Журнал обліку прийняття працівників

Існують різні види або форми Журналу обліку прийняття працівників, які можуть відрізнятися залежно від внутрішніх потреб та політики підприємства. Наприклад, це може бути електронний чи паперовий журнал, залежно від умов роботи організації та наявності відповідної технічної бази.

Цей документ є необхідним для забезпечення контролю за кадровими процесами та збереження інформації про прийняття нових співробітників на роботу. Він дозволяє вести систематизований облік осіб, які працевлаштовуються в організації, та забезпечує відповідність процедур прийому до вимог трудового законодавства.

До Журналу обліку прийняття працівників встановлюються певні вимоги відповідно до законодавства України та внутрішніх положень підприємства. Він повинен містити достовірну інформацію про дату приймання на роботу, особисті дані працівника, умови праці та інші важливі дані.

Складання Журналу обліку прийняття працівників зазвичай відбувається у відділі кадрів чи відповідному підрозділі організації. Записи в журналі робляться відповідно до документів про прийом на роботу, які підтверджують факт укладення трудового договору з новим працівником.

Вимоги до оформлення Журналу обліку прийняття працівників включають чіткість та структурованість записів, забезпечення конфіденційності інформації та збереження журналу на визначений термін згідно з законодавством.

Приклади

Журнал обліку прийняття працівників

Відповідно до статті 41 Кодексу законів про працю України (стаття 41. КЗпП), кожен працівник повинен мати трудову книжку, в якій фіксується його трудова діяльність, включаючи інформацію про прийняття на роботу та інші події, пов’язані з трудовими відносинами. Журнал обліку прийняття працівників є додатковим інструментом обліку цих подій, що дозволяє зберігати інформацію про прийом на роботу нових працівників у формі таблиці з обов’язковим вказанням дати, ПІБ працівника, його посади та умов праці.

Журнал заповнюється кожного разу, коли на підприємство приймається новий працівник. Колона “Підпис керівника підприємства” заповнюється після підпису керівника, який підтверджує факт прийняття працівника на роботу.

Журнал обліку прийняття працівників

1. Законодавча база

Ведення журналу обліку прийняття працівників на підприємстві регламентується:

• Кодексом законів про працю України;
• Постановою КМУ “Про затвердження Порядку ведення обліку трудових книжок та вкладишів до них”;
• Іншими нормативно-правовими актами з питань обліку кадрів.

2. Форма журналу

Журнал обліку прийняття працівників можна вести за типовою формою № П-1 або у довільній формі, яка містить такі реквізити:

• Дата прийняття на роботу:
• ПІБ працівника:
• Посада:
• Підстава прийняття на роботу:
• Наказ про прийняття на роботу:
• Дата звільнення:
• Підстава звільнення:

3. Приклади заповнення

4. Зберігання журналу

Журнал обліку прийняття працівників зберігається протягом 75 років у службі управління персоналом підприємства.

Шаблон Журнал обліку прийняття працівників

1. Загальні положення
Цей Журнал ведеться відповідно до вимог Кодексу законів про працю України, Закону України “Про охорону праці” та інших нормативно-правових актів. Він призначений для обліку прийняття нових працівників на підприємство.

2. Порядок ведення Журналу
Журнал заповнюється відділом кадрів після видання наказу про прийняття працівника на роботу. В ньому зазначається дата прийняття, прізвище, ім’я та по батькові працівника, назва посади, структурного підрозділу, а також відмітки про проходження вступного інструктажу з охорони праці та ознайомлення з правилами внутрішнього трудового розпорядку.

3. Приклади заповнення
Наприклад, у Журналі може бути така інформація:

Дата прийняття: 01.04.2023
Прізвище, ім’я, по батькові: Іванов Іван Іванович
Назва посади: Інженер-конструктор
Структурний підрозділ: Конструкторський відділ
Вступний інструктаж з охорони праці: Проведено (підпис інструктора)
Ознайомлення з правилами внутрішнього трудового розпорядку: Ознайомлений (підпис працівника)

Дата прийняття: 15.05.2023
Прізвище, ім’я, по батькові: Петренко Петро Петрович
Назва посади: Слюсар-ремонтник
Структурний підрозділ: Ремонтно-механічний цех
Вступний інструктаж з охорони праці: Проведено (підпис інструктора)
Ознайомлення з правилами внутрішнього трудового розпорядку: Ознайомлений (підпис працівника)

Ведення Журналу обліку прийняття працівників забезпечує належний облік кадрів відповідно до вимог трудового законодавства.