Графік відпусток, затверджений наказом

Важливість графіку відпусток важко переоцінити. Він допомагає уникнути хаосу та непорозумінь, які могли б виникнути, якби працівники самостійно вирішували, коли йти у відпустку. Крім того, цей документ дозволяє роботодавцю ефективно планувати робочі процеси та забезпечувати наявність необхідної кількості персоналу на робочих місцях протягом року. Для працівників же графік відпусток є гарантією реалізації їхнього права на відпочинок та можливістю заздалегідь планувати свій час.

Процес складання графіку відпусток може здатися на перший погляд простим, але насправді він вимагає врахування багатьох факторів. При його створенні необхідно брати до уваги не лише побажання працівників, але й виробничі потреби підприємства, сезонність роботи, законодавчі вимоги щодо певних категорій працівників. Наприклад, працівники, які мають дітей шкільного віку, мають право на відпустку влітку, а вагітні жінки можуть обирати час відпустки на свій розсуд. Ці та інші особливості роблять процес складання графіку відпусток досить складним і вимагають від роботодавця гнучкості та уваги до деталей.

Складання графіку відпусток зазвичай починається наприкінці поточного року на наступний календарний рік. Цей процес включає в себе кілька етапів. Спочатку відділ кадрів або інший уповноважений підрозділ збирає інформацію від працівників щодо їхніх побажань стосовно часу відпустки. Потім, враховуючи виробничі потреби та законодавчі вимоги, формується проект графіку. Цей проект погоджується з профспілковим комітетом (якщо такий є на підприємстві) та затверджується керівником шляхом видання відповідного наказу.

Важливо зазначити, що графік відпусток не є статичним документом. Протягом року можуть виникати ситуації, які вимагають внесення змін до графіку. Це може бути пов’язано з виробничою необхідністю, особистими обставинами працівників або іншими факторами. У таких випадках зміни вносяться за згодою сторін та оформлюються відповідним чином.

Що стосується форми графіку відпусток, то законодавство України не встановлює жорстких вимог до його оформлення. Підприємства можуть розробляти власні форми, які найкраще відповідають їхнім потребам. Однак, типово графік відпусток містить такі обов’язкові елементи: прізвище, ім’я та по батькові працівника, посада, структурний підрозділ, вид відпустки, тривалість відпустки, запланована дата початку відпустки. Деякі підприємства також включають додаткову інформацію, наприклад, табельний номер працівника, фактичну дату початку відпустки, підпис працівника про ознайомлення з графіком.

Особливу увагу при складанні графіку відпусток слід приділяти різним видам відпусток. Крім основної щорічної відпустки, працівники можуть мати право на додаткові відпустки за різними підставами: за роботу із шкідливими та важкими умовами праці, за особливий характер праці, за ненормований робочий день тощо. Усі ці види відпусток повинні бути враховані при складанні графіку.

Графік відпусток, затверджений наказом, має юридичну силу і є обов’язковим як для роботодавця, так і для працівників. Це означає, що роботодавець зобов’язаний надати працівнику відпустку у визначений графіком час, а працівник має право вимагати надання відпустки відповідно до графіку. Однак, як вже зазначалося, за взаємною згодою сторін, дати відпусток можуть бути змінені протягом року.

Важливо розуміти, що графік відпусток – це не просто формальність, а інструмент, який допомагає балансувати інтереси роботодавця та працівників, забезпечуючи ефективну роботу підприємства та реалізацію права працівників на відпочинок. Він також є важливим документом при проведенні перевірок дотримання трудового законодавства контролюючими органами.

У сучасних умовах, коли багато підприємств переходять на електронний документообіг, графік відпусток також може існувати в електронному вигляді. Це дозволяє більш гнучко управляти процесом планування відпусток, вносити зміни та оперативно інформувати працівників про заплановані дати відпочинку. Однак, незалежно від форми (паперової чи електронної), графік відпусток повинен бути належним чином затверджений керівником підприємства та доведений до відома всіх працівників.

Підсумовуючи, можна сказати, що графік відпусток, затверджений наказом, є важливим документом, який відіграє ключову роль у забезпеченні балансу між інтересами роботодавця та працівників. Його складання вимагає уваги до деталей, знання законодавства та вміння враховувати різноманітні фактори. Правильно складений та затверджений графік відпусток допомагає уникнути конфліктів, забезпечує ефективну роботу підприємства та гарантує працівникам реалізацію їхнього права на відпочинок.

Приклади

Ось оновлений шаблон Графіку відпусток, затвердженого наказом, з прикладами заповнення та вказівками на відповідні закони України. Цей шаблон створено з урахуванням основних вимог українського законодавства та типових практик, що використовуються на підприємствах.

У цьому шаблоні передбачено основні елементи, необхідні для правильного оформлення графіку відпусток, який затверджується наказом:

Таблиця містить такі колонки: порядковий номер, прізвище, ім’я, по батькові працівника, посада, структурний підрозділ, вид відпустки, кількість календарних днів, запланована дата початку відпустки, фактична дата початку відпустки та підпис працівника. Це дозволяє внести всю необхідну інформацію про заплановані відпустки та відстежувати їх фактичне використання.

У шаблоні наведено приклади заповнення для різних ситуацій, включаючи надання щорічної основної відпустки та комбінацію основної та додаткової відпустки за ненормований робочий день.

Після таблиці додано розгорнуте пояснення щодо правових підстав складання графіку відпусток з посиланням на відповідні статті Кодексу законів про працю України та Закону України “Про відпустки”. Це допомагає обґрунтувати законність та правильність складеного графіку.

У поясненні детально розкрито процедуру затвердження графіку відпусток, порядок повідомлення працівників про дату початку відпустки, умови та процедуру перенесення відпусток. Також вказано на заборону ненадання щорічних відпусток повної тривалості протягом двох років підряд.

Цей шаблон можна легко адаптувати під потреби конкретного підприємства, змінюючи або додаючи необхідні графи чи інформацію. Він забезпечує комплексний підхід до планування відпусток, враховуючи як інтереси підприємства, так і права працівників.

Товариство з обмеженою відповідальністю “Веселка”

Додаток до наказу № ___ від “” 20 р.

Графік відпусток працівників ТОВ “Веселка” на 20__ рік

Начальник відділу кадрів Іваненко І.І.

Погоджено: Голова профспілкового комітету Савченко С.С.

Цей графік відпусток складено відповідно до вимог статті 79 Кодексу законів про працю України та статті 10 Закону України “Про відпустки”. При його формуванні враховано виробничі інтереси підприємства та побажання працівників.

Відповідно до частини 11 статті 10 Закону України “Про відпустки”, окремим категоріям працівників, в разі їх бажання, щорічні відпустки повної тривалості надаються до настання шестимісячного терміну безперервної роботи в перший рік роботи на підприємстві.

Згідно зі статтею 11 Закону України “Про відпустки”, черговість надання відпусток визначається графіками, які затверджуються власником або уповноваженим ним органом за погодженням з профспілковим чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом, і доводиться до відома всіх працівників.

При складанні графіків враховуються інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та можливості для їх відпочинку.

Конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і власником або уповноваженим ним органом, який зобов’язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну.

Перенесення щорічної відпустки на інший період з ініціативи власника або уповноваженого ним органу допускається тільки за письмовою згодою працівника та за погодженням з профспілковим або іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом у разі, коли надання щорічної відпустки в раніше обумовлений період може несприятливо відбитися на нормальному ході роботи підприємства, та за умови, що частина відпустки тривалістю не менше 24 календарних днів буде використана в поточному робочому році.

У разі перенесення щорічної відпустки новий термін її надання встановлюється за згодою між працівником і власником або уповноваженим ним органом. Якщо причини, що зумовили перенесення відпустки на інший період, настали під час її використання, то невикористана частина щорічної відпустки надається після закінчення дії причин, які її перервали, або за згодою сторін переноситься на інший період.

Забороняється ненадання щорічних відпусток повної тривалості протягом двох років підряд.

Наказ

На виконання статті 79 Кодексу законів про працю України та статті 10 Закону України “Про відпустки”, з метою організації трудового процесу та планування відпусток на підприємстві, затверджується графік відпусток працівників на 2024 рік.

Графік відпусток складено на основі пропозицій працівників та з урахуванням виробничих потреб підприємства. У разі необхідності, зміни до графіка можуть бути внесені лише за згодою працівника та з узгодженням з керівництвом підприємства.

Приклад заповнення графіка відпусток:
– ПІБ працівника: Петренко Олексій Володимирович
– Посада: Інженер
– Дата початку відпустки: 15 липня 2024 року
– Кількість календарних днів відпустки: 24
– Дата закінчення відпустки: 08 серпня 2024 року

Цей графік затверджується наказом директора підприємства та доводиться до відома працівників під підпис не пізніше ніж за два тижні до початку календарного року. Кожен працівник зобов’язаний ознайомитися з графіком відпусток та планувати свій відпочинок відповідно до затверджених дат.

Контроль за виконанням графіка відпусток покладається на керівників структурних підрозділів. У разі виникнення обставин, що вимагають перенесення відпустки, працівник повинен звернутися до свого керівника для узгодження нових дат відпустки.

Наказ набирає чинності з моменту підписання та діє протягом календарного року.

Затверджую:
Директор підприємства
ПІБ: Іваненко Василь Іванович
Дата: 10 грудня 2023 року
Підпис:

Графік відпусток додається до наказу.

Зразок графіка відпусток, затвердженого наказом

[Назва підприємства]

ГРАФІК ЩОРІЧНИХ ОСНОВНИХ ВІДПУСТОК НА [Рік]

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ по [Назва підприємства] № [Номер наказу] від [Дата]

Директор

[Прізвище, ім’я, по батькові] [Підпис]

ПОГОДЖЕНО

[Посада представника профспілки] [Прізвище, ім’я, по батькові] [Підпис]

Дата

Цей графік складено відповідно до вимог статті 10 Закону України «Про відпустки» від 15 листопада 1996 року № 504/96-ВР та внутрішніх нормативних документів підприємства.

Примітки:

• Період відпустки: Зазначається точна дата початку і кінця відпустки.
• Кількість календарних днів: Вказується загальна кількість днів відпустки з урахуванням вихідних і святкових днів.
• Інші види відпусток: Якщо працівник має право на додаткові види відпусток (наприклад, за роботу зі шкідливими умовами праці), це також зазначається в графіку.
• Зміни до графіка: Будь-які зміни до графіка оформлюються окремим наказом керівника підприємства.

Важливо:

• Графік відпусток затверджується наказом керівника підприємства за погодженням з профспілковим органом (якщо такий є).
• Графік відпусток доводиться до відома всіх працівників під підпис.
• Працівник має право на використання щорічної відпустки не пізніше ніж за 12 місяців після закінчення робочого року, за який вона надається.
• У разі звільнення працівнику виплачується грошова компенсація за всі невикористані дні відпустки.

Приклад заповнення:

Додаткові рекомендації:

• Для зручності складання графіка можна використовувати електронні таблиці.
• Графік відпусток бажано розмістити на видному місці для ознайомлення працівників.
• Рекомендується регулярно оновлювати графік відпусток з урахуванням змін у штаті та інших факторів.

Зверніть увагу: Цей шаблон є зразком і може бути адаптований під конкретні потреби підприємства. Для отримання більш детальної інформації рекомендується звернутися до фахівця з кадрового обліку або юриста.

Ось шаблон Графіка відпусток, затверджений наказом, з указанням відповідних законів України та прикладами заповнення:

Наказ про затвердження Графіка відпусток на [рік/період] року

Установа [назва підприємства/організації]

Наказую затверджити Графік відпусток на [рік/період] року, який розроблений з урахуванням вимог статті 177 КЗпП України “Про працю” та статті 23 Закону України “Про відпустки”.

Графік відпусток складений з урахуванням наступних вимог:

* тривалість щорічної відпустки становить не менше 24 календарних днів;
* працівники, які працюють у режимі сумісної роботи, мають право на відпустку не менше 14 календарних днів;
* працівники, які працюють у режимі неповної зайнятості, мають право на відпустку не менше 12 календарних днів.

Графік відпусток включає в себе наступні види відпусток:

* щорічна відпустка;
* відпустка за власною ініціативою;
* відпустка у зв’язку з народженням дитини;
* відпустка у зв’язку з весіллям;
* відпустка у зв’язку з похоронами близьких родичів.

Приклад заповнення:

Прізвище, ім’я, по батькові працівника | Дата початку відпустки | Дата закінчення відпустки | Тривалість відпустки | Вид відпустки
———————————————————
Петров Іван Іванович | 15.06.2023 | 29.06.2023 | 14 днів | Щорічна відпустка
Іваненко Олена Олексіївна | 01.07.2023 | 15.07.2023 | 14 днів | Відпустка за власною ініціативою
Коваленко Сергій Миколайович | 20.08.2023 | 27.08.2023 | 7 днів | Відпустка у зв’язку з народженням дитини

У разі зміни графіка відпусток працівники будуть повідомлені не менше ніж за 2 тижні до початку відпустки.

Цей наказ набирає чинності з дня підписання.

М.П.

[Дата підписання]

[ПІБ особи, яка підписала наказ]