Журнал реєстрації заяв з кадрових питань

Необхідність ведення цього журналу регламентується Національним стандартом України ДСТУ 4163-2003 “Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів” та внутрішніми нормативними актами установи. Його основне призначення полягає у систематизації, зберіганні та наданні оперативного доступу до інформації щодо заяв, поданих працівниками у кадрових питаннях.

Журнал реєстрації заяв з кадрових питань може мати різні форми залежно від потреб та специфіки конкретної установи. Як правило, він ведеться у вигляді окремого прошнурованого, пронумерованого та скріпленого печаткою документа. Водночас, допустимо вести журнал і в електронному вигляді, що дозволяє автоматизувати процес реєстрації та пошуку необхідної інформації. Незалежно від форми, такий журнал повинен містити наступні основні реквізити: порядковий номер заяви, дату її надходження, прізвище, ім’я та по батькові працівника, короткий зміст заяви, відомості про розгляд (результати, дату, резолюцію) та виконання.

Ведення Журналу реєстрації заяв з кадрових питань є обов’язковим для всіх підприємств, установ та організацій в Україні, незалежно від форми власності та виду економічної діяльності. Це пояснюється тим, що розгляд звернень працівників у кадрових питаннях є важливим елементом управління персоналом та забезпечення дотримання трудових прав. Наявність такого журналу дозволяє не лише впорядкувати облік заяв, а й підвищити рівень відповідальності керівництва за своєчасне та об’єктивне їх вирішення.

Вимоги до оформлення Журналу реєстрації заяв з кадрових питань передбачають, що він має бути пронумерований, прошнурований і скріплений печаткою установи. Записи в ньому повинні бути чіткими, розбірливими та виконані без виправлень. Кожен запис має містити порядковий номер заяви, дату її надходження, прізвище, ім’я та по батькові працівника, короткий зміст заяви, відомості про розгляд (результати, дату, резолюцію) та виконання.

Ведення Журналу реєстрації заяв з кадрових питань, як правило, покладається на співробітника кадрової служби або уповноваженого працівника установи. Ця особа несе відповідальність за своєчасне та правильне внесення записів до журналу, забезпечення його збереженості, а також контроль за наявністю необхідних реквізитів. Організація роботи з журналом, розгляд заяв та здійснення контролю за веденням журналу здійснюється керівником установи або іншою уповноваженою ним особою.

Таким чином, Журнал реєстрації заяв з кадрових питань є важливим елементом документообігу організації, який забезпечує впорядкований облік та контроль за розглядом звернень працівників у трудовій сфері. Його ведення регламентується чинним законодавством та сприяє підвищенню відповідальності керівництва за дотримання прав та інтересів персоналу.

Приклади

Журнал реєстрації заяв з кадрових питань

Дата Номер заяви ПІБ Зміст заяви Відповідно до законодавства Підпис заявника Підпис відповідальної особи

Наприклад:

1 січня 2023 року 1 Іванов Іван Іванович Заява на надання відпустки без збереження заробітної плати тривалістю 10 календарних днів з 15.01.2023 по 24.01.2023 включно

Стаття 26 Кодексу законів про працю України, Стаття 84 Кодексу законів про працю України

Іванов І.І. Петрова С.С.

15 лютого 2023 року 2 Петрова Марія Сергіївна Заява про переведення на іншу посаду (нижчої кваліфікації) у зв’язку з виробничою необхідністю

Стаття 32 Кодексу законів про працю України, Стаття 33 Кодексу законів про працю України

Петрова М.С. Сидоров В.В.

1 березня 2023 року 3 Сидоров Василь Васильович Заява про звільнення за власним бажанням з 15.03.2023

Стаття 38 Кодексу законів про працю України

Сидоров В.В. Іванов І.І.