Журнал реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян

Журнал може мати різні форми та види, однак всі вони спрямовані на досягнення єдиної мети – систематизації роботи з пропозиціями, заявами і скаргами громадян. Наприклад, він може бути складений у вигляді окремого документа або ж вестися у вигляді записів у спеціальному журналі чи книзі. Також допускається ведення електронної версії журналу, яка дозволяє автоматизувати процес реєстрації та контролю. Незалежно від форми, такий журнал повинен містити інформацію про дату надходження звернення, його реєстраційний номер, короткий зміст, відомості про автора, а також відомості про результати розгляду та строки виконання.

Ведення Журналу реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян є обов’язковим для всіх державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій, незалежно від форми власності та підпорядкування. Його основне призначення – забезпечити своєчасний та ефективний розгляд звернень громадян, а також сприяти підвищенню рівня відповідальності посадових осіб за вирішення порушених у зверненнях питань. Крім того, Журнал може виступати важливим джерелом інформації для аналізу стану роботи з громадянами, виявлення проблемних питань та розробки заходів щодо їх вирішення.

Стосовно вимог до оформлення Журналу реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян, вони можуть відрізнятися залежно від специфіки діяльності установи, однак існують певні загальні правила. Зокрема, журнал має бути пронумерований, прошнурований та скріплений печаткою. Кожен запис у ньому повинен містити дату надходження звернення, його реєстраційний номер, короткий зміст, відомості про автора (ПІБ, адресу), дату та результати розгляду, строки виконання. У разі необхідності можуть вноситися додаткові відомості про хід розгляду та відповіді, надіслані заявнику.

Складання Журналу реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян, як правило, покладається на окремого працівника установи, наприклад, на спеціаліста відділу документообігу або канцелярії. Цей працівник відповідає за своєчасне та правильне ведення журналу, а також за забезпечення належного збереження документа. Організація роботи з журналом, контроль за його веденням та аналіз звернень громадян здійснюється керівником установи або уповноваженою ним особою.

Таким чином, Журнал реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян є важливим документом, який забезпечує прозорість та відкритість у роботі з громадянами, а також підвищує відповідальність посадових осіб за своєчасний і якісний розгляд їхніх звернень. Його ведення є обов’язковим для всіх державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій в Україні, а вимоги до оформлення та порядку складання визначаються внутрішніми правилами та законодавством.

Приклади

Шаблон Журналу реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян може мати наступний вигляд:

Журнал реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян ведеться відповідно до вимог Закону України “Про звернення громадян” та Інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженої Наказом Міністерства юстиції України.

Кожен запис у журналі має містити наступну інформацію:

Дата надходження: 01.04.2024 Реєстраційний номер: 123 Короткий зміст звернення: Пропозиція щодо покращення умов надання адміністративних послуг у відділі Відомості про автора: Іванов Іван Іванович, вул. Центральна, 10, м. Київ Дата та результати розгляду: 05.04.2024, надано письмову відповідь Строки виконання: 10 днів

Дата надходження: 10.04.2024 Реєстраційний номер: 124 Короткий зміст звернення: Скарга на дії посадової особи Відомості про автора: Петренко Петро Петрович, вул. Шевченка, 15, м. Одеса Дата та результати розгляду: 15.04.2024, направлено на додаткове розслідування Строки виконання: 20 днів

Дата надходження: 15.04.2024 Реєстраційний номер: 125 Короткий зміст звернення: Заява про надання адміністративної послуги Відомості про автора: Сидоренко Сидір Сидорович, вул. Франка, 7, м. Львів Дата та результати розгляду: 20.04.2024, надано адміністративну послугу Строки виконання: 15 днів

Ведення Журналу реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян забезпечує прозорість та відкритість у роботі з громадянами, а також дозволяє контролювати своєчасність та якість розгляду їхніх звернень. Він є обов’язковим документом для всіх державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій в Україні.