Журнал реєстрації вихідних документів

83

Просмотров

Просмотров

Добавить в избраное

Ведення Журналу реєстрації вихідних документів є вкрай важливим, оскільки дозволяє впорядкувати процес передачі кореспонденції, забезпечуючи належний контроль та збереження важливих паперів. По-перше, сам факт реєстрації вихідних документів у Журналі запобігає їх втраті чи несанкціонованому використанню. По-друге, ведення Журналу є обов’язковою вимогою для більшості організацій відповідно до нормативно-правових актів, що регулюють питання діловодства. По-третє, у разі виникнення спірних ситуацій чи необхідності підтвердження фактів відправлення документів, Журнал може слугувати вагомим доказовим матеріалом.

Складання Журналу реєстрації вихідних документів, як правило, здійснюється працівниками канцелярії або секретаріату. Основними сторонами в даному документі виступають особа, яка відправляє документ, та особа, якій він адресований. Відповідальний працівник, наділений належними повноваженнями, здійснює реєстрацію та подальше опрацювання записів у Журналі.

До оформлення Журналу реєстрації вихідних документів висуваються чіткі вимоги. Записи мають бути розбірливими, акуратними, без будь-яких виправлень чи помарок. Важливо дотримуватися хронологічної послідовності реєстрації та забезпечувати збереження Журналу протягом встановленого строку. У разі необхідності, Журнал може бути витребуваний контролюючими органами для перевірки.

Ведення Журналу реєстрації вихідних документів передбачає чітку послідовність дій. Спочатку відповідальний працівник фіксує факт відправлення документа, зазначаючи всі необхідні реквізити. Далі, він здійснює відмітку про спосіб доставки та, за можливості, отримує підтвердження про вручення адресату. Таким чином, Журнал слугує своєрідним “ланцюжком” руху вихідної кореспонденції, забезпечуючи прозорість та відстеження процесу її обробки.

Отже, Журнал реєстрації вихідних документів є невід’ємним інструментом ефективного діловодства, який дозволяє упорядкувати процес відправлення кореспонденції. Його ведення регламентується нормативно-правовими актами та здійснюється відповідальним працівником із дотриманням встановлених вимог. Використання Журналу сприяє прозорості, контролю та збереженню важливих документів, що має першочергове значення для будь-якої організації.

Приклади

Журнал реєстрації вихідних документів

Дата Вихідний номер Адресат Короткий зміст Спосіб відправлення Підпис

Наприклад:

1 січня 2023 року Вих. №1 ТОВ “Альфа” Цінова пропозиція Поштою Петрова С.С.

Відповідно до вимог Інструкції з діловодства, затвердженої Наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5

15 лютого 2023 року Вих. №2 ПрАТ “Бета” Запрошення на робочу зустріч Електронною поштою Іванов І.І.

1 березня 2023 року Вих. №3 ФОП Гамма Відповідь на запит про інформацію Поштою Сидоров В.В.

Журнал реєстрації вихідних документів:

Дата	Номер документа	Зміст документа	Закон України	Приклад заповнення
01.01.24	В-001/24	Лист з відповіддю на запит клієнта	Цивільний кодекс України	Надіслано листа з відповіддю на запит клієнта щодо умов постачання товарів.
05.01.24	В-002/24	Договір про співпрацю з новим партнером	Цивільний кодекс України	Укладено договір з новим партнером щодо співпраці в галузі реклами та маркетингу.
10.01.24	В-003/24	Звіт про виконання проекту	Кодекс цивільного процесу України	Підготовлено та відправлено звіт про виконання проекту згідно з умовами договору.
15.01.24	В-004/24	Рахунок-фактура за послуги	Податковий кодекс України	Виставлено рахунок-фактуру клієнту за надані послуги з обслуговування та консультацій.
20.01.24	В-005/24	Лист з проханням про співпрацю	Цивільний кодекс України	Відправлено листа з проханням про можливість співпраці та партнерства у майбутньому.
25.01.24	В-006/24	Договір про постачання товарів	Цивільний кодекс України	Укладено договір з постачальником щодо постачання необхідних матеріалів для виробництва.
30.01.24	В-007/24	Повідомлення про прийняття рішення	Цивільний кодекс України	Надіслано повідомлення клієнту про прийняття рішення щодо його заявки на участь у проекті.

Журнал реєстрації вихідних документів

I. Загальні відомості

II. Законодавство

Цей журнал реєстрації ведеться відповідно до вимог таких законів України:

Закон України “Про діловодство та архівну справу” від 22.10.1998 № 543-XIV
Наказ Міністерства юстиції України “Про затвердження Правил орфографічного режиму в українській мові” від 21.05.2009 № 358
Інші закони та нормативно-правові акти, що стосуються діловодства у вашій організації

III. Приклади заповнення

1. Лист до органу державної влади

Кому направлено документ: Міністерство фінансів України
Номер телефону та факсу одержувача: (044) 290-34-44, (044) 290-34-45
Адреса електронної пошти одержувача:
Короткий зміст документа: Відповідь на лист щодо змін до податкового законодавства.
Вид документа: Лист
Додатки до документа: Проект наказу про внесення змін до внутрішніх документів організації.
Спосіб відправлення документа: Поштою
Відмітка про виконання: Лист відправлений (дата реєстрації).
Дата виконання: (дата реєстрації)
Відповідальна особа: (ПІБ та посада)

2. Електронний лист до контрагента

Кому направлено документ: ТОВ “АБВ”
Адреса електронної пошти одержувача: [видалено недійсну URL-адресу]
Короткий зміст документа: Підтвердження оплати за рахунком-фактурою № 1

Вид документа: Електронний лист
Додатки до документа: Квитанція про оплату.
Спосіб відправлення документа: Електронною поштою
Відмітка про виконання: Електронний лист відправлений.
Дата виконання: (дата)
Відповідальна особа: (ПIБ та посада)

IV. Важливі моменти

Журнал реєстрації вихідних документів зберігається протягом 75 років з моменту його заповнення.
Всі записи в журналі повинні бути розбірливими і точними.
Замість підпису відповідальної особи можна використовувати запис “Згідно з наказом № (номер) від (дата)”.
Цей шаблон є лише зразком. До нього можна додавати інші графи та стовпчики, які необхідні для ведення обліку вихідних документів у вашій організації.