Журнал обліку печаток та штампів

Ведення Журналу дозволяє керівництву підприємства чітко відслідковувати, хто, коли і з якою метою використовував ті чи інші печатки та штампи, що сприяє попередженню їх незаконного використання або втрати. Крім того, Журнал може вимагатись під час перевірок контролюючими органами як доказ належного управління та обліку печаток і штампів, що є обов’язковим для всіх суб’єктів господарювання.

Сторонами у веденні Журналу виступають, з одного боку, керівництво юридичної особи, яке несе відповідальність за його належне ведення та збереження, а з іншого – співробітники, які отримують доступ до печаток та штампів і фіксують факти їх використання. Контролюючими органами, які можуть перевіряти Журнал, можуть бути податкові, правоохоронні, адміністративні чи інші уповноважені структури.

Щодо вимог до оформлення Журналу, то він ведеться, як правило, у паперовому вигляді за встановленою формою, яка включає такі реквізити: найменування юридичної особи, ідентифікаційні дані, інформацію про печатки та штампи (їх назви, номери, дати отримання/повернення тощо), дані про осіб, яким вони видані, та дати їх використання. Записи в Журналі здійснюються чітко, розбірливо, без виправлень.

Складання Журналу обліку печаток та штампів покладається на відповідального співробітника, наприклад, секретаря або помічника керівника, який має необхідні знання щодо документообігу. Важливо, щоб ця особа забезпечувала своєчасне та достовірне внесення даних, адже точність інформації є запорукою ефективності контролю за використанням службових засобів засвідчення документів.

Таким чином, Журнал обліку печаток та штампів є невід’ємною частиною системи документального забезпечення діяльності юридичної особи. Його ведення дозволяє здійснювати облік, контроль та захист від неправомірного використання цих важливих засобів офіційного засвідчення документації. Належне ведення Журналу сприяє зміцненню виконавчої дисципліни, запобіганню різноманітним зловживанням та забезпеченню прозорості управлінських процесів.

Приклади

Журнал обліку печаток та штампів ведеться відповідно до вимог Державного стандарту України “Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів”. Цей документ є важливим елементом управління документообігом на підприємствах, в установах та організаціях, оскільки забезпечує належний контроль за використанням засобів службового засвідчення документів.

Журнал має містити таку інформацію:

Наприклад, запис у Журналі може виглядати так:

Найменування юридичної особи: ПрАТ “Укртекстиль” Ідентифікаційний код: 45678901 Місцезнаходження: м. Київ, вул. Текстильна, 20

Відомості про печатки та штампи: Найменування: Кругла печатка Номер: 123 Дата отримання: 01.03.2023

Особа, якій видано: Прізвище, ім’я, по батькові: Петренко Іван Сергійович Посада: директор

Дати використання: 03.03.2023, 15.03.2023, 20.03.2023

Дата та підстава повернення: –

Найменування: Штамп “Вхідна кореспонденція” Номер: 456 Дата отримання: 01.04.2023

Особа, якій видано: Прізвище, ім’я, по батькові: Іванова Марія Іванівна Посада: секретар

Дати використання: 05.04.2023, 12.04.2023, 18.04.2023

Дата та підстава повернення: –

Ведення Журналу обліку печаток та штампів дозволяє керівництву юридичної особи здійснювати ефективний контроль за використанням цих засобів засвідчення документів, попереджувати їх втрату або незаконне застосування. Належне ведення цього документа є обов’язковим для всіх суб’єктів господарювання та сприяє зміцненню виконавчої дисципліни.

Журнал обліку печаток та штампів

I. Загальні відомості

1. Назва організації:
2. Місяць:
3. Номер печатки/штампа:
4. Назва печатки/штампа:
5. Опис печатки/штампа: (герб, текст, тощо)
6. Особа, відповідальна за зберігання: (ПІБ, посада)
7. Дата отримання печатки/штампа:
8. Дата видачі печатки/штампа:
9. Підпис особи, яка отримала печатку/штамп:
10. Дата підпису:
11. Відмітка про втрату/псування печатки/штампа: (втрачено/пошкоджено)
12. Дата втрати/псування печатки/штампа:
13. Акт про втрату/псування печатки/штампа: (номер, дата)
14. Підпис керівника організації:
15. Дата підпису:

II. Законодавство

Цей журнал ведеться відповідно до вимог таких законів України:

• Закон України “Про Національний архівний фонд та архівні установи України” від 24.10.1998 № 495-XIV
• Інструкція з діловодства в Збройних Силах України, затверджена наказом Міністерства оборони України від 07.04.2017 № 124
• Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 15.05.2006 № 358/5
• Інші закони та нормативно-правові акти, що стосуються обліку та зберігання печаток і штампів

III. Приклади заповнення

1. Облік печатки з гербом організації

• Номер печатки/штампа: 1
• Назва печатки/штампа: Печатка з гербом організації
• Опис печатки/штампа: Кругла печатка з гербом організації в центрі та повною назвою організації по колу.
• Особа, відповідальна за зберігання: Сидоренко Іван Петрович, секретар
• Дата отримання печатки/штампа: 01.06.2024
• Дата видачі печатки/штампа: 01.06.2024
• Підпис особи, яка отримала печатку/штамп: (підпис)
• Дата підпису: 01.06.2024
• Відмітка про втрату/псування печатки/штампа: –
• Дата втрати/псування печатки/штампа: –
• Акт про втрату/псування печатки/штампа: –
• Підпис керівника організації: (підпис)
• Дата підпису: –

2. Облік штампа “Для віз”

• Номер печатки/штампа: 2
• Назва печатки/штампа: Штамп “Для віз”
• Опис печатки/штампа: Прямокутний штамп з текстом “Для віз” та відбитком печатки з гербом організації.
• Особа, відповідальна за зберігання: Петренко Олена Олександрівна, головний бухгалтер
• Дата отримання печатки/штампа: 15.07.2024
• Дата видачі печатки/штампа: 15.07.2024
• Підпис особи, яка отримала печатку/штамп: (підпис)
• Дата підпису: 15.07.2024
• Відмітка про втрату/псування печатки/штампа: –
• Дата втрати/псування печатки/штампа: –
• Акт про втрату/псування печатки/штампа: –
• Підпис керівника організації: (підпис)