Журнал реєстрації перевірок

Ведення Журналу реєстрації перевірок є обов’язковим для всіх юридичних осіб незалежно від форми власності та сфери діяльності. Він дає змогу керівництву підприємства оперативно отримувати інформацію про проведені перевірки, їх предмет, склад комісії, виявлені порушення та вжиті заходи реагування. Така систематизація даних сприяє ефективному управлінню ризиками, пов’язаними з контрольно-наглядовою діяльністю, та забезпеченню прав суб’єктів господарювання. Крім того, Журнал може бути витребуваний контролюючими органами під час подальших перевірок як доказ належного ведення обліку.

Сторонами у веденні Журналу реєстрації перевірок виступають, з одного боку, представники юридичної особи, на якій проводиться перевірка, а з іншого – співробітники контролюючих органів, які здійснюють контрольно-наглядові заходи. Юридична особа, на якій проводиться перевірка, зобов’язана забезпечувати коректне та своєчасне внесення всіх необхідних даних до Журналу, а контролюючі органи мають право на ознайомлення з ним.

Вимоги до оформлення Журналу реєстрації перевірок чітко регламентовані законодавством. Він ведеться у паперовому або електронному вигляді за встановленою формою, що містить реквізити для ідентифікації юридичної особи, дані про перевірки (дату, орган, який проводить перевірку, предмет перевірки, склад комісії тощо), виявлені порушення та заходи реагування. Записи в Журналі мають бути конкретними, чіткими та здійснюватись своєчасно.

Складання Журналу реєстрації перевірок покладається, як правило, на співробітника, відповідального за документообіг або взаємодію з контролюючими органами. Ця особа має бути добре обізнана з вимогами законодавства щодо порядку проведення перевірок та знати особливості діяльності підприємства. Важливо, щоб дані, внесені до Журналу, були повними, достовірними та відповідали реальним фактам.

Таким чином, Журнал реєстрації перевірок є важливим інструментом систематизації інформації про контрольно-наглядову діяльність щодо юридичної особи. Його ведення дозволяє забезпечувати належний облік, аналіз та контроль за проведенням перевірок, сприяє ефективному управлінню ризиками та захисту прав суб’єктів господарювання. Належне оформлення Журналу є обов’язковим для всіх юридичних осіб та свідчить про їхню відповідальність і прозорість у взаєминах із контролюючими органами.

Приклади

Журнал відвідання суб’єктів підприємницької діяльності контролюючими органами ведеться відповідно до вимог Закону України “Про основні засади державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності” та інших нормативно-правових актів. Цей документ дозволяє юридичним особам систематизувати та вести облік контрольно-наглядових заходів, що здійснюються щодо них уповноваженими органами.

Журнал має містити таку інформацію:

Наприклад, запис у Журналі може виглядати так:

Найменування юридичної особи: ТОВ “Агромаркет” Ідентифікаційний код: 56789012 Місцезнаходження: м. Вінниця, вул. Польова, 25

Дата початку перевірки: 10.04.2023 Дата закінчення перевірки: 15.04.2023 Орган, який проводить перевірку: Головне управління Держпродспоживслужби у Вінницькій області Підстава проведення: планова перевірка Предмет перевірки: дотримання вимог законодавства у сфері безпечності харчових продуктів

Склад комісії:

1. Іванов Іван Іванович, начальник відділу Держпродспоживслужби
2. Петрова Оксана Сергіївна, головний спеціаліст Держпродспоживслужби
3. Сидоренко Микола Олексійович, провідний інспектор Держпродспоживслужби

Виявлені порушення:

1. Ст. 19 Закону України “Про основні принципи та вимоги до безпечності та якості харчових продуктів” – порушення вимог щодо зберігання харчових продуктів
2. Ст. 22 Закону України “Про інформацію для споживачів щодо харчових продуктів” – неналежне маркування харчових продуктів

Припис: Дата видачі: 15.04.2023 Суть припису: усунути виявлені порушення законодавства у термін до 30.04.2023

Виконання припису: Дата виконання: 28.04.2023 Інформація про усунення порушень: вжито заходи щодо приведення умов зберігання харчових продуктів у відповідність із вимогами законодавства, здійснено коригування маркування продукції

Належне ведення Журналу реєстрації перевірок дає можливість юридичній особі здійснювати ефективний контроль за проведенням контрольно-наглядових заходів, аналізувати виявлені порушення та вжиті заходи реагування. Це сприяє захисту прав суб’єктів господарювання та забезпеченню прозорості їх взаємодії з контролюючими органами.

Журнал реєстрації перевірок

I. Загальні відомості

1. Назва організації:
2. Місяць:
3. Дата проведення перевірки:
4. Орган, що проводить перевірку: (назва, ПІБ представника)
5. Мета та характер перевірки:
6. Підстава для проведення перевірки: (номер, дата документа)
7. Прізвище, ім’я, по батькові особи, яка відповідає за проведення перевірки:
8. Початок перевірки: (час)
9. Закінчення перевірки: (час)
10. Перелік осіб, які брали участь у перевірці: (ПІБ, посада)
11. Перелік документів, наданих для перевірки:
12. Зауваження та рекомендації за результатами перевірки:
13. Підпис представника органу, що проводить перевірку:
14. Дата підпису:
15. Підпис керівника організації:
16. Дата підпису:

II. Законодавство

Цей журнал ведеться відповідно до вимог таких законів України:

• Закон України “Про державний контроль за дотриманням законодавства у сфері господарської діяльності” від 07.11.2002 № 3209-IV
• Закон України “Про основні засади державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності” від 17.05.2012 № 2294-VI
• Постанова Кабінету Міністрів України “Про затвердження Типових правил державного контролю (нагляду) у сфері господарської діяльності” від 23.03.2016 № 225
• Інші закони та нормативно-правові акти, що стосуються державного контролю (нагляду) у різних сферах діяльності

III. Приклади заповнення

1. Перевірка Державної податкової служби України

• Дата проведення перевірки: 14.11.2024
• Орган, що проводить перевірку: ДПІ у Шевченківському районі м. Києва, Петренко О.В.
• Мета та характер перевірки: Документальна перевірка дотримання податкового законодавства
• Підстава для проведення перевірки: Наказ ДПІ у Шевченківському районі м. Києва № 123 від 10.11.2024
• Прізвище, ім’я, по батькові особи, яка відповідає за проведення перевірки: Петренко О.В.
• Початок перевірки: 10:00
• Закінчення перевірки: 17:00
• Перелік осіб, які брали участь у перевірці: Петренко О.В., старший інспектор ДПІ у Шевченківському районі м. Києва; Сидоренко І.В., інспектор ДПІ у Шевченківському районі м. Києва
• Перелік документів, наданих для перевірки:
  • Журнали обліку первинних документів
  • Податкові декларації
  • Бухгалтерська звітність
  • Договори та інші документи, що підтверджують господарські операції
• Зауваження та рекомендації за результатами перевірки:
  • Виявлені незначні порушення податкового законодавства
  • Надано рекомендації щодо усунення порушень
• Підпис представника органу, що проводить перевірку: (підпис)
• Дата підпису: 14.11.2024
• Підпис керівника організації: (підпис)
• Дата підпису: 14.11.2024

2. Перевірка Держпраці України

• Дата проведення перевірки: 16.11.2024
• Орган, що проводить перевірку: Управління Держпраці у м. Києві, Іванов С.М.
• Мета та характер перевірки: