Форма особової картки державного службовця

Особова картка державного службовця не є просто формальністю чи бюрократичною вимогою. Вона виконує низку важливих функцій у системі державного управління. По-перше, вона є джерелом оперативної інформації про кадровий склад державного органу, дозволяючи швидко отримати необхідні дані про будь-якого службовця. По-друге, вона слугує основою для прийняття кадрових рішень, таких як підвищення по службі, присвоєння рангів, направлення на навчання тощо. По-третє, особова картка є важливим інструментом для ведення статистики та аналізу кадрового потенціалу державної служби в цілому.

Складання особової картки державного службовця відбувається при вступі особи на державну службу. Це один з перших документів, який заповнюється новопризначеним службовцем. Однак було б помилкою вважати, що на цьому робота з особовою карткою завершується. Насправді, це “живий” документ, який постійно оновлюється протягом усієї кар’єри державного службовця. Будь-які зміни в професійному статусі, освіті, сімейному стані чи інших важливих аспектах життя службовця повинні бути відображені в його особовій картці.

Форма особової картки державного службовця затверджується на законодавчому рівні і є єдиною для всіх органів державної влади. Це забезпечує уніфікацію кадрового обліку та можливість швидкого обміну інформацією між різними державними структурами. Зазвичай, форма особової картки затверджується наказом центрального органу виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику у сфері державної служби.

Особова картка державного службовця містить кілька розділів, кожен з яких відображає певний аспект життя та діяльності службовця. Перший розділ зазвичай містить загальні відомості: прізвище, ім’я, по батькові, дату і місце народження, громадянство, відомості про освіту. Далі йдуть розділи, присвячені трудовій діяльності, в яких відображається весь професійний шлях особи, включаючи роботу до вступу на державну службу. Окремі розділи присвячені відомостям про підвищення кваліфікації, перепідготовку, стажування, а також інформації про ранги державного службовця, заохочення та стягнення.

Особливу увагу в особовій картці приділяють відомостям про проходження державної служби. Тут фіксуються дані про призначення на посади, переведення, звільнення, а також результати оцінювання службової діяльності. Ця інформація є критично важливою для розуміння професійного розвитку службовця та прийняття рішень щодо його подальшої кар’єри.

Відповідальність за складання та ведення особової картки державного службовця зазвичай покладається на кадрову службу державного органу. Однак важливо розуміти, що цей процес вимагає активної участі самого державного службовця. Саме він є первинним джерелом інформації про себе і несе відповідальність за її достовірність. Тому при заповненні особової картки службовець повинен бути максимально уважним та чесним, розуміючи, що будь-яка неточність може мати серйозні наслідки для його кар’єри.

Процес заповнення особової картки може здатися рутинним, але насправді він вимагає високої концентрації та уваги до деталей. Кожен рядок, кожна дата в цьому документі має значення. Наприклад, неправильно вказана дата вступу на посаду може вплинути на обчислення стажу державної служби, а отже, і на право отримання певних надбавок чи пільг. Тому як службовець, так і працівник кадрової служби повинні підходити до цього процесу з максимальною відповідальністю.

У контексті сучасних тенденцій діджиталізації державного управління, форма особової картки державного службовця також зазнає трансформації. Все частіше вона ведеться в електронному вигляді, що дозволяє автоматизувати процес її оновлення та пошуку інформації. Це відкриває нові можливості для аналізу кадрового складу державної служби, прогнозування потреб у навчанні та розвитку персоналу, а також для більш ефективного управління людськими ресурсами в державному секторі в цілому.

Особова картка державного службовця – це не просто документ. Це відображення професійного життя людини, яка присвятила себе служінню державі та суспільству. Кожен запис у цій картці – це віха на шляху служіння, кожна дата – це момент, який вплинув на долю не лише самого службовця, але й тих людей, для яких він працює. Тому до ведення цього документа слід ставитися з належною повагою та відповідальністю, розуміючи його важливість не лише для окремої особи, але й для всієї системи державного управління.

Приклади

ОСОБОВА КАРТКА ДЕРЖАВНОГО СЛУЖБОВЦЯ №

1. Загальні відомості
Прізвище: Петренко
Ім’я: Олена
По батькові: Василівна
Дата народження: 15 травня 1985 р.
Місце народження: м. Київ
Громадянство: громадянин України
Паспорт: серія АБ № 123456, виданий Шевченківським РВ ГУДМС України в м. Києві 20.06.2001

2. Освіта
Назва навчального закладу: Київський національний університет імені Тараса Шевченка
Рік закінчення: 2007
Спеціальність: Правознавство
Кваліфікація: магістр права
Науковий ступінь, вчене звання: не має

3. Трудова діяльність
Дата прийняття на роботу: 01.09.2022
Назва посади: головний спеціаліст відділу правового забезпечення
Ранг державного службовця: 9 ранг (присвоєно 01.09.2022)
Категорія посади державної служби: категорія “В”

4. Підвищення кваліфікації
Назва навчального закладу: Національна академія державного управління при Президентові України
Період навчання: 15.03.2023 – 17.03.2023
Програма: “Запобігання корупції на державній службі”

5. Відомості про оцінювання результатів службової діяльності
Дата оцінювання: 01.12.2023
Результат: відмінна оцінка

6. Відпустки
Вид відпустки: щорічна основна
Період: 01.07.2023 – 28.07.2023

7. Заохочення
Вид заохочення: подяка
Дата: 24.08.2023
Підстава: за сумлінне виконання службових обов’язків

8. Дисциплінарні стягнення
Не має

9. Військовий облік
Група обліку: військовозобов’язана
Категорія обліку: А
Військове звання: рядовий
ВОС: 00000
Назва райвійськкомату: Шевченківський РТЦК та СП м. Києва

10. Сімейний стан
Сімейний стан: одружена
Члени сім’ї:
чоловік – Петренко Іван Олексійович, 1983 р.н.
син – Петренко Олексій Іванович, 2010 р.н.

11. Місце проживання
Адреса: 01001, м. Київ, вул. Хрещатик, буд. 1, кв. 1
Телефон: +380991234567

Підпис державного службовця: [підпис] О.В. Петренко
Дата заповнення: 15.07.2024

Керівник державної служби в державному органі: [підпис] І.І. Іваненко
Дата: 15.07.2024

Цей шаблон форми особової картки державного службовця розроблено відповідно до вимог Закону України “Про державну службу” від 10.12.2015 № 889-VIII та наказу Національного агентства України з питань державної служби “Про затвердження типової форми особової картки державного службовця” від 19.05.2020 № 77-20.

Особова картка містить 11 основних розділів, кожен з яких відображає певний аспект професійного та особистого життя державного службовця.

Розділ “Загальні відомості” містить базову інформацію про особу: ПІБ, дату та місце народження, громадянство та паспортні дані. Ця інформація є ключовою для ідентифікації державного службовця.

У розділі “Освіта” вказуються дані про вищу освіту, включаючи назву навчального закладу, рік закінчення, спеціальність та кваліфікацію. Також тут зазначається інформація про наукові ступені та вчені звання, якщо такі є.

Розділ “Трудова діяльність” відображає поточну посаду державного службовця, дату призначення, ранг та категорію посади. Ця інформація є важливою для розуміння професійного статусу службовця.

У розділі “Підвищення кваліфікації” фіксуються дані про додаткове навчання та професійний розвиток службовця. Це допомагає відстежувати виконання вимог щодо постійного професійного розвитку державних службовців.

Розділи “Відомості про оцінювання результатів службової діяльності”, “Відпустки”, “Заохочення” та “Дисциплінарні стягнення” дозволяють скласти повну картину професійної діяльності службовця, його досягнень та можливих проблем.

Розділ “Військовий облік” містить важливу інформацію про військовозобов’язаність службовця, що є особливо актуальним в сучасних умовах.

Останні два розділи – “Сімейний стан” та “Місце проживання” – містять особисту інформацію, яка може бути важливою для вирішення певних кадрових питань.

Важливо зазначити, що ця форма є динамічним документом і повинна регулярно оновлюватися при будь-яких змінах у професійному чи особистому житті державного службовця. Відповідальність за достовірність інформації несе сам державний службовець, що підтверджується його підписом.

Керівник державної служби в державному органі також підписує цю картку, що надає їй офіційного статусу.

При використанні цього шаблону слід пам’ятати, що він може бути адаптований відповідно до специфіки конкретного державного органу, але основна структура та ключові елементи повинні залишатися незмінними для забезпечення єдиного підходу до ведення кадрового обліку на державній службі.

Форма особової картки державного службовця

м. Київ
18 липня 2024 року

Відповідно до Закону України «Про державну службу» та Постанови Кабінету Міністрів України від 25 березня 2016 року № 229 «Про затвердження Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади», складається форма особової картки державного службовця.

Прізвище: Іваненко
Ім’я: Іван
По батькові: Іванович
Дата народження: 15 березня 1985 року
Місце народження: м. Київ
Громадянство: Україна
Адреса місця проживання: вул. Хрещатик, буд. 10, кв. 15, м. Київ, 01001
Контактний телефон: +380501234567
Електронна пошта: ivanenko.i@domain.com
Посада: головний спеціаліст відділу кадрів
Дата призначення на посаду: 20 квітня 2020 року
Наказ про призначення на посаду: № 45-к від 20 квітня 2020 року
Освіта: вища, диплом магістра з управління персоналом, Київський національний університет, 2007 рік
Стаж державної служби: 7 років
Підвищення кваліфікації: курс з управління персоналом, Національна академія державного управління, 2022 рік
Військовий облік: військовозобов’язаний, старший лейтенант запасу
Склад сім’ї: одружений, дружина Іваненко Олена Миколаївна, син Іваненко Андрій Іванович (2010 р.н.)
Дата складання особової картки: 18 липня 2024 року

Приклад заповнення:
Прізвище: Петренко
Ім’я: Олена
По батькові: Миколаївна
Дата народження: 25 травня 1988 року
Місце народження: м. Львів
Громадянство: Україна
Адреса місця проживання: вул. Січових Стрільців, буд. 5, кв. 8, м. Львів, 79000
Контактний телефон: +380671234567
Електронна пошта: petrenko.o@domain.com
Посада: начальник відділу кадрів
Дата призначення на посаду: 15 січня 2018 року
Наказ про призначення на посаду: № 5-к від 15 січня 2018 року
Освіта: вища, диплом магістра з права, Львівський національний університет, 2010 рік
Стаж державної служби: 12 років
Підвищення кваліфікації: курс з управління кадрами, Національна академія державного управління, 2021 рік
Військовий облік: не військовозобов’язана
Склад сім’ї: неодружена
Дата складання особової картки: 18 липня 2024 року

Шаблон форми особової картки державного службовця

Форма особової картки державного службовця

Прізвище, ім’я, по батькові державного службовця:

Посада:

Структурний підрозділ:

Номер особової справи:

Загальна кількість сторінок:

Оформлено:

Підпис службовця:

Дата:

Підпис керівника структурного підрозділу:

Дата:

Примітка: Дана форма особової картки є зразком і може бути доповнена або змінена залежно від специфіки діяльності державного органу та вимог чинного законодавства.

Законодавча база:

• Закон України «Про державну службу»
• Інші нормативно-правові акти, що регулюють питання ведення особових справ державних службовців

Приклад заповнення:

Прізвище, ім’я, по батькові державного службовця: Петренко Іван Петрович

Пояснення до заповнення:

• № з/п: Порядковий номер відомостей.
• Найменування відомостей: Точна назва відомостей, що зазначається.
• Відомості: Інформація, що заповнюється.
• Дата внесення: Дата внесення інформації.
• Підпис службовця: Підпис державного службовця.
• Підпис керівника: Підпис керівника структурного підрозділу.

Мета форми:

Форма особової картки державного службовця призначена для:

• Систематизації персональних даних державного службовця.
• Оформлення кадрових документів.
• Збереження інформації про трудову діяльність.
• Контролю за перебігом служби.

Ось шаблон Форми особової картки державного службовця:

Особова картка державного службовця

№ [номер особової картки]

[Дата]

[Місце]

Прізвище, ім’я, по батькові державного службовця: [ПІБ державного службовця]

Посада: [посада державного службовця]

Орган державної влади: [назва органу державної влади]

Дані про освіту:

• Освіта: [освіта державного службовця]
• Спеціальність: [спеціальність державного службовця]
• Рік закінчення навчання: [рік закінчення навчання]

Дані про досвід роботи:

• Рік початку роботи: [рік початку роботи]
• Посада: [посада державного службовця]
• Орган державної влади: [назва органу державної влади]

Дані про кваліфікацію:

• Кваліфікація: [кваліфікація державного службовця]
• Дата отримання кваліфікації: [дата отримання кваліфікації]

Дані про військовий облік:

• Військовий облік: [військовий облік державного службовця]
• Дата реєстрації: [дата реєстрації]

Дані про медичний огляд:

• Медичний огляд: [медичний огляд державного службовця]
• Дата медичного огляду: [дата медичного огляду]

Відповідно до статті 24 Закону України «Про державну службу» від 1993 року, особова картка державного службовця повинна містити дані про освіту, досвід роботи, кваліфікацію, військовий облік та медичний огляд.

Керівник органу державної влади

[ПІБ керівника]

Примітка: у тексті форми особової картки повинні бути вказані конкретні дані про освіту, досвід роботи, кваліфікацію, військовий облік та медичний огляд державного службовця.

Приклад заповнення:

Особова картка державного службовця

№ 001

15.02.2023

Київ

Прізвище, ім’я, по батькові державного службовця: Петренко Олег Васильович

Посада: Начальник відділу кадрів

Орган державної влади: Міністерство юстиції України

Дані про освіту:

• Освіта: вища
• Спеціальність: юрист
• Рік закінчення навчання: 2005

Дані про досвід роботи:

• Рік початку роботи: 2005
• Посада: юрист
• Орган державної влади: Міністерство юстиції України

Дані про кваліфікацію:

• Кваліфікація: магістр юриспруденції
• Дата отримання кваліфікації: 2010

Дані про військовий облік:

• Військовий облік: військовий облік 2 категорії
• Дата реєстрації: 2012

Дані про медичний огляд:

• Медичний огляд: медичний огляд 1 категорії
• Дата медичного огляду: 2020

Керівник Міністерства юстиції України

Ковальчук Сергій Іванович