по батькові: Іваненко Олексій Васильович
Дата народження: 12 червня 1985 року
Посада та місце роботи: інженер, відділ виробництва
Дата початку відпустки: 20 березня 2023 року
Дата кінця відпустки: 15 квітня 2023 року
Причини надання відпустки: працівник виїхав за кордон для лікування та відновлення здоров’я
Інформація про збереження зарплати: відпустка надається без збереження зарплати, оскільки працівник виїхав за кордон, а відповідно до статті 34 Закону України “Про працю” відпустка може бути надана без збереження зарплати у разі виїзду працівника за кордон для лікування та відновлення здоров’я.

Керівник підприємства: Іваненко Олексій Васильович

Підпис:

Такий наказ повинен бути виданий працівнику, який виїхав за кордон, для забезпечення його права на відпустку без збереження зарплати.