Журнал ознайомлення з Правилами внутрішнього трудового розпорядку

Насамперед, варто зазначити, що сам факт існування такого журналу вже є показником серйозного підходу підприємства до організації праці та дотримання трудового законодавства. Адже Правила внутрішнього трудового розпорядку – це не просто набір сухих інструкцій, а живий документ, який регулює повсякденне життя колективу, встановлює норми поведінки, режим роботи, умови відпочинку та багато інших аспектів трудових відносин.

Журнал ознайомлення з цими Правилами служить доказом того, що кожен працівник не просто формально підписав якийсь папірець, а дійсно ознайомився з умовами праці на підприємстві. Це особливо важливо в контексті можливих трудових спорів або перевірок з боку контролюючих органів. Адже якщо працівник порушує Правила, але при цьому може довести, що він не був з ними належним чином ознайомлений, це може створити серйозні проблеми для роботодавця.

Форми та види Журналу можуть варіюватися залежно від специфіки підприємства, його розміру та організаційної структури. Деякі компанії використовують традиційні паперові журнали, інші переходять на електронні системи обліку. Проте, незалежно від форми, ключовим елементом завжди залишається особистий підпис працівника, який підтверджує факт ознайомлення з Правилами.

Складання та ведення Журналу – це відповідальність відділу кадрів або іншого уповноваженого підрозділу підприємства. Цей процес вимагає не лише формального підходу, але й певної психологічної майстерності. Адже часто працівники сприймають необхідність ознайомлення з Правилами як зайву бюрократію, не розуміючи, що це робиться в першу чергу для захисту їхніх прав та інтересів.

Вимоги до оформлення Журналу також можуть різнитися, але зазвичай він містить такі обов’язкові елементи як дата ознайомлення, прізвище та ім’я працівника, його посада та особистий підпис. Важливо, щоб записи в Журналі велися акуратно, без виправлень та помарок, які можуть поставити під сумнів достовірність інформації.

Цікаво, що сам процес ознайомлення з Правилами та підписання Журналу може стати своєрідним ритуалом посвячення в корпоративну культуру підприємства. Це момент, коли новий співробітник офіційно приймається до трудового колективу, усвідомлюючи не лише свої права, але й обов’язки перед роботодавцем та колегами.

Варто також зазначити, що Журнал ознайомлення з Правилами внутрішнього трудового розпорядку – це не статичний документ. Він повинен регулярно оновлюватися, особливо якщо в самі Правила вносяться зміни або доповнення. У такому випадку всі працівники мають бути повторно ознайомлені з оновленою версією документа, що також фіксується в Журналі.

Отже, Журнал ознайомлення з Правилами внутрішнього трудового розпорядку – це набагато більше, ніж просто формальність. Це інструмент, який допомагає створити прозорі та зрозумілі для всіх умови праці, забезпечити дотримання трудового законодавства та сформувати здорову корпоративну культуру на підприємстві. І хоча його ведення може здатися додатковим навантаженням для відділу кадрів, насправді це інвестиція в стабільність та ефективність роботи всього колективу.

Приклади

Журнал ознайомлення з Правилами внутрішнього трудового розпорядку

Відповідно до статті 142 Кодексу законів про працю України та статті 29 Закону України “Про охорону праці”, цей журнал ведеться з метою підтвердження факту ознайомлення працівників з Правилами внутрішнього трудового розпорядку.

Назва підприємства: ТОВ “Зразкова компанія” Відповідальна особа за ведення журналу: Петренко Олена Іванівна, начальник відділу кадрів

Примітки:

Дата початку ведення журналу: 01.09.2023 Дата закінчення ведення журналу:

Підпис керівника підприємства:

М.П.

Цей шаблон Журналу ознайомлення з Правилами внутрішнього трудового розпорядку розроблено з урахуванням вимог українського законодавства та практичних потреб підприємств. Він містить всі необхідні елементи для правильного документування процесу ознайомлення працівників з Правилами.

У верхній частині журналу вказано правову основу його ведення – статтю 142 Кодексу законів про працю України та статтю 29 Закону України “Про охорону праці”. Це підкреслює важливість документа та його відповідність законодавчим вимогам.

Основна таблиця журналу містить колонки для запису всієї необхідної інформації: порядковий номер, дата ознайомлення, ПІБ працівника, його посада, підпис працівника та підпис відповідальної особи. Така структура забезпечує чіткий та зрозумілий запис кожного факту ознайомлення.

У примітках наведено важливі аспекти ведення журналу, зокрема, необхідність ознайомлення працівників з Правилами до початку роботи та повторного ознайомлення у разі внесення змін. Також вказано термін зберігання журналу, що відповідає вимогам діловодства.

Наприкінці документа передбачено місце для підпису керівника підприємства та печатки, що надає журналу офіційного статусу.

Цей шаблон можна легко адаптувати під потреби конкретного підприємства, змінюючи або додаючи необхідні поля. Наприклад, для великих підприємств можна додати колонку з назвою відділу або підрозділу.

Важливо пам’ятати, що правильне ведення цього журналу не лише забезпечує дотримання законодавства, але й сприяє формуванню відповідальної корпоративної культури, де кожен працівник усвідомлює свої права та обов’язки.

Журнал ознайомлення з Правилами внутрішнього трудового розпорядку може включати кілька розділів, що містять інформацію про дату ознайомлення працівника з правилами, його підпис, а також підпис особи, яка відповідальна за проведення ознайомлення. Важливо зазначити, що ознайомлення працівників з правилами внутрішнього трудового розпорядку є обов’язковим відповідно до статті 29 Кодексу законів про працю України, яка передбачає обов’язок роботодавця ознайомлювати працівника з правилами внутрішнього трудового розпорядку під розпис.

Ось приклад того, як може виглядати такий журнал:

Номер з/п: зазначається порядковий номер запису.

Прізвище, ім’я, по батькові працівника: записується повністю, без скорочень.

Посада: вказується посада, яку займає працівник на момент ознайомлення.

Дата ознайомлення: вказується дата, коли працівник був ознайомлений з правилами внутрішнього трудового розпорядку.

Підпис працівника: працівник ставить свій підпис, підтверджуючи, що він ознайомлений з правилами.

Підпис відповідальної особи: зазначається підпис особи, яка проводила ознайомлення.

Приклад заповнення:

Номер з/п: 1

Прізвище, ім’я, по батькові працівника: Іванов Іван Іванович

Посада: менеджер з продажу

Дата ознайомлення: 01.08.2024

Підпис працівника: Іванов І.І.

Підпис відповідальної особи: Петров П.П.

У цьому журналі важливо зберігати послідовність записів, щоб уникнути помилок або плутанини. Кожен працівник повинен бути ознайомлений з правилами на етапі прийняття на роботу або при внесенні змін до чинних правил. Журнал зберігається у відділі кадрів і може бути пред’явлений на вимогу контролюючих органів для підтвердження того, що працівники дійсно були ознайомлені з правилами внутрішнього трудового розпорядку.

Шаблон журналу ознайомлення з Правилами внутрішнього трудового розпорядку

Зразок запису:

Прізвище, ім’я, по батькові працівника

Посада

Підрозділ

Дата прийняття на роботу

Ознайомлений(а) з Правилами внутрішнього трудового розпорядку «_» 20 р.

Підпис працівника

Підпис особи, яка ознайомила

Законодавча база:

• Кодекс законів про працю України (стаття 29)
• Закон України «Про охорону праці»
• Статут підприємства (установи, організації)

Пояснення до заповнення:

• Прізвище, ім’я, по батькові працівника: Вноситься повне прізвище, ім’я та по батькові працівника відповідно до трудового договору.
• Посада: Зазначається посада, яку займає працівник на підприємстві.
• Підрозділ: Вказується структурний підрозділ, в якому працює працівник.
• Дата прийняття на роботу: Зазначається дата, з якої працівник офіційно розпочав роботу на підприємстві.
• Ознайомлений(а) з Правилами внутрішнього трудового розпорядку: Вписується дата ознайомлення працівника з Правилами.
• Підпис працівника: Працівник особисто підписується у графі, що підтверджує факт ознайомлення.
• Підпис особи, яка ознайомила: Підписується особа, яка безпосередньо ознайомила працівника з Правилами (наприклад, начальник відділу кадрів, безпосередній керівник).

Важливо:

• Журнал ознайомлення з Правилами внутрішнього трудового розпорядку має бути пронумерованим, прошнурованим та скріпленим печаткою підприємства (за наявності).
• Ознайомлення з Правилами проводиться з кожним працівником при укладенні трудового договору та при внесенні змін до Правил.
• Збереження журналу є обов’язковим протягом встановлених законодавством строків.

Додаткова інформація:

У Правилах внутрішнього трудового розпорядку детально викладаються права та обов’язки працівників, режим роботи підприємства, порядок надання відпусток, матеріальна відповідальність працівників та інші важливі питання трудових відносин. Ознайомлення з Правилами є необхідною умовою для ефективної роботи працівника та забезпечення дотримання трудової дисципліни на підприємстві.

Журнал ознайомлення з Правилами внутрішнього трудового розпорядку

Дата ознайомлення:
Прізвище, ім’я, по батькові працівника:
Посада працівника:
Відділ/підрозділ:

Правила внутрішнього трудового розпорядку затверджені наказом № від та введені в дію з .

Відповідно до статті 23 Кодексу законів про працю України працівники зобов’язані ознайомитися з Правилами внутрішнього трудового розпорядку підприємства.

Під час ознайомлення працівник повинен вивчити наступні питання:

– робочий час та режим роботи;
– порядок прийому та реєстрації працівників;
– обов’язки працівників щодо охорони праці та пожежної безпеки;
– порядок надання відпусток та інших видів звільнення від роботи;
– порядок проведення атестації та оцінки роботи працівників;
– інші питання, що регулюються Правилами внутрішнього трудового розпорядку.

Під час ознайомлення працівник повинен поставити свій підпис у цьому журналі ознайомлення.

Підпис працівника:
Дата підпису:

Підпис особи, яка провела ознайомлення:
Дата підпису:

Примітка: Журнал ознайомлення з Правилами внутрішнього трудового розпорядку зберігається у відділі кадрів підприємства протягом трьох років з дня останнього запису.