Довідково-інформаційні документи

Види або форми довідково-інформаційних документів можуть бути різними і залежать від конкретного контексту або сфери діяльності. Наприклад, це може бути довідка про заробітну плату, довідка про навчання в навчальному закладі, довідка з місця роботи, інформаційний запит тощо.

Ці документи потрібні для підтвердження певних обставин чи фактів перед органами державної влади, комерційними структурами, приватними особами або іншими організаціями. Наприклад, довідка про доходи може знадобитися при оформленні кредиту в банку.

Умови складання довідково-інформаційних документів визначаються конкретними вимогами законодавства, нормативними документами, стандартами або вимогами конкретних організацій. Зазвичай, для їх отримання необхідно звернутися до відповідного органу або установи з письмовим запитом.

Сторонами в довідково-інформаційному документі зазвичай є видавець (орган чи установа, який надає довідку) та одержувач (особа або організація, якій цей документ адресовано).

Вимоги до оформлення можуть включати наявність певних реквізитів, таких як дата видачі, підпис і печатка відповідного органу, назва документа, ідентифікаційні дані особи чи об’єкта, про якого йде мова, та інша інформація в залежності від типу довідки.

Щодо того, хто і як складає довідково-інформаційний документ — це, зазвичай, спеціалісти відповідного відділу або служби органу чи установи, які мають доступ до необхідної інформації. Зазвичай, для отримання такого документа, особа подає письмовий запит з обгрунтуванням необхідності отримання довідки та вказівкою потрібної інформації. Після обробки запиту і перевірки даних спеціаліст складає документ і передає його запитувачу.

Приклади

Шаблон довідково-інформаційного документа

Назва документа

Дата

Реєстраційний номер

Відповідальний

Зміст

Додаткові положення

Важливо:

• Довідково-інформаційні документи є необов’язковими для виконання.
• Довідково-інформаційні документи можуть бути складені у письмовій формі або в електронній формі.
• Довідково-інформаційні документи не підлягають затвердженню.

Закони, що регулюють порядок оформлення довідково-інформаційних документів:

• Закон України “Про документообіг”.

Приклади заповнення

Назва документа

Довідка про стан виконання доручення

Дата

20 липня 2023 року

Реєстраційний номер

12345

Відповідальний

Іванов Іван Іванович

Зміст

Довідка

На виконання доручення директора підприємства від 10 липня 2023 року № 76543, повідомляю, що станом на 20 липня 2023 року доручення виконано в повному обсязі.

Додаткові положення

Довідка складена в 2-х примірниках, один з яких зберігається у відповідального, а другий передається директору підприємства.

Важливо:

• Довідка про стан виконання доручення є довідково-інформаційним документом, який підтверджує виконання доручення.
• Довідка про стан виконання доручення повинна бути складена у письмовій формі.
• Довідка про стан виконання доручення повинна містити інформацію про дату виконання доручення, відповідального за виконання доручення та зміст доручення.
• Довідка про стан виконання доручення повинна бути підписана відповідальним за виконання доручення.

Приклади заповнення

Назва документа

Інформація про нові правила оформлення документів

Дата

20 липня 2023 року

Реєстраційний номер

12346

Відповідальний

Петрова Олена Петрівна

Зміст

Інформація

Наказом директора підприємства від 10 липня 2023 року № 76544 затверджено нові правила оформлення документів.

Нові правила оформлення документів вступають в силу з 25 липня 2023 року.

Додаткові положення

Інформація про нові правила оформлення документів направлена ​​всім працівникам підприємства.

Важливо:

• Інформація про нові правила оформлення документів є довідково-інформаційним документом, який повідомляє про нові правила оформлення документів.
• Інформація про нові правила оформлення документів повинна бути складена у письмовій формі.
• Інформація про нові правила оформлення документів повинна містити інформацію про дату набрання чинності новими правилами оформлення документів.
• Інформація про нові правила оформлення документів повинна бути направлена ​​всім працівникам підприємства.

Шаблон довідково-інформаційного документа може бути використаний для оформлення різних довідково-інформаційних документів. При заповненні довідково-інформаційного документа необхідно враховувати вимоги відповідних законів України та доцільно включити до документа додаткові положення, які вважаються за доцільними.

[НАЗВА ОРГАНУ/УСТАНОВИ/ПІДПРИЄМСТВА]
Адреса: [Адреса органу/установи/підприємства]
Телефон: [Номер телефону]

ДОВІДКА
№ [номер довідки] від [дата видачі]

На підставі [вказати відповідний закон чи нормативний документ України, згідно якого надається ця довідка, наприклад, “Закон України “Про доступ до публічної інформації””] повідомляємо наступне:

[Тут має бути основний текст довідки, який містить інформацію, яка запитується. Наприклад, “Громадянин Петров В.О. працює на підприємстві “Х” на посаді інженера з 01.01.2022 року і на даний момент його місячний дохід становить 20,000 гривень.”]

Ця довідка видана для пред’явлення в [вказати місце, де буде пред’являтися довідка, наприклад, “кредитний відділ банку “АБС””].

Директор
[Підпис]
[П.І.Б.]

Печатка

Даний шаблон може бути адаптований під різні потреби та вимоги. Найголовніше при складанні довідки – забезпечити достовірність та повноту інформації, а також дотримуватися вимог законодавства.