Журнал реєстрації посадових інструкцій

Посадова інструкція – це організаційно-розпорядчий документ, який визначає права, обов’язки, відповідальність та кваліфікаційні вимоги до працівника, який обіймає певну посаду. Ведення Журналу реєстрації посадових інструкцій дозволяє забезпечити цілісність, доступність та прозорість інформації про обов’язки працівників, що має важливе значення для ефективного управління персоналом, розподілу функціональних обов’язків та контролю за виконанням посадових обов’язків.

Журнал реєстрації посадових інструкцій може мати різні форми, залежно від потреб та специфіки діяльності підприємства, установи чи організації. Він може вестись у вигляді окремого прошнурованого та пронумерованого документа або у вигляді електронної бази даних. У будь-якому випадку, журнал повинен містити таку основну інформацію: дату затвердження посадової інструкції, її реєстраційний номер, найменування посади, прізвище, ім’я та по батькові працівника, на якого складена інструкція, а також відомості про затвердження, погодження та ознайомлення.

Ведення Журналу реєстрації посадових інструкцій є обов’язковим для всіх роботодавців, незалежно від форми власності та організаційно-правової форми. Це зумовлено необхідністю чіткого розподілу функціональних обов’язків, відповідальності та повноважень між працівниками, що є запорукою ефективної та злагодженої роботи організації. Крім того, наявність такого журналу спрощує процес ознайомлення нових працівників з їхніми посадовими обов’язками та полегшує контроль за їх виконанням.

Вимоги до оформлення Журналу реєстрації посадових інструкцій також регламентовані нормативно-правовими актами. Зокрема, він повинен бути пронумерований, прошнурований та скріплений печаткою. Записи в ньому мають бути здійснені чітко, розбірливо та без виправлень. Кожен запис має містити дату затвердження інструкції, її реєстраційний номер, найменування посади, ПІБ працівника, на якого складена інструкція, а також відомості про затвердження, погодження та ознайомлення з нею.

Складання та ведення Журналу реєстрації посадових інструкцій, як правило, покладається на кадрову службу або іншого уповноваженого працівника підприємства, установи чи організації. Ця особа несе відповідальність за своєчасне та правильне внесення записів, забезпечення збереженості журналу, а також контроль за наявністю та актуальністю посадових інструкцій. Керівник, своєю чергою, відповідає за затвердження та внесення змін до посадових інструкцій, а також за організацію роботи з персоналом.

Отже, Журнал реєстрації посадових інструкцій є важливим елементом системи діловодства, який дозволяє забезпечити чіткий розподіл обов’язків та відповідальності між працівниками, а також полегшує контроль за виконанням ними посадових обов’язків. Його ведення є обов’язковим для всіх роботодавців в Україні, а вимоги до оформлення та порядку складання визначаються чинним законодавством та внутрішніми нормативними актами.

Приклади

Шаблон Журналу реєстрації посадових (робочих) інструкцій може мати наступний вигляд:

Ведення Журналу реєстрації посадових (робочих) інструкцій регламентується вимогами Закону України “Про державну службу”, Національного стандарту України ДСТУ 4163-2003 “Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів”, а також внутрішніми нормативними документами підприємства.

Кожен запис у журналі має містити наступну інформацію:

Дата затвердження: 01.04.2024 Реєстраційний номер: 123 Найменування посади: Головний спеціаліст відділу кадрів Прізвище, ім’я, по батькові працівника: Іванов Іван Іванович Відомості про затвердження: Затверджено наказом директора від 01.04.2024 № 25 Відомості про погодження: Погоджено заступником директора з кадрових питань Відомості про ознайомлення: Ознайомлений 02.04.2024

Дата затвердження: 10.04.2024 Реєстраційний номер: 124 Найменування посади: Старший інспектор відділу охорони праці Прізвище, ім’я, по батькові працівника: Петренко Петро Петрович Відомості про затвердження: Затверджено наказом директора від 10.04.2024 № 30 Відомості про погодження: Погоджено заступником директора з питань безпеки Відомості про ознайомлення: Ознайомлений 12.04.2024

Дата затвердження: 15.04.2024 Реєстраційний номер: 125 Найменування посади: Головний бухгалтер Прізвище, ім’я, по батькові працівника: Сидоренко Сидір Сидорович Відомості про затвердження: Затверджено наказом директора від 15.04.2024 № 35 Відомості про погодження: Погоджено заступником директора з фінансових питань Відомості про ознайомлення: Ознайомлений 17.04.2024

Ведення Журналу реєстрації посадових (робочих) інструкцій є обов’язковим для всіх підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності. Його наявність забезпечує чіткий розподіл функціональних обов’язків, відповідальності та повноважень між працівниками, що є важливим для ефективного управління персоналом та контролю за виконанням посадових обов’язків.

Журнал реєстрації посадових (робочих) інструкцій

I. Загальні відомості

II. Зміст інструкції

1. Загальні положення
   • Завдання, обов’язки та права працівника на даній посаді.
   • Кваліфікаційні вимоги до працівника.
   • Умови роботи.
2. Функціональні обов’язки
   • Перелік конкретних завдань та робіт, які покладаються на працівника.
   • Порядок виконання робіт.
   • Взаємодія з іншими працівниками.
3. Права працівника
   • Перелік прав, які надаються працівникові на даній посаді.
4. Відповідальність працівника
   • Перелік видів відповідальності, які несе працівник за невиконання або неналежне виконання своїх обов’язків.
5. Заключні положення
   • Порядок ознайомлення з інструкцією.
   • Порядок внесення змін до інструкції.

III. Законодавство

Ця інструкція розроблена відповідно до вимог таких законів України:

• Кодекс законів про працю України від 21.12.1971 № 43-XI
• [Інші закони України, що стосуються трудової діяльності за даною посадою]

IV. Приклади заповнення

1. Посадова інструкція секретаря

• Завдання, обов’язки та права:
  • Забезпечення прийому та реєстрації відвідувачів.
  • Ведення діловодства.
  • Підготовка проектів документів.
  • Організація телефонного зв’язку.
  • Виконання інших доручень керівництва.
• Кваліфікаційні вимоги:
  • Середня освіта.
  • Володіння діловодством.
  • Навички роботи з комп’ютером.
  • Знання української мови.
• Умови роботи:
  • Повна зайнятість.
  • Нормований робочий день.
  • Соціальний пакет.

2. Робоча інструкція слюсаря-сантехніка

• Функціональні обов’язки:
  • Монтаж, ремонт та демонтаж сантехнічного обладнання.
  • Проведення профілактичних оглядів сантехнічних систем.
  • Усунення аварійних ситуацій.
  • Виконання інших завдань, пов’язаних з експлуатацією сантехнічного обладнання.
• Кваліфікаційні вимоги:
  • Професійно-технічна освіта.
  • Знання будови та правил експлуатації сантехнічного обладнання.
  • Навички роботи з інструментами.
  • Фізична сила та витривалість.
• Умови роботи:
  • Робота в приміщенні та на відкритому повітрі.
  • Ненормований робочий день.
  • Шкідливі та небезпечні фактори виробництва.

Важливо! Цей шаблон є лише зразком. До нього можна додавати інші графи та стовпчики, які необхідні для ведення обліку посадових (робочих) інструкцій у вашій організації.