Наказ про надання інформації щодо зміни облікових даних

Основна мета цього наказу – зобов’язати працівників підприємства, установи чи організації, які є військовозобов’язаними або призовниками, надати інформацію про зміни у їхніх облікових даних. Ці зміни можуть стосуватися різних аспектів: зміна прізвища, імені чи по батькові, сімейного стану, місця проживання, освіти, місця роботи чи посади, стану здоров’я тощо. Важливість цього документа полягає в тому, що він забезпечує своєчасне оновлення даних у військовому обліку, що є критичним для ефективного функціонування системи мобілізаційної готовності країни.

Наказ про надання інформації щодо зміни облікових даних не має стандартизованої форми, встановленої законодавством, але повинен містити ряд обов’язкових елементів. У документі обов’язково зазначається правова підстава для його видання – зазвичай це посилання на Закон України “Про військовий обов’язок і військову службу” та Порядок організації та ведення військового обліку призовників і військовозобов’язаних. Крім того, в наказі вказується коло осіб, на яких він поширюється – як правило, це всі працівники підприємства, які є військовозобов’язаними або призовниками.

Складання наказу про надання інформації щодо зміни облікових даних є обов’язком керівника підприємства, установи чи організації або уповноваженої ним особи, наприклад, начальника відділу кадрів або особи, відповідальної за ведення військового обліку. Процес підготовки наказу зазвичай включає кілька етапів. Спочатку відповідальна особа аналізує поточну ситуацію з військовим обліком на підприємстві та визначає необхідність оновлення даних. Потім вона готує проект наказу, який погоджується з юридичним відділом та керівництвом. Після цього наказ підписується керівником організації.

У наказі про надання інформації щодо зміни облікових даних зазвичай встановлюється конкретний термін, протягом якого працівники мають надати відповідну інформацію. Цей термін може варіюватися залежно від розміру підприємства та кількості військовозобов’язаних і призовників, але зазвичай не перевищує одного місяця. Також у наказі визначається форма, в якій має бути надана інформація – це може бути письмова заява, заповнення спеціальної форми або надання копій відповідних документів.

Важливим аспектом наказу є визначення відповідальної особи, яка буде приймати та обробляти інформацію про зміни в облікових даних. Зазвичай це особа, відповідальна за ведення військового обліку на підприємстві. У наказі також може бути передбачено механізм перевірки наданої інформації та її подальшої передачі до відповідного ТЦК та СП.

Особливу увагу в наказі слід приділити питанням захисту персональних даних. Оскільки інформація, яка збирається, містить персональні дані працівників, необхідно забезпечити її належний захист відповідно до вимог Закону України “Про захист персональних даних”. У наказі може бути передбачено механізм зберігання та обробки цієї інформації, а також визначено коло осіб, які мають до неї доступ.

Наказ про надання інформації щодо зміни облікових даних є не лише формальним документом, але й важливим елементом системи військового обліку та мобілізаційної підготовки. Він забезпечує виконання законодавства у сфері оборони та сприяє підтримці актуальності даних про людські ресурси, які можуть бути залучені до виконання військового обов’язку в разі необхідності.

У контексті сучасних реалій, коли питання національної безпеки та оборони набувають особливої ваги, правильне та своєчасне оформлення такого наказу стає критично важливим. Це вимагає від керівників та відповідальних осіб глибокого розуміння законодавства, уважності до деталей та системного підходу до організації військового обліку на підприємстві.

Варто зазначити, що недотримання вимог щодо ведення військового обліку та своєчасного оновлення облікових даних може мати серйозні наслідки як для самого підприємства, так і для його керівництва. Це може включати адміністративну відповідальність за порушення законодавства про оборону та військовий облік.

Таким чином, наказ про надання інформації щодо зміни облікових даних є важливим юридичним та організаційним інструментом, який вимагає професійного підходу до його складання та виконання. Він відіграє ключову роль у забезпеченні ефективного функціонування системи військового обліку та мобілізаційної готовності країни, сприяючи підтримці актуальної та точної інформації про людські ресурси, які можуть бути залучені до захисту держави в разі необхідності.

Приклади

Шаблон Наказ про надання інформації щодо зміни облікових даних

[Місце видання наказу]

[Дата]

№ [Номер наказу]

Про надання інформації щодо зміни облікових даних

Відповідно до [вказати відповідні статті Закону України “Про захист персональних даних”, наприклад, ст. 10, ст. 13], НАКАЗУЮ:

1. Зобов’язати [ПІБ працівника], [посада], [назва установи], надати інформацію про зміну його/її облікових даних протягом [кількість днів] з моменту такої зміни.

2. До інформації, що підлягає наданню, належить:

• Зміна прізвища, імені, по батькові.
• Зміна адреси місця проживання.
• Зміна паспортних даних.
• Зміна банківських реквізитів.
• Інші зміни облікових даних, які можуть вплинути на ведення кадрового обліку, виплату заробітної плати, нарахування соціальних виплат тощо.

3. Інформацію про зміну облікових даних можна надати:

• Особисто в кадровий відділ установи.
• Надіслати електронним листом на адресу [адреса електронної пошти].
• За допомогою поштового зв’язку на адресу [адреса установи].

4. Відділу кадрів:

• Забезпечити прийом та обробку інформації про зміну облікових даних працівників.
• Оновити облікові дані працівників у відповідності до наданої інформації.

5. Контроль за виконанням цього наказу покладається на [ПІБ керівника].

[ПІБ керівника]

[Посада]

[Підпис]

Приклад заповнення:

[Місце видання наказу] Київ

[Дата] 08.07.2024

№ [Номер наказу] 130

Про надання інформації щодо зміни облікових даних

Відповідно до ст. 10, ст. 13 Закону України “Про захист персональних даних”, НАКАЗУЮ:

1. Зобов’язати Сидоренко Олену Петрівну, інспектора з кадрів ТОВ “Автотранспортна компанія “Вантаж”, надати інформацію про зміну її облікових даних протягом 5 днів з моменту такої зміни.

2. До інформації, що підлягає наданню, належить:

• Зміна адреси місця проживання (зміна з [адреса] на [адреса]).
• Зміна банківських реквізитів (зміна IBAN з [IBAN] на [IBAN]).

3. Інформацію про зміну облікових даних можна надати:

• Особисто в кадровий відділ ТОВ “Автотранспортна компанія “Вантаж”.
• Надіслати електронним листом на адресу [адреса електронної пошти].

4. Відділу кадрів ТОВ “Автотранспортна компанія “Вантаж”:

• Забезпечити прийом та обробку інформації про зміну облікових даних Сидоренко Олени Петрівни.
• Оновити облікові дані Сидоренко Олени Петрівни у відповідності до наданої інформації.

5. Контроль за виконанням цього наказу покладається на начальника відділу кадрів ТОВ “Автотранспортна компанія “Вантаж”.

[ПІБ керівника] Петренко Іван Миколайович

[Посада] Директор

[Підпис]

Ось шаблон Наказу про надання інформації щодо зміни облікових даних:

Наказ № [номер наказу] від [дата]

Працівнику [прізвище, ім’я, по батькові] посаді [посада] відділу [назва відділу]

Про надання інформації щодо зміни облікових даних

У зв’язку з потребою оновлення облікових даних, відповідно до статті 21 Закону України “Про особисті дані” та статті 40 Кодексу трудового законодавства України, Вам наказую надати наступну інформацію:

• нове прізвище, ім’я, по батькові: [нове прізвище, ім’я, по батькові];
• нова дата народження: [нова дата народження];
• новий номер телефону: [новий номер телефону];
• новий електронний адрес: [новий електронний адрес];
• новий адреса проживання: [нова адреса проживання];

Ця інформація необхідна для оновлення облікових даних у нашій організації та забезпечення дотримання вимог законодавства України.

Вам необхідно надати цю інформацію до [термін надання інформації].

У разі невиконання цього наказу, Вам буде притягнуто до відповідальності, передбаченої законодавством України.

Керівник [назва підприємства/організації]

[підпис, прізвище, ім’я, по батькові]

Приклад заповнення:

Наказ № 15 від 20.03.2023

Працівнику Ковальчуку Ользі Василівні посаді бухгалтера відділу фінансів

Про надання інформації щодо зміни облікових даних

У зв’язку з потребою оновлення облікових даних, відповідно до статті 21 Закону України “Про особисті дані” та статті 40 Кодексу трудового законодавства України, Вам наказую надати наступну інформацію:

• нове прізвище, ім’я, по батькові: Ковальчук Ольга Василівна;
• нова дата народження: 12.05.1985;
• новий номер телефону: 067-123-45-67;
• новий електронний адрес: @gmail.com;
• новий адреса проживання: вул. Київська, 12, кв. 34, м. Львів.

Ця інформація необхідна для оновлення облікових даних у нашій організації та забезпечення дотримання вимог законодавства України.

Вам необхідно надати цю інформацію до 25.03.2023.

У разі невиконання цього наказу, Вам буде притягнуто до відповідальності, передбаченої законодавством України.

Керівник ТОВ “Укрфінанс”

[підпис, прізвище, ім’я, по батькові]

Відповідно до Закону України “Про захист персональних даних” та Закону України “Про доступ до публічної інформації”, керівництво нашої організації повідомляє, що всі працівники зобов’язані надати актуальну інформацію щодо зміни своїх персональних даних, таких як прізвище, ім’я, по батькові, адреса реєстрації, контактні дані тощо.

Для оновлення облікових даних працівникам необхідно заповнити відповідну форму та подати її до відділу кадрів протягом 10 робочих днів. Форма включає такі пункти:

• П.І.Б. – вкажіть своє нове прізвище, ім’я та по батькові
• Адреса реєстрації – вкажіть свою нову адресу реєстрації
• Контактні дані – вкажіть свої нові контактні номери телефону та/або електронну адресу

Відповідальність за неподання або несвоєчасне подання оновленої інформації покладається на працівників. Недотримання цих вимог може призвести до дисциплінарних стягнень.

Цей Наказ набуває чинності з дня його підписання та підлягає обов’язковому виконанню всіма працівниками організації.

Наказ

У зв’язку зі зміною облікових даних працівників, з метою забезпечення актуальності інформації в особових справах, та відповідно до статті 64 Закону України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні”, статті 14 Закону України “Про захист персональних даних”, наказую:

Приклад заповнення:

Прізвище: Іваненко
Ім’я: Іван
По батькові: Іванович
Нова адреса проживання: вул. Шевченка, 10, м. Київ
Новий номер телефону: +380123456789
Дата зміни: 01.07.2024
Підпис:

З наказом ознайомлені:

(ПІБ працівника, дата)
(ПІБ працівника, дата)

Директор
(ПІБ, підпис, дата)