Журнал ведення документації

Існують різні види та форми журналів ведення документації, які залежать від потреб та специфіки діяльності підприємства чи організації. Це може бути журнал реєстрації вхідної та вихідної кореспонденції, журнал обліку договірної документації, журнал реєстрації нормативних актів, журнал обліку кадрових документів тощо.

Цей документ необхідний для забезпечення ефективної організації роботи з документами, своєчасного доступу до необхідної інформації, запобігання втратам або змішуванню документів, а також для відстеження їхнього руху та обробки.

До ведення журналу ведення документації висуваються певні вимоги. Важливо, щоб всі записи були точними, повними та вчасними. Журнал повинен бути структурованим таким чином, щоб було зручно та швидко знаходити необхідну інформацію. Також важливо забезпечити збереження документа в безпечному та доступному місці.

Журнал ведення документації складають у тих випадках, коли потрібно вести систематичний облік документів, які надходять до або формуються в організації. Це може бути актуально для підприємств з великою кількістю документообігу, для органів влади, навчальних та медичних установ.

У документі виступають сторонами співробітники, які відповідають за прийом, відправлення, оформлення або зберігання документів. Це можуть бути секретарі, офіс-менеджери, діловоди, архіваріуси та інші посадові особи.

Щодо оформлення, журнал повинен мати чітку структуру, яка включає номер запису, дату, назву документу, дані про особу, яка приймає чи відправляє документ, та інші важливі деталі залежно від специфіки документації.

Складання журналу ведення документації зазвичай здійснюється відповідальними особами, які мають компетенції та відповідні повноваження у сфері діловодства та документообігу. Дуже важливо, щоб процес ведення журналу був дисциплінованим та послідовним.

Приклади

Шаблон Журналу ведення документації

Журнал ведення документації

[Найменування підприємства]

[Дата]

[Місто]

Цей Журнал ведення документації (далі – Журнал) призначений для обліку ведення документації на підприємстві.

1. Загальні положення

1.1. Журнал ведеться [найменування підприємства] (далі – Підприємство).

1.2. Журнал є обов’язковим для виконання всіма працівниками Підприємства, які мають відношення до ведення документації.

2. Порядок ведення Журналу

2.1. Журнал ведеться в хронологічному порядку.

2.2. У Журналі зазначаються такі відомості:

• дата реєстрації документу;
• найменування документу;
• номер документу;
• дата створення документу;
• відповідальна особа за ведення документу;
• місце зберігання документу;
• термін зберігання документу.

2.3. Журнал підписується відповідальною особою за ведення документації та керівником Підприємства.

3. Відповідальність за ведення Журналу

3.1. Відповідальність за ведення Журналу покладається на відповідальну особу за ведення документації.

3.2. Працівники Підприємства, які мають відношення до ведення документації, несуть відповідальність за своєчасне та правильне заповнення Журналу.

4. Прикінцеві положення

4.1. Журнал зберігається на Підприємстві протягом [термін зберігання].

Примітка:

У цьому шаблоні Журналу ведення документації визначено такі основні розділи:

• Загальні положення – визначає предмет, мету та сферу застосування Журналу.
• Порядок ведення Журналу – визначає порядок ведення Журналу.
• Відповідальність за ведення Журналу – визначає відповідальність за ведення Журналу.
• Прикінцеві положення – визначає порядок зберігання Журналу.

Відповідні закони України

• Кодекс законів про працю України
• Закон України “Про охорону праці”
• Положення про документообіг у державних органах та органах місцевого самоврядування, затверджене постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року № 1194

Приклади заповнення

Розділ 2. Порядок ведення Журналу

У цьому розділі можна вказати конкретні правила заповнення Журналу. Наприклад, можна вказати такі правила:

• дата реєстрації документу зазначається в календарному порядку;
• найменування документу зазначається відповідно до номенклатури документів Підприємства;
• номер документу зазначається відповідно до системи нумерації документів Підприємства;
• дата створення документу зазначається відповідно до дати його підписання або затвердження;
• відповідальна особа за ведення документу зазначається відповідно до посадових інструкцій;
• місце зберігання документу зазначається відповідно до номенклатури документів Підприємства;
• термін зберігання документу зазначається відповідно до Переліку типових документів, що утворюються в діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, установ, підприємств, організацій та установлюються строки їх зберігання, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5.

Розділ 3. Відповідальність за ведення Журналу

У цьому розділі можна вказати конкретні види відповідальності, які можуть бути застосовані до працівників, які порушили вимоги щодо ведення Журналу. Наприклад, можна вказати такі види відповідальності:

• дисциплінарна відповідальність, зокрема догана або звільнення з роботи;
• адміністративна відповідальність, зокрема штраф;
• кримінальна відповідальність, у разі, якщо порушення вимог щодо ведення Журналу призвело до тяжких наслідків.

Загальні рекомендації

• Журнал ведення документації слід розробити та затвердити до початку ведення документації на Підприємстві.
• Журнал ведення документації слід періодично переглядати та актуалізувати.
• Працівники Підприємства, які мають відношення до ведення документації, повинні бути ознайомлені з правилами ведення Журналу під підпис.

Приклад заповнення

Додаткові рекомендації

• Журнал ведення документації можна доповнити іншими розділами або графами, які необхідні для обліку ведення документації на Підприємстві.
• Журнал ведення документації можна вести в електронному вигляді.

Загальні вимоги

Журнал ведення документації повинен відповідати таким загальним вимогам:

• Журнал повинен бути чітко оформлений, упорядкованим та доступним для ознайомлення.
• У Журналі повинні бути всі необхідні відомості для обліку ведення документації на Підприємстві.
• У Журналі повинні бути зафіксовані всі факти реєстрації документів, включаючи дату реєстрації, найменування документа, номер документу, дату створення документа, відповідальну особу за ведення документу, місце зберігання документу та термін зберігання документу.

Значення Журналу ведення документації

Журнал ведення документації є важливим інструментом для забезпечення ефективного документообігу на Підприємстві. Він дозволяє:

• відстежувати рух документів;
• контролювати терміни виконання документів;
• забезпечувати зберігання документів відповідно до встановлених строків;
• забезпечувати доступ до документів для працівників Підприємства.

Ведення Журналу ведення документації є обов’язковим для всіх Підприємств, незалежно від їхньої форми власності та виду діяльності.

Журнал ведення документації

Підприємство: [Назва підприємства] Відділ: [Назва відділу] Відповідальна особа: [ПІБ відповідальної особи] Дата початку ведення: [дд.мм.рррр]

Примітка: Усі дані, що вносяться до журналу, повинні бути точними та актуальними. Журнал зберігається в доступному місці для можливості перевірки та аудиту.

Відповідні закони України: