Інструкція з діловодства

Інструкція з діловодства може мати різні форми, в залежності від особливостей і потреб організації. Вона може бути як універсальною, так і специфічною для певних видів діяльності або документів. Наприклад, можуть бути окремі інструкції для фінансових документів, кадрових записів тощо.

Головна мета Інструкції з діловодства – визначити єдині підходи до обробки документів. Це включає процедури створення, перевірки, затвердження, реєстрації, зберігання та архівації документів. Інструкція також допомагає забезпечувати дотримання законодавчих та регуляторних вимог, а також забезпечує ефективний обмін інформацією всередині та зовні організації.

До Інструкції з діловодства пред’являються високі вимоги з точки зору юридичної коректності, чіткості формулювань, вичерпності та актуальності. Вона має бути складена з урахуванням чинного законодавства та внутрішніх правил організації.

Інструкцію зазвичай складають на основі внутрішніх потреб організації, її структури та специфіки діяльності. Також враховуються нормативно-правові акти, стандарти та рекомендації у сфері діловодства.

У цьому документі конкретні сторони як такі зазвичай не визначаються. Він є внутрішнім регуляторним документом організації та має обов’язкову силу для всіх її співробітників.

Інструкція має бути оформлена згідно з встановленими нормами ділової української мови. Важливо забезпечити її легкість для розуміння та доступність для співробітників. Вона має містити чіткі вказівки, процедури та відповідальність за їх невиконання.

Зазвичай Інструкцію з діловодства складає відділ документообігу або відповідальний за це співробітник, у великий організаціях – спеціалізоване юридичне відділення. Її розробка вимагає глибоких знань в області управління документацією та законодавства.

Інструкція з діловодства – це ключовий елемент системи управління документообігом будь-якої організації. Вона допомагає підтримувати порядок, забезпечувати легальність та ефективність обробки документів, а також сприяє відповідності організації чинному законодавству України.

Порядок підготовки інструкції з діловодства

Підготовка інструкції з діловодства включає декілька ключових етапів. Цей процес має бути добре організований, щоб забезпечити створення документа, який ефективно регулюватиме діловодство організації. Ось основні кроки:

1. Аналіз поточної системи діловодства

• Оцінка існуючого порядку: Першим кроком є оцінка поточної системи діловодства в організації. Це включає аналіз використовуваних форм, процедур, програмного забезпечення та загальних практик.
• Виявлення потреб та проблем: Визначте, які аспекти поточної системи потребують удосконалення або зміни.

2. Вивчення нормативно-правової бази

• Законодавча база: Ознайомтеся з відповідними законами, нормативно-правовими актами та стандартами, які регулюють діловодство в Україні.
• Адаптація під вимоги законодавства: Упевніться, що запропоновані процедури відповідають цим вимогам.

3. Розробка проекту інструкції

• Структура документу: Визначте структуру інструкції, включаючи всі необхідні розділи та пункти.
• Написання вмісту: Розробіть вміст кожного розділу, зосереджуючись на чіткості та точності формулювань.

4. Внутрішні консультації та затвердження

• Консультації з відділами: Проконсультуйтеся з ключовими відділами та співробітниками для отримання зворотного зв’язку.
• Внесення змін: Внесіть необхідні корективи на основі отриманих відгуків.

5. Оформлення та затвердження

• Офіційне оформлення: Оформіть інструкцію відповідно до корпоративних стандартів.
• Затвердження керівництвом: Подайте інструкцію на затвердження керівництву організації.

6. Впровадження та навчання

• Розповсюдження документа: Забезпечте доступність інструкції для всіх співробітників.
• Організація навчань: Проведіть навчальні сесії або семінари для співробітників, щоб ознайомити їх з новими правилами.

7. Моніторинг та оновлення

• Моніторинг ефективності: Регулярно перевіряйте, як інструкція функціонує на практиці.
• Оновлення при необхідності: Оновлюйте інструкцію відповідно до змін у законодавстві, внутрішніх потреб або на основі отриманого досвіду.

Кожен з цих етапів важливий для створення ефективного та функціонального документа, який відповідатиме всім вимогам та потребам організації.

Вимоги до структури та змісту інструкції з діловодства

Вимоги до структури та змісту інструкції з діловодства відіграють ключову роль у забезпеченні ефективного управління документообігом у будь-якій організації. Структура інструкції повинна бути логічною та зрозумілою, що дозволяє легко навігувати по документу та знаходити потрібну інформацію. Зазвичай вона включає введення, в якому описуються мета та область застосування інструкції, основні розділи, що відображають різні аспекти діловодства, такі як реєстрація, обробка, зберігання та архівування документів, а також заключну частину, де можуть бути описані процедури оновлення інструкції.

Що стосується змісту, інструкція має чітко визначати всі процедури та політики, пов’язані з діловодством у організації. Це включає докладні вказівки щодо створення, обробки, реєстрації, розподілу, зберігання та знищення документів. Також важливо, щоб інструкція враховувала відповідні законодавчі та нормативні вимоги, забезпечуючи дотримання всіх необхідних правил та процедур.

Особлива увага повинна бути приділена забезпеченню конфіденційності та безпеки інформації, що міститься у документах. Інструкція має включати вказівки щодо захисту персональних даних, важливої комерційної інформації та інших чутливих даних.

Зміст інструкції має бути написаний зрозумілою та доступною мовою, щоб забезпечити легке розуміння та виконання вказівок всіма співробітниками. Регулярне оновлення та перегляд інструкції також є важливим, оскільки це дозволяє підтримувати актуальність документа відповідно до змін у законодавстві, технологіях та внутрішніх процесах організації.

Порядок уведення інструкції з діловодства в дію

Уведення інструкції з діловодства в дію є важливим процесом, що вимагає ретельного планування та координації. Цей процес забезпечує, що нові правила та процедури будуть ефективно інтегровані у повсякденну діяльність організації. Для цього необхідно виконати наступні кроки:

Ключ до успішного введення інструкції в дію полягає у забезпеченні відкритого комунікаційного каналу між керівництвом, відповідальними за діловодство співробітниками та персоналом, який залучений до виконання документообігу.

Розроблення тимчасової інструкції з діловодства

Розроблення тимчасової інструкції з діловодства вимагає особливого підходу, оскільки такий документ часто створюється для вирішення актуальних, часто непередбачених ситуацій або для виконання певних короткотермінових завдань. Головна мета такої інструкції – забезпечити швидке та ефективне управління документообігом у рамках визначеного часового періоду або для конкретного проекту.

На початку процесу розроблення важливо чітко визначити цілі та обсяг інструкції, а також умови, за яких вона буде застосовуватися. Потім слід провести аналіз існуючих процедур діловодства та виявити, які з них потребують адаптації або заміни в рамках тимчасової інструкції.

Після аналізу, наступним кроком є розробка власне інструкції. Це включає написання тексту, що відображає специфіку та особливості ситуації, для якої вона призначена. Важливо, щоб інструкція була лаконічною, але при цьому вичерпною та зрозумілою для тих, хто буде її використовувати.

Разом з тим, важливо, щоб тимчасова інструкція відповідала чинному законодавству та внутрішнім політикам організації. Це забезпечить її легітимність та зменшить ризик виникнення правових проблем.

Після написання тимчасова інструкція повинна бути затверджена керівництвом. Також, як і в випадку з постійними інструкціями, важливо організувати процес інформування та навчання співробітників, які будуть використовувати ці нові правила.

На заключному етапі, після введення тимчасової інструкції в дію, важливо проводити моніторинг її застосування та ефективності, а також збирати зворотний зв’язок для можливого її удосконалення або коригування.

Завершуючи використання тимчасової інструкції, необхідно провести аналіз її впливу на процеси діловодства, а також визначити, чи є елементи, які можна адаптувати для включення до постійної інструкції з діловодства.

Приклади

Інструкція з діловодства

Законодавчі акти України, які регулюють Інструкцію з діловодства:

• Закон України “Про документообіг”
• Наказ Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1050/5 “Про затвердження Змін до Національного стандарту України “Державна уніфікована система документообігу. Уніфіковані форми управлінських документів” (ДСТУ 4163-2003)”

Опис Інструкції з діловодства

Інструкція з діловодства – це документ, який встановлює єдині правила документування та документообігу в організації.

Інструкція з діловодства складається з таких розділів:

• Загальні положення
• Основні правила документування
• Основні правила документообігу
• Відповідальність за організацію діловодства

Розділ “Загальні положення” містить інформацію про призначення Інструкції, її структуру, порядок користування нею.

Розділ “Основні правила документування” містить правила оформлення документів, їх реквізитів, а також порядок їх складання, підписання та затвердження.

Розділ “Основні правила документообігу” містить правила приймання, реєстрації, обліку, зберігання та використання документів.

Розділ “Відповідальність за організацію діловодства” містить інформацію про відповідальність за організацію діловодства в організації.

Приклади заповнення

Приклад заповнення заголовної частини Інструкції з діловодства

Інструкція з діловодства

Найменування організації

[Найменування організації]

Дата затвердження

[Дата затвердження Інструкції]

Приклад заповнення розділу “Основні правила документування”

Основні правила документування

1. Документи оформляються державною мовою.
2. Документи оформляються на папері формату А4 (210 х 297 мм).
3. Документи повинні мати такі реквізити:
   • Найменування організації-відправника;
   • Найменування документа;
   • Дата документа;
   • Номер документа;
   • Адресат;
   • Текст документа;
   • Підпис;
   • Печатка.
4. Документи підписуються посадовими особами, уповноваженими на це.
5. Документи засвідчуються печаткою організації, якщо це передбачено законодавством.

Приклад заповнення розділу “Основні правила документообігу”

Основні правила документообігу

1. Документи приймаються до діловодства в день їх надходження або в перший робочий день, наступний за днем їх надходження.
2. Документи реєструються в день їх надходження або в перший робочий день, наступний за днем їх надходження.
3. Документи зберігаються в організації відповідно до чинного законодавства.
4. Документи можуть використовуватися в діяльності організації лише за наявності підстав, передбачених законодавством.

Примітка

Інструкція з діловодства може бути доповнена або змінена з урахуванням змін у законодавстві України, а також особливостей діяльності організації.

Шаблон “Інструкції з діловодства” може виглядати приблизно так:

Інструкція з діловодства [Назва організації]

1. Загальні положення

• 1.1 Ця Інструкція регулює порядок діловодства в [Назва організації].
• 1.2 Розроблена згідно з Законом України “Про архівну справу та діловодство” та іншими нормативно-правовими актами.
• 1.3 Інструкція є обов’язковою для виконання всіма співробітниками [Назва організації].

2. Організація діловодства

• 2.1 Визначення структури документообігу.
• 2.2 Правила створення, обробки та архівування документів.
• 2.3 Відповідальні особи: [Посади відповідальних співробітників].

3. Реєстрація документів

• 3.1 Порядок реєстрації вхідної, вихідної та внутрішньої документації.
• 3.2 Використання реєстраційної книги або програмного забезпечення.
• 3.3 Приклад заповнення реєстраційної форми: [Приклад].

4. Обробка документів

• 4.1 Правила приймання, перевірки та розподілу документів.
• 4.2 Методи класифікації та зберігання документів.
• 4.3 Вимоги до електронного документообігу.

5. Зберігання та використання документів

• 5.1 Терміни зберігання документів.
• 5.2 Заходи щодо забезпечення конфіденційності та безпеки інформації.
• 5.3 Утилізація документів.

6. Відповідальність за порушення порядку діловодства

• 6.1 Відповідальність згідно з внутрішніми правилами та законодавством України.
• 6.2 Процедура розгляду порушень.

7. Заключні положення

• 7.1 Періодичний перегляд та оновлення Інструкції.
• 7.2 Введення Інструкції в дію з [дата].

Цей шаблон може бути адаптований та доповнений відповідно до специфіки конкретної організації, її структури та потреб. Важливо, щоб він відповідав чинному законодавству України та був зрозумілим для всіх співробітників організації.