Кошторис витрат на службове відрядження

У сучасному діловому світі, де мобільність працівників стає все більш важливою для успіху підприємств, кошторис витрат на службове відрядження набуває особливого значення. Він стає своєрідним компасом, який допомагає навігувати у складному світі фінансових взаємовідносин між працівником та роботодавцем під час виконання службових обов’язків за межами постійного місця роботи. Цей документ не лише визначає межі допустимих витрат, але й служить основою для подальшого звітування та відшкодування витрат працівнику.

Складання кошторису витрат на службове відрядження вимагає ретельного аналізу та планування. Він має враховувати всі можливі аспекти витрат, пов’язаних з відрядженням, включаючи транспортні витрати, витрати на проживання, харчування, а також інші необхідні витрати, які можуть виникнути під час виконання службових обов’язків у відрядженні. При цьому важливо дотримуватися балансу між забезпеченням комфортних умов для працівника та економічною ефективністю для підприємства.

Кошторис зазвичай складається перед початком відрядження і може бути попереднім або остаточним. Попередній кошторис базується на прогнозованих витратах і служить для планування бюджету відрядження та видачі авансу працівнику. Остаточний кошторис складається після завершення відрядження на основі фактичних витрат і є частиною звіту про відрядження. У деяких випадках може складатися проміжний кошторис, особливо для тривалих відряджень, щоб контролювати витрати в процесі їх здійснення.

Потреба у складанні кошторису виникає кожного разу, коли працівник направляється у службове відрядження. Це може бути як внутрішнє відрядження в межах України, так і закордонне відрядження. Кошторис є обов’язковим документом для бухгалтерського обліку та податкової звітності, оскільки він обґрунтовує витрати підприємства на відрядження та служить підставою для їх включення до валових витрат.

Сторонами, які беруть участь у процесі складання та затвердження кошторису, є працівник, який відправляється у відрядження, його безпосередній керівник, який ініціює відрядження, бухгалтерія підприємства, яка відповідає за фінансові аспекти, та керівник підприємства або уповноважена ним особа, яка затверджує кошторис. Кожна з цих сторін відіграє важливу роль у забезпеченні точності та обґрунтованості кошторису.

Вимоги до оформлення кошторису витрат на службове відрядження регулюються нормативними актами, зокрема, Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон. Кошторис має містити повну назву підприємства, дату складання, прізвище та ініціали працівника, мету та термін відрядження, а також детальний перелік передбачуваних витрат з їх обґрунтуванням. Кожна стаття витрат має бути чітко визначена та обґрунтована.

Процес складання кошторису зазвичай починається з ініціативи керівника підрозділу або самого працівника, який планує відрядження. Вони визначають необхідні витрати, враховуючи специфіку відрядження, його тривалість та місце призначення. Потім ці дані передаються до бухгалтерії, де фахівці перевіряють їх відповідність нормативам та внутрішнім правилам компанії, а також здійснюють необхідні розрахунки. Після цього кошторис передається на затвердження керівнику підприємства.

Важливо зазначити, що кошторис витрат на службове відрядження має бути максимально точним та обґрунтованим. Це не лише забезпечує ефективне використання фінансових ресурсів підприємства, але й захищає працівника від можливих непорозумінь або звинувачень у надмірних витратах. Крім того, правильно складений кошторис спрощує процес звітування після завершення відрядження та прискорює процедуру відшкодування витрат працівнику.

У підсумку, кошторис витрат на службове відрядження є критично важливим документом, який вимагає уважного та професійного підходу до його складання. Він не лише забезпечує фінансовий контроль та прозорість, але й сприяє ефективній організації службових відряджень, що в кінцевому підсумку впливає на успішність виконання працівником своїх обов’язків та досягнення цілей підприємства.

Приклади

[Назва підприємства/установи/організації]

ЗАТВЕРДЖУЮ
[Посада керівника]
[Підпис] [Ініціали, прізвище]
[Дата затвердження]

Кошторис витрат на службове відрядження

[Дата складання]

Працівник: [ПІБ працівника]
Посада: [Посада працівника]
Місце відрядження: [Назва міста, країни]
Термін відрядження: з [дата початку] по [дата закінчення]
Мета відрядження: [короткий опис мети]

№ | Вид витрат | Сума (грн) | Примітки
1 | Добові | [сума] | [кількість днів] х [ставка добових]
2 | Проїзд | [сума] | [вид транспорту, маршрут]
3 | Проживання | [сума] | [кількість ночей] х [вартість за ніч]
4 | Інші витрати | [сума] | [розшифровка інших витрат]

Загальна сума: [загальна сума прописом] гривень [копійок] коп.

Кошторис склав:
[Посада] [Підпис] [ПІБ]

З кошторисом ознайомлений:
[Підпис працівника] [ПІБ] [Дата]

Погоджено:
Головний бухгалтер [Підпис] [ПІБ]

Цей шаблон Кошторису витрат на службове відрядження розроблений відповідно до вимог українського законодавства, зокрема, Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13.03.1998 № 59 (зі змінами та доповненнями), а також Податкового кодексу України.

При заповненні цього шаблону важливо звернути увагу на наступні моменти:

1. Добові: Розмір добових витрат встановлюється згідно з нормами, визначеними у постанові Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 № 98. Для відряджень в межах України це 60 грн на добу (станом на 2024 рік), але підприємство може встановлювати більший розмір своїм внутрішнім наказом.

2. Проїзд: Вказуйте вид транспорту та повний маршрут. Наприклад: “Київ-Львів-Київ, потяг, купе”.

3. Проживання: Зазначте кількість ночей та вартість за одну ніч. Наприклад: “3 ночі х 1000 грн = 3000 грн”.

4. Інші витрати: Сюди можуть входити витрати на оформлення візи, страховку, оплату службових телефонних розмов тощо. Кожну статтю витрат потрібно розшифрувати.

5. Загальна сума вказується цифрами та прописом для уникнення можливих помилок або маніпуляцій.

6. Кошторис має бути підписаний особою, яка його склала (зазвичай це працівник бухгалтерії), погоджений з головним бухгалтером та затверджений керівником підприємства.

7. Працівник, який відряджається, має ознайомитися з кошторисом та підписати його.

Пам’ятайте, що цей кошторис є попереднім, і фактичні витрати можуть відрізнятися. Після повернення з відрядження працівник має подати звіт про використання коштів, виданих на відрядження, з додаванням підтверджуючих документів (квитки, чеки, рахунки з готелів тощо).

Також важливо зазначити, що для закордонних відряджень кошторис складається в іноземній валюті та гривнях за курсом Національного банку України на день затвердження кошторису.

Цей шаблон може бути адаптований відповідно до внутрішніх політик та процедур конкретного підприємства, але основні елементи мають бути збережені для відповідності законодавчим вимогам.

Кошторис витрат на службове відрядження складається для розрахунку та обґрунтування витрат, пов’язаних з виконанням працівником службових завдань за межами місця постійної роботи. Згідно з законодавством України, зокрема Кодексом законів про працю та Податковим кодексом, роботодавець зобов’язаний відшкодувати витрати працівника, понесені під час відрядження, а також забезпечити виплату добових.

Приклад кошторису:

Кошторис витрат на службове відрядження
Місто: [місто складання документу]
Дата: [дата складання документу]
Номер документу: [номер документу]
Працівник: [ПІБ працівника]
Посада: [назва посади]
Місце відрядження: [місто та країна, якщо це міжнародне відрядження]
Термін відрядження: з [дата початку] по [дата закінчення]

1. Вартість проїзду:
[вказати тип транспорту, наприклад: поїзд, літак, автобус]
Сума: [сума витрат на проїзд] грн
Джерело: [вказати, наприклад: квитки, маршрутні листи]

2. Витрати на проживання:
Готель [назва готелю або іншого місця проживання]
Кількість діб: [вказати кількість ночей]
Сума: [сума витрат на проживання] грн
Джерело: [вказати документ, наприклад: рахунок або квитанція за проживання]

3. Добові:
Кількість діб: [кількість днів відрядження]
Норма добових на добу: [норма згідно з чинним законодавством, наприклад 300 грн]
Загальна сума: [кількість днів відрядження х норму добових] грн

4. Інші витрати:
[Описати додаткові витрати, наприклад: транспорт у місці відрядження, канцелярські товари, інші витрати, пов’язані зі службовими обов’язками]
Сума: [сума додаткових витрат] грн
Джерело: [вказати документ, наприклад: квитанції або чеки]

Загальна сума витрат:
[Загальна сума всіх витрат, зазначених у кошторисі] грн

Цей кошторис підлягає затвердженню керівником для подальшої компенсації витрат працівника на підставі документів, що підтверджують фактичні витрати під час службового відрядження.

Підписи:
[ПІБ особи, яка склала кошторис, її підпис]
[ПІБ працівника, який ознайомився з кошторисом, його підпис]
[ПІБ керівника або особи, яка затверджує кошторис, її підпис]

Цей документ є основою для компенсації витрат працівника за результатами відрядження і має бути підкріплений відповідними підтверджувальними документами.

Шаблон Кошторису витрат на службове відрядження

[Найменування підприємства, установи, організації]

Кошторис витрат на службове відрядження

№ ___ від ___ листопада 2023 року

Працівник: [Прізвище, ім’я, по батькові], [посада]

Місце відрядження: [Місто, країна]

Термін відрядження: з [Дата початку] по [Дата закінчення]

Підстава для відрядження: [Наказ про відрядження №___ від ___]

Примітки:

• Проїзд: Вартість квитків на транспорт (потяг, літак, автобус тощо).
• Проживання: Вартість проживання в готелі або іншому місці розміщення.
• Добові витрати: Визначаються відповідно до чинного законодавства.
• Інші витрати: Вказуються всі інші витрати, пов’язані з відрядженням.

Загальна сума витрат: [Сума прописью] гривень [Сума цифрами] копійок

Підписи:

Працівник: (Прізвище, ім’я, по батькові)

Бухгалтер: (Прізвище, ім’я, по батькові)

Пояснення:

• Найменування підприємства: Повна офіційна назва підприємства, яке відряджає працівника.
• Працівник: Прізвище, ім’я, по батькові та посада працівника, який відряджається.
• Місце відрядження: Місто або країна, куди відряджається працівник.
• Термін відрядження: Точні дати початку і закінчення відрядження.
• Підстава для відрядження: Номер і дата наказу про відрядження.
• Вид витрат: Перелік можливих витрат, пов’язаних з відрядженням.
• Кількість/Сума: Кількість одиниць або сума витрат за кожним видом.
• Вартість одиниці: Вартість однієї одиниці витрат.
• Сума: Загальна сума витрат за кожним видом.
• Загальна сума витрат: Сума всіх витрат.
• Підписи: Підписи працівника та бухгалтера.

Важливо:

• Законодавча база: Порядок відрядження працівників регулюється Кодексом законів про працю України та іншими нормативно-правовими актами. Зокрема, розмір добових витрат визначається постановою Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 р. № 98.
• Підтверджуючі документи: Для відшкодування витрат працівник повинен надати підтверджуючі документи (квитки, рахунки тощо).
• Звіт про використання коштів: Після повернення з відрядження працівник зобов’язаний подати звіт про використання коштів, виданих на відрядження.

Приклад заповнення:

Кошторис витрат на службове відрядження

№ 1 від 15 листопада 2023 року

Працівник: Петров Олег Васильович, менеджер з продажу

Місце відрядження: м. Львів

Термін відрядження: з 20 листопада по 22 листопада 2023 року

Загальна сума витрат: Дві тисячі дев’ятсот гривень 00 копійок

Підписи:

Працівник: Петров Олег Васильович

Бухгалтер: Іванова Марія Іванівна

Кошторис витрат на службове відрядження

[Назва організації], [адреса], [дата]

[ім’я та посада керівника]

Кошторис витрат на службове відрядження працівника [ім’я працівника], зареєстрованого під номером [номер працівника], від [місце відправки] до [місце призначення] з [дата початку відрядження] по [дата закінчення відрядження].

Витрати на службове відрядження складають:

* Транспортні витрати: [ціна транспортних послуг] грн.
* Житлові витрати: [ціна житлових послуг] грн.
* Питні витрати: [ціна питних послуг] грн.
* Інші витрати: [ціна інших послуг] грн.

Усього витрат: [ціна всього] грн.

Кошторис витрат затверджений згідно з Законом України “Про державне матеріальне забезпечення” від 16.07.1992 року (стаття 10) та Законом України “Про державні закупівлі” від 25.08.2005 року (стаття 14).

Повноваження керівника організації на затвердження кошторису витрат підтверджені підписом.

[ім’я та підпис керівника]

[ім’я та підпис працівника]

Такий кошторис є обов’язковим для виконання працівником з моменту його підписання.