Журнал обліку особових справ

Журнал обліку особових справ являє собою своєрідну базу даних, в якій акумулюється детальна інформація про кожну особову справу, що знаходиться у відповідному державному органі чи установі. Він дозволяє швидко орієнтуватися та відстежувати рух й місцезнаходження цих справ, підвищуючи ефективність управління кадровою документацією.

Ведення Журналу обліку особових справ є обов’язковим для всіх державних органів, в яких працюють державні службовці. Його форма та зміст регламентуються відповідними нормативно-правовими актами, що визначають порядок ведення кадрового діловодства на державній службі. Зазвичай цей документ складається із кількох розділів, в яких міститься інформація про найменування установи, прізвища та ініціали державних службовців, індекси та номери їхніх особових справ, дати формування справ, кількість аркушів у них, відомості про місце зберігання та пересування справ тощо.

Журнал обліку особових справ починає формуватися одразу після надходження перших особових справ до відповідального структурного підрозділу державної установи, як правило, це служба управління персоналом або архів. Саме працівники цих підрозділів виступають ініціаторами ведення цього документа та вносять до нього необхідні відомості.

Вимоги до оформлення Журналу обліку особових справ є досить жорсткими. Він повинен бути прошнурований, пронумерований та скріплений печаткою установи. Всі записи мають вноситися чітко, розбірливо та без виправлень чи помарок. Особлива увага приділяється точності інформації про кожну особову справу, адже будь-яка неточність може ускладнити її пошук чи призвести до втрати важливих даних.

Належне ведення Журналу обліку особових справ є обов’язковою складовою забезпечення належного порядку в кадровому діловодстві державних органів. Він дозволяє чітко контролювати рух та місцезнаходження всіх особових справ, запобігаючи їх втраті чи безладному зберіганню. Завдяки цьому документу забезпечується швидкий доступ до необхідних відомостей про державних службовців, що сприяє ефективному управлінню персоналом на державній службі.

Приклади

Журнал обліку особових справ ведеться у державних органах та установах відповідно до Порядку ведення особових справ державних службовців, затвердженого наказом Національного агентства України з питань державної служби від 22 березня 2016 року №64. Типова форма цього журналу складається з таких граф:

Наприклад:

1. 15. Іваненко Петро Андрійович. Відділ правового забезпечення. 02-11. 27. 12.06.2019. 38 арк. Архів. Видано 15.09.2020 до відділу кадрів (пов. 18.09.2020).
   16. Ковальчук Олена Василівна. Фінансовий відділ. 03-09. 41. 22.07.2018. 62 арк. Архів. Видано 05.11.2022 до відділу кадрів (пов. 10.11.2022).

Журнал прошнуровується, пронумеровується та скріплюється печаткою установи. Записи вносяться розбірливим почерком або друкованим способом без виправлень та помарок. У графі “Відмітки про пересування особової справи” зазначається підрозділ, куди видана справа, дата видачі та повернення. При поверненні справи проставляється відмітка “пов.” з датою.

Ведення журналу обліку особових справ покладається на працівника кадрової служби або архіву державного органу, який здійснює облік та контроль за місцезнаходженням особових справ державних службовців. Цей документ дозволяє швидко знайти відомості про будь-яку особову справу та відстежити її пересування між структурними підрозділами установи. Неналежне ведення журналу може призвести до втрати важливих кадрових документів.

Журнал обліку особових справ є важливим документом для кадрового обліку та управління персоналом у будь-якій організації. Цей журнал містить записи про кожного працівника, його особову справу, включаючи дату прийняття на роботу, зміни посади, відпустки, стягнення та інші важливі події у трудовому житті працівника.

Основні вимоги до ведення журналу обліку особових справ встановлені законодавством України, зокрема Кодексом законів про працю.

Приклад заповнення журналу обліку особових справ:

Дата | ПІБ працівника | Посада | Дата прийняття | Дата звільнення

01.01.2023 | Іванов Іван Іванович| Менеджер | 01.01.2010 | 15.05.2023 05.02.2023 | Петрова Марія Петрівна| Бухгалтер | 10.03.2015 | 10.03.2023 | Сидоренко Олександр Васильович| Інженер| 20.09.2018 | 20.04.2023 | Ковальчук Ольга Миколаївна| Секретар | 03.06.2019 |

Це приклад заповнення журналу обліку особових справ, де вказано дату події, ПІБ працівника, його посаду та дату прийняття на роботу або звільнення. Записи ведуться в хронологічному порядку та містять достатньо інформації для зручного кадрового обліку та аналізу динаміки змін у складі персоналу.

Журнал обліку особових справ

I. Загальні відомості

1. Назва державного органу:
2. Дата заведення журналу: “___” року

II. Перелік граф журналу

1. № п/п
2. Дата реєстрації особової справи
3. Прізвище, ім’я, по батькові працівника
4. Посада
5. Підрозділ
6. Дата звільнення
7. Підстава звільнення
8. Номер наказу про звільнення
9. Дата передачі особової справи до архіву
10. Примітки

III. Порядок ведення журналу

1. Журнал обліку особових справ ведеться кадровим підрозділом державного органу.
2. У журналі реєструються всі особові справи працівників державного органу.
3. Записи в журналі здійснюються в хронологічному порядку.
4. Виправлення в журналі робляться закресленням помилкового запису і записом правильного над ним.
5. Журнал обліку особових справ нумерується, шнурується і завіряється печаткою державного органу.

IV. Зберігання журналу

1. Журнал обліку особових справ зберігається в кадровому підрозділі державного органу протягом 75 років.

V. Доступ до журналу

1. Доступ до журналу обліку особових справ мають:

• Працівники кадрового підрозділу державного органу;
• Керівник державного органу;
• Інші особи, відповідно до законодавства України.

Примітки:

• Цей шаблон Журналу обліку особових справ складено відповідно до вимог Закону України “Про захист персональних даних” та Закону України “Про державну службу”
• При заповненні Журналу обліку особових справ необхідно використовувати чітке та розбірливе письмо.
• Журнал обліку особових справ зберігається в кадровому підрозділі державного органу.

Приклади заповнення:

1. Назва державного органу: Міністерство освіти і науки України 2. Дата заведення журналу: 01.01.2024 року

Журнал обліку особових справ – це документ, який використовується для обліку особових справ державних службовців. Він містить інформацію про державних службовців, їхню роботу, досвід роботи, освіту та інші відомості.

Журнал обліку особових справ складається з наступних частин:

• ПІБ державного службовця (прізвище, ім’я, по батькові)
• Дата народження
• Місце народження
• Адреса
• Статус державного службовця (службовець, інженер, тощо)
• Посада
• Дата початку роботи
• Дата закінчення роботи
• Причина звільнення (у разі звільнення)
• Інші відомості (наприклад, освіта, досвід роботи, спеціальність)

Журнал обліку особових справ повинен бути підписаний керівником державної установи та затверджений керівником держави.

Законодавство України, що регулює Журнал обліку особових справ, включає:

• Конституція України
• Закон України “Про державну службу” від 01.07.1992 року
• Положення про державну службу, затверджене Кабінетом Міністрів України

Приклад заповнення Журналу обліку особових справ:

ПІБ: Іванченко Олексій Васильович Дата народження: 12.06.1985 Місце народження: м. Київ Адреса: вул. Київська, 12, м. Київ Статус: службовець Посада: інженер Дата початку роботи: 01.01.2010 Дата закінчення роботи: 31.12.2020 Причина звільнення: звільнений за власним бажанням Інші відомості: освіта вища, досвід роботи – 10 років, спеціальність – інженер-електрик

Журнал обліку особових справ є важливим документом для державної установи, оскільки він дозволяє відображати структуру державної установи, відслідковувати зміни в складі персоналу та виконувати статистику та звітність.