Журнал реєстрації відряджень

Основна мета ведення подібного реєстру полягає у створенні своєрідної бази даних, що містить детальну інформацію про кожне відрядження конкретного працівника. Це допомагає зберігати певну логіку та хронологію, уникаючи плутанини чи втрати важливих деталей. Крім того, наявність такого журналу значно полегшує процес підготовки звітності та перевірки відповідних записів уповноваженими органами.

Хоча закон не встановлює жорстких вимог щодо форми ведення журналу реєстрації відряджень, на практиці зазвичай використовується стандартизований бланк, де міститься низка обов’язкових полів для заповнення. До них можна віднести прізвище, ім’я, по батькові відрядженого працівника, його посаду, структурний підрозділ, пункт призначення, мету та підставу відрядження, терміни перебування поза місцем роботи тощо. При цьому важливо зауважити, що журнал має бути належним чином завірений керівництвом та мати відбитки печаток організації.

Складання та ведення журналу реєстрації відряджень, як правило, покладається на працівників відділу кадрів або бухгалтерії, які забезпечують своєчасне та точне внесення необхідних даних. У цьому процесі також беруть участь керівники структурних підрозділів, надаючи відповідну інформацію про підлеглих, які направляються у відрядження.

Слід зазначити, що журнал реєстрації відряджень виконує кілька важливих функцій. По-перше, він слугує своєрідним підтвердженням факту виконання працівником своїх службових обов’язків поза межами основного місця роботи. По-друге, інформація з журналу використовується для обчислення належних компенсацій та відшкодувань, пов’язаних зі службовими поїздками. Нарешті, цей документ може слугувати важливим доказом у разі виникнення спорів чи непередбачуваних ситуацій під час відрядження.

Підсумовуючи, можна стверджувати, що Журнал реєстрації відряджень є необхідним інструментом для забезпечення належного обліку та контролю над процесом службових поїздок працівників. Його ретельне ведення та дотримання встановлених вимог до оформлення сприяє ефективному управлінню людськими ресурсами, захисту прав працівників та підтримці високого рівня прозорості діяльності організації в цілому.

Приклади

Журнал реєстрації відряджень ведеться відповідно до вимог Кодексу законів про працю України, Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13.03.1998 №59 та згідно з Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженим постановою Правління НБУ від 29.12.2017 №148.

У журналі зазначаються наступні графи: порядковий номер, прізвище, ім’я, по батькові відрядженого працівника, його посада та підрозділ, куди він направляється у відрядження, мета та підстава відрядження відповідно до наказу або розпорядження, термін перебування у відрядженні із зазначенням дати початку та закінчення, розмір наданого авансу на відрядження, дата видачі авансу працівнику, особистий підпис працівника про отримання авансу та дата складання звіту про використання коштів, виданих на відрядження. Журнал повинен бути прошнурованим, мати нумерацію аркушів та засвідчений підписами керівника та головного бухгалтера.

Приклад заповнення журналу: запис №1 – Петренко Іван Петрович, юрисконсульт юридичного відділу, направлений у відрядження до м. Харків на навчальний семінар з 01.06.2023 по 03.06.2023 згідно з наказом №25 від 25.05.2023, аванс 2500 грн., отримав 28.05.2023, особистий підпис, звіт поданий 07.06.2023. Запис №2 – Сидоренко Марія Іванівна…

Таким чином, журнал реєстрації відряджень є обов’язковим документом для обліку працівників, направлених у службові відрядження, містить усі необхідні дані про відрядження та засвідчується належним чином керівництвом підприємства.

Журнал реєстрації відряджень – це документ, в якому фіксуються всі відрядження працівників організації. Згідно з Законом України “Про відрядження працівників”, такі записи мають бути детальними та відповідати вимогам законодавства.

Приклад заповнення журналу реєстрації відряджень:

Цей журнал є важливим документом для контролю та обліку відряджень працівників організації відповідно до вимог законодавства України.

Журнал реєстрації відряджень

Згідно з:

• Стаття 77 Кодексу законів про працю України
• Наказ Міністерства фінансів України від 13 березня 1998 року № 59 “Про затвердження Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон” (втратив чинність)

Цей журнал призначений для реєстрації службових відряджень працівників [назва підприємства].

Журнал містить такі графи:

• Номер запису
• Дата вибуття у відрядження
• Дата прибуття з відрядження
• Прізвище, ім’я, по батькові працівника
• Посада працівника
• Місце відрядження
• Мета відрядження
• Підстава відрядження (наказ, розпорядження)
• Кількість днів відрядження
• Сума видатків на відрядження

Заповнення журналу:

• Перед виїздом у відрядження працівник подає керівнику підрозділу заявку на відрядження, в якій зазначає мету, місце та тривалість відрядження.
• Керівник підрозділу затверджує заявку та видає наказ (розпорядження) про відрядження.
• У журналі реєстрації відряджень робиться запис про відрядження з зазначенням усіх необхідних відомостей.
• Після повернення з відрядження працівник подає керівнику підрозділу звіт про результати відрядження та документи, що підтверджують витрати.
• На підставі звіту та документів керівник підрозділу готує наказ про виплату працівнику видатків на відрядження.

Приклад заповнення:

Цей журнал є лише зразком. У кожному конкретному випадку журнал може мати свої особливості.

Шаблон журналу реєстрації відряджень

Номер реєстру:

Дата реєстрації:

Вид відправки:

Мета відправки:

Повноваження відправника:

Повноваження отримувача:

Документи, що підтверджують повноваження:

Дата початку відправки:

Дата закінчення відправки:

Місце відправки:

Місце призначення:

Повідомлення про відправку:

Повідомлення про приїзд:

Закон України, що регулює відправки: Стаття 5 Закону України “Про державну службу” від 01.07.2010 р.

Приклад заповнення:

Номер реєстру: 001/2023

Дата реєстрації: 15.02.2023

Вид відправки: відправка на службове завдання

Мета відправки: участь у конференції з питань державного управління

Повноваження відправника: наказ міністра від 10.02.2023 р.

Повноваження отримувача: наказ голови відділу від 05.02.2023 р.

Документи, що підтверджують повноваження: наказ міністра, наказ голови відділу

Дата початку відправки: 15.02.2023

Дата закінчення відправки: 20.02.2023

Місце відправки: м. Київ, вул. Шевченко, 12

Місце призначення: м. Київ, вул. Липська, 10

Повідомлення про відправку: надіслано електронною поштою на адресу відправника

Повідомлення про приїзд: надіслано електронною поштою на адресу отримувача

Закон України, що регулює відправки: Стаття 5 Закону України “Про державну службу” від 01.07.2010 р.