Журнал обліку виконання робіт

Головна мета цього документу – забезпечення точності та прозорості у відстеженні виконання робіт. Журнал допомагає у встановленні відповідальності, аналізі продуктивності, а також служить як доказ у разі юридичних спорів або перевірок.

До ведення журналу обліку виконання робіт існують певні вимоги. По-перше, інформація, що вноситься до журналу, має бути точною та актуальною. По-друге, журнал повинен бути доступним для перевірок та аудиту. По-третє, він має містити всю необхідну інформацію, як-от: дата виконання роботи, назва та опис роботи, особи, що відповідають за її виконання, використані ресурси та час, затрачений на виконання роботи.

Журнал обліку виконання робіт складають у різних умовах, але переважно вони пов’язані з необхідністю фіксації та контролю робочих процесів. Це може бути актуально для будівельних проектів, виробничих завдань, а також в управлінні послугами.

В документі, як правило, виступають дві сторони: особа або особи, які виконують роботу, та особа або відділ, що контролює та затверджує виконання. Виконавці заносять інформацію про виконану роботу, а контролер затверджує її, підписуючи відповідні записи.

Щодо оформлення, журнал має бути чітко структурованим, зрозумілим та охайним. Всі записи повинні бути виконані згідно з прийнятими на підприємстві стандартами та правилами.

Сам процес складання журналу залежить від внутрішніх правил підприємства. Іноді ведення журналу покладається на конкретних працівників, іноді – на відділ чи команду. Головне, щоб цей процес був відповідальним та систематичним, а сам документ відображав реальний стан справ щодо виконання робіт.

Приклади

Шаблон Журналу обліку виконання робіт

Журнал обліку виконання робіт

[Найменування підприємства]

[Дата]

[Місто]

Цей Журнал обліку виконання робіт (далі – Журнал) призначений для обліку виконання робіт [вид робіт].

1. Загальні положення

1.1. Журнал ведеться [найменування підприємства] (далі – Підприємство).

1.2. Журнал є обов’язковим для виконання всіма працівниками Підприємства, які виконують роботи [вид робіт].

2. Порядок ведення Журналу

2.1. Журнал ведеться в хронологічному порядку.

2.2. У Журналі зазначаються такі відомості:

• дата виконання робіт;
• вид робіт;
• відповідальна особа за виконання робіт;
• кількість працівників, які виконували роботи;
• результати виконання робіт.

2.3. Журнал підписується відповідальною особою за виконання робіт та керівником Підприємства.

3. Відповідальність за ведення Журналу

3.1. Відповідальність за ведення Журналу покладається на відповідальну особу за виконання робіт.

3.2. Працівники Підприємства, які виконують роботи [вид робіт], несуть відповідальність за своєчасне та правильне заповнення Журналу.

4. Прикінцеві положення

4.1. Журнал зберігається на Підприємстві протягом [термін зберігання].

Примітка:

У цьому шаблоні Журналу обліку виконання робіт визначено такі основні розділи:

• Загальні положення – визначає предмет, мету та сферу застосування Журналу.
• Порядок ведення Журналу – визначає порядок ведення Журналу.
• Відповідальність за ведення Журналу – визначає відповідальність за ведення Журналу.
• Прикінцеві положення – визначає порядок зберігання Журналу.

Відповідні закони України

• Кодекс законів про працю України
• Закон України “Про охорону праці”

Приклади заповнення

Розділ 2. Порядок ведення Журналу

У цьому розділі можна вказати конкретні правила заповнення Журналу. Наприклад, можна вказати такі правила:

• дата виконання робіт зазначається в календарному порядку;
• вид робіт зазначається відповідно до номенклатури робіт Підприємства;
• відповідальна особа за виконання робіт зазначається відповідно до посадових інструкцій;
• кількість працівників, які виконували роботи, зазначається в цілому за видом робіт;
• результати виконання робіт зазначаються відповідно до вимог нормативно-технічної документації.

Розділ 3. Відповідальність за ведення Журналу

У цьому розділі можна вказати конкретні види відповідальності, які можуть бути застосовані до працівників, які порушили вимоги щодо ведення Журналу. Наприклад, можна вказати такі види відповідальності:

• дисциплінарна відповідальність, зокрема догана або звільнення з роботи;
• адміністративна відповідальність, зокрема штраф;
• кримінальна відповідальність, у разі, якщо порушення вимог щодо ведення Журналу призвело до тяжких наслідків.

Загальні рекомендації

• Журнал обліку виконання робіт слід розробити та затвердити до початку виконання робіт [вид робіт].
• Журнал обліку виконання робіт слід періодично переглядати та актуалізувати.
• Працівники Підприємства, які виконують роботи [вид робіт], повинні бути ознайомлені з правилами ведення Журналу під підпис.

Приклад заповнення

Журнал обліку виконання робіт

Підприємство: [Назва підприємства] Відділ/цех: [Назва відділу або цеху] Відповідальна особа: [ПІБ відповідальної особи] Дата початку обліку: [дд.мм.рррр]

Примітка: Усі дані, що вносяться до журналу, повинні бути точними та актуальними. Журнал повинен зберігатися в доступному місці для можливості перевірки та аудиту.

Відповідні закони України: