Філія vs структурний підрозділ: що обрати бізнесу

Коли компанія зростає й виходить за межі головного офісу, постає практичне питання: реєструвати філію чи обмежитися структурним підрозділом (відділ, департамент, цех)?

Питання доречне, адже кожна із форм має право на життя і кожна має свої переваги.

Нижче розглянемо більш детально різницю, переваги та алгоритм дій.

ЩО КАЖЕ ЗАКОН?

• Філія / представництво — це відокремлені підрозділи юрособи: розташовані поза місцезнаходженням компанії, не є юрособами, діють на підставі положення, керівник діє на підставі довіреності. Такі підрозділи підлягають держреєстрації в ЄДР і вважаються створеними з дня держреєстрації. Про це прямо зазначено в ст. 95 Цивільного кодексу України.
• Структурний підрозділ — це внутрішня організаційна ланка (відділ/департамент/цех), яку створюють внутрішнім наказом і положенням; його не вносять до ЄДР, він не виступає самостійно назовні.
• Важливо: раніше чимало питань регулював Господарський кодекс України, який з 28.08.2025 втратив чинність. Тож наразі орієнтуємось на Цивільний кодекс України, Закон № 755-IV (про держреєстрацію) і спеціальний Закон № 4196-IX про перехідний період.

Відмінність між «структурним» і «відокремленим» підрозділами роз’яснював Держкомпідприємництва у листі від 18.03.2007 № 1918/0/2-07. На думку органу основна відмінність полягає у територіальній відокремленості: філія та представництво – це те, що розташовано поза місцем головного офісу, а структурний підрозділ завжди знаходиться за місцезнаходженням компанії.

Втім така позиція не знаходить свого законодавчого підкріплення, адже законодавець не висуває таких вимог до структурного підрозділу, як місце розташування. Тож тут можемо керуватись правилом «дозволено все, що прямо не заборонено» і створювати структурний підрозділ в іншому місті чи районі.

На практиці за цією логікою працюють великі торгові мережі та навіть деякі приватні клініки: вони не реєструють в ЄДР філії, а вважають торгові точки чи окремі медичні відділення своїми структурними підрозділами. Це виглядає так:

Юридична особа має два типи підрозділів:

1. Відокремлений підрозділ (який у свою чергу поділяється на філію та представництво):

• ​​​​​​​Філія — виконує всі або частину функцій компанії та розташована поза головним офісом.

• Представництво — виконує лише представницькі функції компанії, розташоване поза головним офісом.

2. Структурний підрозділ:

Відділ, департамент компанії, який виконує частину функцій, розташований як за місцезнаходженням юр. особи (її адресою), так і за іншою адресою.

Нижче наведемо порівняльну таблицю:

КОЛИ ФІЛІЯ — ПРАВИЛЬНИЙ ВИБІР?

Обирайте філію, якщо вам потрібні повноцінні операції в іншому місці: місцеві продажі/надання послуг, локальне управління, офлайн-прийом платежів, окремі РРО/ПРРО, право підпису «на місці», окремий фінансовий облік, автономність відокремленого підрозділу.

КОЛИ ДОСТАТНЬО СТРУКТУРНОГО ПІДРОЗДІЛУ?

Структурний підрозділ доцільний, коли це «бек-офісна» або допоміжна функція (R&D, маркетинг, саппорт), а всі зовнішні зобов’язання бере на себе головна компанія, або коли ви не маєте бажання надмірно формалізувати та бюрократизувати бізнес процеси. Тобто це варіант для централізованого управління. Структурними підрозділами також можуть бути торгові точки мережі магазинів або навіть медичні відділення приватної клініки.

Якщо ви обрали структурний підрозділ, алгоритм дій буде такий:

1. Видати наказ про створення структурного підрозділу та затвердити положення про нього.
2. Визначитися з місцезнаходженням підрозділу (орендувати приміщення за потреби).
3. Повідомити податківців про підрозділ. Якщо створюється структурний підрозділ за місцем знаходженням головного підприємства, то можливо доведеться подати ф. № 20-ОПП про виникнення нового об’єкту оподаткування. У разі розміщення структурного підрозділу поза місцем розташування підприємства, підприємству доведеться стати на облік за місцезнаходженням підрозділу як за неосновним місцем обліку. Для цього протягом 10 днів після створення підрозділу слід подати заяву за ф. № 17-ОПП.

Для створення відокремленого підрозділу потрібно виконати наступні кроки:

1. Видати наказ про створення відокремленого підрозділу та затвердити положення про нього.
2. Призначити керівника підрозділу, визначити його повноваження і видати відповідну довіреність.
3. Відкрити банківський рахунок (за потреби).

При наймі працівників як у відокремлений, так і у структурний підрозділ роботодавцем є головне підприємство. Навіть якщо трудові договори підписуються керівником підрозділу від імені юрособи, працівник залишається працівником головного підприємства.

ВИНИКЛИ ДОДАТКОВІ ПИТАННЯ ЧИ ПОТРІБНІ ДОКУМЕНТИ «ПІД КЛЮЧ»?

Підготуємо для вас: наказ про створення відокремленого/структурного підрозділу, положення про такий підрозділ, необхідні форми 17-ОПП та 2О-ОПП, а також пакет документів для делегування сплати податків, складання та реєстрації податкових накладних.

Звертайтесь! Перша консультація – безоплатна.

Для консультацій та додаткової інформації телефонуйте за номером +38 (067) 444-56-64 або пишіть на info@sitarchuk.com.ua.

Автор консультації: Адвокатське бюро Олени Сітарчук