Доповідна записка щодо необхідності відкликання працівника з щорічної відпустки

У світі сучасного бізнесу, де динаміка ринку постійно змінюється, а конкуренція загострюється, компанії часто стикаються з ситуаціями, коли присутність ключового співробітника стає критично важливою навіть під час його запланованої відпустки. Саме в таких випадках і виникає необхідність у складанні доповідної записки. Цей документ не лише інформує про виникнення екстреної ситуації, але й обґрунтовує необхідність переривання відпустки конкретного працівника, підкреслюючи його унікальні навички або знання, які є незамінними для вирішення поточної проблеми.

Процес складання доповідної записки вимагає ретельного підходу та врахування багатьох факторів. Зазвичай ініціатором створення такого документа виступає безпосередній керівник працівника або керівник проекту, який зіткнувся з непередбаченими обставинами. Він повинен чітко сформулювати причини, через які відкликання працівника з відпустки є необхідним, описати поточну ситуацію та потенційні наслідки для компанії у разі, якщо працівник не повернеться до роботи негайно.

Важливо зазначити, що доповідна записка не є прямим наказом про відкликання, а скоріше обґрунтуванням для прийняття такого рішення вищим керівництвом. Вона повинна містити детальний опис ситуації, яка склалася, аналіз можливих альтернатив та чітке пояснення, чому саме цей працівник є незамінним у даний момент. Крім того, у документі мають бути зазначені пропозиції щодо компенсації невикористаних днів відпустки або перенесення їх на інший період.

При складанні доповідної записки необхідно враховувати не лише виробничі потреби, але й права працівника, гарантовані трудовим законодавством України. Відкликання з відпустки повинно бути винятковим заходом, а не регулярною практикою. Тому в документі важливо підкреслити унікальність ситуації та неможливість її вирішення іншими способами.

Структура доповідної записки зазвичай включає шапку документа з зазначенням адресата (як правило, це директор підприємства або керівник HR-відділу), назву документа, текст з описом ситуації та обґрунтуванням необхідності відкликання, пропозиції щодо компенсації та підпис ініціатора з датою складання. Особливу увагу слід приділити стилю викладення інформації – він має бути діловим, чітким та аргументованим, без емоційних забарвлень та суб’єктивних оцінок.

Варто зазначити, що форма доповідної записки може варіюватися залежно від внутрішніх правил та традицій конкретної організації. Деякі компанії можуть мати стандартизовані шаблони для таких документів, інші – дотримуватися більш вільного формату. Однак, незалежно від форми, зміст документа повинен відповідати основним вимогам: чітке формулювання проблеми, обґрунтування необхідності відкликання конкретного працівника та пропозиції щодо вирішення ситуації.

У контексті трудових відносин доповідна записка щодо відкликання працівника з відпустки є делікатним питанням, яке вимагає балансу між інтересами компанії та правами працівника. Тому при її складанні важливо враховувати не лише юридичні аспекти, але й етичні норми, підтримуючи здорову корпоративну культуру та позитивний мікроклімат у колективі.

Приклади

Директору ТОВ “Назва компанії”
Прізвище І.Б.
від керівника відділу
Прізвище І.Б.

Доповідна записка

Шановний Ім’я Батькові!

У зв’язку з виникненням невідкладної виробничої ситуації, а саме [опис ситуації, наприклад: “термінове виконання проекту для ключового клієнта”], виникла гостра необхідність у відкликанні з щорічної відпустки працівника [ПІБ працівника], який обіймає посаду [назва посади].

[ПІБ працівника] перебуває у щорічній відпустці з [дата початку відпустки] до [дата закінчення відпустки] згідно з наказом № [номер] від [дата].

Відповідно до статті 12 Закону України “Про відпустки”, відкликання з щорічної відпустки допускається за згодою працівника лише для відвернення стихійного лиха, виробничої аварії або негайного усунення їх наслідків, для відвернення нещасних випадків, простою, загибелі або псування майна підприємства та в інших випадках, передбачених законодавством.

Враховуючи, що [обґрунтування необхідності, наприклад: “лише [ПІБ працівника] володіє необхідними компетенціями та знаннями для успішного завершення проекту”], прошу розглянути можливість відкликання [ПІБ працівника] з щорічної відпустки з [дата бажаного виходу на роботу].

У разі згоди працівника на відкликання з відпустки пропоную компенсувати невикористані дні відпустки шляхом [варіант компенсації, наприклад: “надання їх у зручний для працівника час протягом поточного року”] або [альтернативний варіант: “виплати грошової компенсації за невикористані дні відпустки”].

Прошу Вас розглянути дане питання та прийняти відповідне рішення.

З повагою,
[Посада]
[Підпис] [Ініціали, прізвище]
[Дата складання]

Ось шаблон доповідної записки щодо необхідності відкликання працівника з щорічної відпустки. Цей документ розроблено з урахуванням вимог українського законодавства та типових практик діловодства.

При складанні доповідної записки важливо пам’ятати, що відкликання працівника з відпустки регулюється Законом України “Про відпустки”, зокрема статтею 12. Згідно з цим законом, відкликання допускається лише за згодою працівника та у виняткових випадках.

У шаблоні наведено приклад обґрунтування необхідності відкликання працівника, пов’язаний з терміновим виконанням проекту для ключового клієнта. Однак, реальні причини можуть бути різними, залежно від специфіки роботи підприємства. Наприклад, це може бути необхідність усунення наслідків аварії, участь у важливих переговорах або підготовка термінової звітності.

При заповненні шаблону слід звернути особливу увагу на наступні моменти:

1. Чітко вкажіть дати початку та закінчення відпустки працівника, а також номер та дату наказу про надання відпустки.

2. Детально опишіть ситуацію, яка викликала необхідність відкликання працівника. Це може бути, наприклад, “несподівана відмова ключового постачальника від виконання контракту” або “виявлення критичної помилки в програмному забезпеченні, яке використовується для обслуговування клієнтів”.

3. Обґрунтуйте, чому саме цей працівник є незамінним у даній ситуації. Наприклад, “тільки [ПІБ працівника] має необхідний досвід ведення переговорів з даним постачальником” або “лише [ПІБ працівника] володіє повним розумінням архітектури програмного забезпечення та може швидко виправити помилку”.

4. Запропонуйте конкретні варіанти компенсації невикористаних днів відпустки. Це може бути надання цих днів у інший зручний для працівника час або грошова компенсація.

5. Вкажіть конкретну дату, з якої необхідно відкликати працівника.

Пам’ятайте, що остаточне рішення про відкликання приймає керівник підприємства, а працівник має право відмовитися від переривання відпустки. Тому формулювання в доповідній записці повинні бути коректними та не містити категоричних вимог.

Після складання доповідної записки вона передається на розгляд керівнику підприємства. У разі позитивного рішення, наступним кроком буде отримання письмової згоди працівника на відкликання з відпустки та видання відповідного наказу.

У доповідній записці має бути обґрунтовано необхідність відкликання працівника з щорічної відпустки відповідно до законодавства України. Ось приклад такого документа:

—

Доповідна записка

У зв’язку з виробничою необхідністю, що виникла на підприємстві, пропоную розглянути можливість відкликання працівника [ПІБ] з щорічної відпустки, яка надана відповідно до графіка відпусток. Відкликання пов’язане з [обґрунтування причини – наприклад, раптовим зростанням обсягу робіт, виникненням невідкладної ситуації, відсутністю інших фахівців, які можуть виконати завдання тощо].

Відповідно до частини третьої статті 79 Кодексу законів про працю України, відкликання працівника з щорічної відпустки можливе лише за його згодою та за умов, що частина відпустки, яка залишилася невикористаною, буде надана працівнику в інший погоджений термін.

Прошу отримати згоду працівника [ПІБ] на відкликання з відпустки для виконання [конкретне завдання чи проєкт]. За погодженням працівника, невикористану частину відпустки буде перенесено на [вказати період].

Дата: [вкажіть дату]
Посада: [ваша посада]
Підпис: [ваш підпис]

—

Приклад заповнення:

Доповідна записка

У зв’язку з тим, що на підприємстві виникла нагальна потреба в завершенні проєкту для замовника, пропоную розглянути можливість відкликання працівника Іванова Івана Івановича з щорічної відпустки, яка була надана з 10 серпня 2024 року. Причиною відкликання є недостатня кількість фахівців, які можуть завершити проєкт у встановлені терміни.

Згідно з частиною третьою статті 79 Кодексу законів про працю України, відкликання можливе за згодою працівника, а невикористані дні відпустки можуть бути надані пізніше. Прошу отримати згоду Іванова І.І. на відкликання з відпустки та перенести решту днів відпустки на вересень 2024 року.

Дата: 20 серпня 2024 року
Посада: начальник відділу кадрів
Підпис: Петров П.П.

—

Цей шаблон можна адаптувати залежно від обставин і конкретних потреб підприємства.

Шаблон доповідної записки про відкликання працівника з відпустки

[Назва підприємства]

Доповідна записка

[Місто] “[Число]” [Місяць] [Рік]

Директору [Прізвище, Ім’я По батькові]

від [Прізвище, Ім’я По батькові], [посада]

Про необхідність відкликання [Прізвище, Ім’я По батькові] з щорічної відпустки

Повідомляю, що внаслідок [об’єктивна причина відкликання: наприклад, виникнення непередбачених обставин, пов’язаних з виробничою необхідністю, які вимагають негайного вирішення, або відсутність іншого працівника, який міг би виконати необхідну роботу] виникла необхідність відкликати з щорічної відпустки працівника [Прізвище, Ім’я По батькові], який перебуває у відпустці з [дата початку відпустки] по [дата закінчення відпустки].

Відповідно до статті [номер статті] Кодексу законів про працю України, працівника можна відкликати з відпустки лише у виняткових випадках, пов’язаних з виробничою необхідністю, за умови попередження працівника не менше ніж за три календарні дні.

[Прізвище, Ім’я По батькові] був повідомлений про необхідність перервати відпустку [дата повідомлення]. Він [погодився/не погодився] з таким рішенням.

Враховуючи викладене, прошу Вас видати наказ про переривання відпустки [Прізвище, Ім’я По батькові] з [дата початку відпустки] по [дата, до якої працівник буде виконувати роботу].

[Ваш підпис]

[Ваше прізвище]

Приклад заповнення:

[ТОВ “Будівельник”]

Доповідна записка

Київ “15” червня 2023

Директору Петренку Івану Петровичу

від Ковальчук Олени Василівни, начальника відділу кадрів

Про необхідність відкликання Петрова Івана Івановича з щорічної відпустки

Повідомляю, що внаслідок аварії на виробництві виникла необхідність відкликати з щорічної відпустки працівника Петрова Івана Івановича, який перебуває у відпустці з 10 червня по 25 червня 2023 року.

Відповідно до статті 125 Кодексу законів про працю України, працівника можна відкликати з відпустки лише у виняткових випадках, пов’язаних з виробничою необхідністю, за умови попередження працівника не менше ніж за три календарні дні.

Петров Іван Іванович був повідомлений про необхідність перервати відпустку 14 червня. Він погодився з таким рішенням.

Враховуючи викладене, прошу Вас видати наказ про переривання відпустки Петрова Івана Івановича з 10 червня по 18 червня 2023 року.

[Підпис]

Ковальчук О.В.

Доповідна записка щодо необхідності відкликання працівника з щорічної відпустки

Вчергове, під час планування виробництва та організації роботи на підприємстві, виникла необхідність відкликати працівника з щорічної відпустки. Це обумовлено тим, що на момент відпустки працівника є важливі задачі, які потрібно виконати для забезпечення нормального функціонування виробництва.

У зв’язку з цим, я пропоную відкликати працівника з відпустки на період з [дата] по [дата]. Це дозволить нам виконати необхідні роботи та забезпечити нормальний функціонування виробництва.

Згідно з Законом України “Про працю” від 10 травня 1991 року, відпустка є правом працівника, але може бути відкликана в разі необхідності для забезпечення виробництва та виконання обов’язків підприємства. Стаття 64 цього закону стверджує, що “Відпустка може бути відкликана в разі необхідності для забезпечення виробництва та виконання обов’язків підприємства, якщо це не порушує права працівника на відпустку”.

Також, згідно з Положенням про відпустки працівників, затвердженим Кабінетом Міністрів України від 26 червня 2008 року, відпустка може бути відкликана в разі необхідності для забезпечення виробництва та виконання обов’язків підприємства.

Я пропоную відкликати працівника з відпустки на період з [дата] по [дата], щоб виконати необхідні роботи та забезпечити нормальний функціонування виробництва. Я переконаний, що це буде доцільним рішенням, оскільки воно дозволить нам виконати важливі задачі та забезпечити нормальний функціонування виробництва.

Я готовий до обговорення цієї пропозиції та відповіді на будь-які запитання.