Листок опитування та узгодження щодо планування відпустки для працівника

Уявіть собі ситуацію: велике підприємство, сотні працівників, кожен з яких має свої плани на відпустку. Хтось мріє про літній відпочинок на морі, хтось планує зимові канікули в горах, а комусь потрібно взяти відпустку навесні, щоб підготувати дитину до школи. І ось, посеред цього розмаїття бажань та потреб, з’являється листок опитування та узгодження – документ, який має допомогти узгодити всі ці плани з виробничим календарем підприємства.

Види листків опитування та узгодження можуть різнитися залежно від специфіки підприємства та категорій працівників. Це може бути простий формуляр для невеликої компанії, де працівники просто вказують бажані дати відпустки. Або ж складна форма для великого виробництва, де потрібно враховувати змінний графік роботи, сезонність виробництва, кваліфікацію працівників та можливість їх заміни на період відпустки. Кожен з цих видів має свої особливості, але всі вони об’єднані однією метою – забезпечити справедливе та ефективне планування відпусток.

Потреба в такому документі виникає не просто так. Це результат розуміння, що хаотичне надання відпусток може призвести до серйозних проблем у роботі підприємства. Листок опитування та узгодження служить не лише для збору інформації про побажання працівників, але і як інструмент планування виробничого процесу. Він допомагає HR-відділу та керівництву підприємства заздалегідь побачити потенційні “вузькі місця” у кадровому забезпеченні та вжити необхідних заходів.

Вимоги до листка опитування та узгодження досить суворі. Він має містити чітку інформацію про працівника (ПІБ, посада, підрозділ), варіанти періодів відпустки, які пропонуються на вибір, можливість вказати альтернативні дати. Крім того, важливо передбачити місце для погодження безпосереднього керівника та відмітки про остаточне затвердження відпустки. Важливо не просто зібрати побажання, а створити основу для прийняття зваженого рішення щодо графіку відпусток.

Сторонами в цьому документі виступають, з одного боку, працівник, який висловлює свої побажання щодо відпустки, а з іншого – роботодавець в особі HR-відділу та керівництва підприємства, які приймають рішення щодо надання відпустки. Але не варто забувати, що реальний вплив цього документа виходить далеко за межі відносин між працівником та роботодавцем. Він може зачіпати інтереси колег, які мають взяти на себе додаткові обов’язки на час відсутності працівника, клієнтів компанії, навіть плани членів сім’ї працівника.

Оформлення листка опитування та узгодження вимагає особливої уваги до деталей. Документ має бути зрозумілим для працівника, зручним для заповнення та інформативним для HR-відділу. Він повинен містити чіткі інструкції щодо заповнення, терміни подання, контактні дані відповідальної особи для консультацій. Важливо, щоб документ був оформлений таким чином, щоб мінімізувати можливість помилок або непорозумінь.

Складання такого документа – це відповідальне завдання, яке зазвичай виконується HR-відділом у співпраці з керівництвом підприємства. Процес починається з аналізу виробничого календаря, врахування специфіки роботи різних підрозділів, вивчення досвіду попередніх років. На основі цього аналізу розробляється форма листка опитування, яка потім погоджується з керівниками підрозділів та затверджується керівництвом підприємства.

Важливо розуміти, що листок опитування та узгодження щодо планування відпустки – це не просто формальність. Це документ, який може мати серйозні наслідки як для працівника, так і для підприємства. Він впливає на робочий процес, може вимагати перерозподілу обов’язків між працівниками, впливає на плани та настрій працівників. Тому до його складання та обробки слід підходити з максимальною відповідальністю та уважністю.

У підсумку, листок опитування та узгодження щодо планування відпустки для працівника – це складний інструмент управління персоналом, який відображає баланс між правами працівників та інтересами підприємства. Він вимагає ретельної підготовки, врахування всіх можливих наслідків та чіткого виконання всіх юридичних вимог. Цей документ може стати як основою для справедливого та ефективного планування відпусток, так і джерелом конфліктів та непорозумінь. Все залежить від того, наскільки грамотно та відповідально він буде складений, розповсюджений та опрацьований.

Приклади

[Назва підприємства]

Листок опитування та узгодження щодо планування відпустки для працівника
на [рік] рік

Шановний працівнику! Відповідно до статті 10 Закону України “Про відпустки”, графік відпусток складається на кожний календарний рік не пізніше 5 січня. Просимо Вас заповнити цей листок для планування Вашої щорічної відпустки.

ПІБ працівника:
Посада:
Підрозділ:
Кількість днів щорічної відпустки:

Будь ласка, вкажіть бажані періоди Вашої відпустки (можна вказати декілька варіантів у порядку пріоритетності):

1. З “___” [рік] по “___” [рік] ( днів)
2. З “___” [рік] по “___” [рік] ( днів)
3. З “___” [рік] по “___” [рік] ( днів)

Чи плануєте Ви розділити відпустку на частини? Так ___ Ні ___
Якщо так, вкажіть, будь ласка, як саме:
1 частина: днів, з “___” [рік] по “___” [рік]
2 частина: днів, з “___” [рік] по “___” [рік]
3 частина: днів, з “___” [рік] по “___” [рік]

Зверніть увагу, що згідно зі статтею 12 Закону України “Про відпустки”, щорічна відпустка на прохання працівника може бути поділена на частини будь-якої тривалості за умови, що основна безперервна її частина становитиме не менше 14 календарних днів.

Чи маєте Ви право на додаткову відпустку? Так ___ Ні ___
Якщо так, вкажіть, будь ласка, тип додаткової відпустки та її тривалість:

Додаткові побажання або коментарі щодо планування відпустки:

Підпис працівника: Дата:

Погодження безпосереднього керівника:
ПІБ:
Посада:
Коментарі (за наявності):

Підпис: Дата:

Рішення відділу кадрів:
Відпустка погоджена: Так ___ Ні ___
Затверджений період відпустки:
З “___” [рік] по “___” [рік] ( днів)
З “___” [рік] по “___” [рік] ( днів)
З “___” [рік] по “___” [рік] ( днів)

ПІБ відповідального працівника відділу кадрів:
Підпис: Дата:

Цей листок опитування та узгодження розроблено відповідно до вимог Кодексу законів про працю України та Закону України “Про відпустки”. Він призначений для збору інформації про побажання працівників щодо періоду їхньої щорічної відпустки та узгодження цих побажань з виробничими потребами підприємства.

При заповненні цього листка важливо пам’ятати:

1. Вказуйте реалістичні дати відпустки, враховуючи виробничий процес та можливість Вашої заміни на період відсутності.

2. Якщо Ви маєте право на додаткову відпустку (наприклад, за роботу зі шкідливими умовами праці, за особливий характер роботи, за ненормований робочий день тощо), обов’язково вкажіть це.

3. Зазначте, якщо у Вас є особливі обставини, які впливають на вибір періоду відпустки (наприклад, необхідність санаторно-курортного лікування, навчання тощо).

4. Пам’ятайте, що остаточне рішення щодо періоду надання відпустки приймає роботодавець, враховуючи Ваші побажання та виробничі потреби підприємства.

5. Якщо Ви плануєте розділити відпустку на частини, переконайтеся, що основна безперервна частина становить не менше 14 календарних днів.

Цей листок є важливим інструментом для планування відпусток та забезпечення безперервності виробничого процесу. Ваша співпраця у його заповненні допоможе створити оптимальний графік відпусток, який враховуватиме інтереси як працівників, так і підприємства.

Листок опитування та узгодження щодо планування відпустки

Працівник: (ПІБ)

Посада:

Відділ:

Згідно зі статтею 79 Кодексу законів про працю України, щорічна основна відпустка надається працівникам тривалістю не менше 24 календарних днів. Відповідно до графіку відпусток та з урахуванням інтересів працівника, проводиться опитування та узгодження дати відпустки.

1. Бажаний період відпустки:
З «___» 20__ року по «___» 20__ року (___ календарних днів).

2. Чи є необхідність розподілу відпустки на частини (згідно зі статтею 12 Закону України «Про відпустки»)?
☐ Так
☐ Ні

Якщо так, зазначте бажані дати та тривалість кожної частини:

Перша частина: з «___» 20__ року по «___» 20__ року (___ календарних днів).

Друга частина: з «___» 20__ року по «___» 20__ року (___ календарних днів).

3. Наявність додаткових видів відпусток (якщо передбачено колективним договором або законодавством):
– Додаткова відпустка у зв’язку з (тип додаткової відпустки) тривалістю календарних днів.

4. Чи потребує працівник перенесення відпустки на інший період у зв’язку з виробничою необхідністю або іншими обставинами (згідно зі статтею 80 Кодексу законів про працю України)?
☐ Так
☐ Ні

Якщо так, зазначте бажані дати перенесення: з «___» 20__ року по «___» 20__ року.

Працівник: (підпис)
Дата: «___» 20__ року

Узгоджено керівником підрозділу: (підпис)
Дата: «___» 20__ року

Узгоджено відділом кадрів: (підпис)
Дата: «___» 20__ року

Шаблон листка опитування та узгодження щодо планування відпустки

Листок опитування та узгодження щодо планування відпустки

Працівник: [Прізвище, ім’я, по батькові]

Посада: [Посада]

Підрозділ: [Підрозділ]

1. Бажаний період відпустки:

• З [дата початку] по [дата кінця]
• Інший період (вказати):

2. Причини вибору саме цього періоду:

[Вказати причини, наприклад: сімейні обставини, навчальний відпочинок, особисті плани тощо]

3. Можливість заміни працівника під час відпустки:

• Так, є можливість заміни: [Вказати, хто може замінити]
• Ні, немає можливості заміни: [Вказати причини]

4. Погодження з безпосереднім керівником:

• Відпустка погоджена: [Дата]
• Відпустка не погоджена: [Вказати причини]

5. Додаткові побажання:

[Вказати додаткові побажання, наприклад: розбиття відпустки на частини, перенесення невикористаної частини відпустки тощо]

6. Підписи:

Працівник: (підпис)

Безпосередній керівник: (підпис)

Дата:

Примітки:

• Законодавство: Планування відпусток регулюється Кодексом законів про працю України.
• Мета: Цей лист допомагає працівнику та керівнику узгодити графік відпусток та уникнути конфліктних ситуацій.
• Гнучкість: Форма листка може бути адаптована до специфіки підприємства.

Приклад заповнення:

Листок опитування та узгодження щодо планування відпустки

Працівник: Петрова Марія Іванівна

Посада: Менеджер з продажу

Підрозділ: Відділ продажів

1. Бажаний період відпустки:

• З 15 липня по 28 липня

2. Причини вибору саме цього періоду:

Сімейна відпустка.

3. Можливість заміни працівника під час відпустки:

• Так, є можливість заміни: Іванов Іван Іванович, менеджер з продажу.

4. Погодження з безпосереднім керівником:

• Відпустка погоджена: 10 липня

5. Додаткові побажання:

Немає.

6. Підписи:

Працівник: (підпис) Петрова М.І.

Безпосередній керівник: (підпис) Іванов І.І.

Дата: 10 липня

Листок опитування та узгодження щодо планування відпустки

Виконувачем обов’язків [імя керівника підприємства] від [дата] року.

Листок складається з наступних пунктів:

1. Опис відпустки, яка буде запланована. Я, [імя працівника], планую відпустку на [кількість днів] днів, починаючи з [дата] року.

2. Опис причин, які вимагають відпустки. Я, [імя працівника], потребую відпустки для [назва причин], оскільки це буде забезпечити покращення якості [назва продукції] та розвитку [назва галузі].

3. Опис плану виконання робіт під час відпустки. Я, [імя працівника], планую виконати роботу над проектом [назва проекту] протягом [кількість днів] днів, починаючи з [дата] року.

4. Опис результатів, які будуть досягнуті під час відпустки. Я, [імя працівника], очікую, що робота над проектом [назва проекту] буде забезпечити покращення якості [назва продукції] та розвитку [назва галузі].

5. Вимоги до підприємства, яке надає відпустку. Я, [імя працівника], очікую, що підприємство надає мені необхідні умови для виконання роботи під час відпустки, включаючи доступ до необхідних ресурсів та можливості спілкування з колегами.

6. Вимоги до мене, працівника, який отримує відпустку. Я, [імя працівника], зобов’язуюся виконати роботу над проектом [назва проекту] протягом зазначеного терміну та забезпечити досягнення запланованих результатів.

Листок підписаний [імя працівника].

[Підпис]

Керівник підприємства зобов’язаний надати письмове повідомлення про узгодження плану відпустки до [дата] року.

[Підпис]