Доповідна записка про обов’язок ведення військового обліку та визначення відповідального

Сутність цього документа полягає в тому, що він інформує керівництво підприємства про законодавчі вимоги щодо ведення військового обліку та пропонує конкретні кроки для забезпечення виконання цих вимог, зокрема, призначення відповідальної особи. Складання такої доповідної записки може викликати певну спантеличеність у працівників, особливо якщо вони стикаються з цим питанням вперше. Адже військовий облік – це специфічна сфера, яка вимагає глибокого розуміння як законодавства, так і особливостей функціонування підприємства.

Види та форми доповідних записок про обов’язок ведення військового обліку можуть варіюватися залежно від специфіки підприємства та його організаційної структури. Це може бути як коротка інформативна записка, так і розгорнутий документ з детальним аналізом ситуації та пропозиціями щодо організації військового обліку. У деяких випадках доповідна записка може включати проект наказу про призначення відповідального за військовий облік або пропозиції щодо внесення змін до посадових інструкцій працівників.

Потреба у складанні доповідної записки про обов’язок ведення військового обліку виникає у різних ситуаціях. Це може бути результат перевірки підприємства контролюючими органами, зміна законодавства у сфері військового обліку, створення нового підприємства або реорганізація існуючого. Також, такий документ може бути ініційований внутрішнім аудитом або кадровою службою підприємства з метою покращення організації військового обліку.

Вимоги до доповідної записки включають чіткість та аргументованість викладу, посилання на конкретні норми законодавства, обґрунтування необхідності призначення відповідального за військовий облік. Документ повинен містити інформацію про поточний стан ведення військового обліку на підприємстві (якщо такий облік вже ведеться), пропозиції щодо вдосконалення цього процесу та рекомендації щодо кандидатури на посаду відповідального за військовий облік.

Умови складання доповідної записки визначаються внутрішніми правилами діловодства підприємства та загальними вимогами законодавства України щодо військового обліку. Зокрема, необхідно враховувати положення Закону України “Про військовий обов’язок і військову службу”, постанови Кабінету Міністрів України “Про затвердження Порядку організації та ведення військового обліку призовників і військовозобов’язаних” та інші нормативно-правові акти у цій сфері.

Сторонами у процесі підготовки та розгляду доповідної записки виступають її автор (зазвичай це може бути працівник кадрової служби, юридичного відділу або особа, яка вже виконує обов’язки з ведення військового обліку) та керівник підприємства або уповноважена ним особа, яка приймає рішення на підставі цієї доповідної записки. У деяких випадках до процесу можуть бути залучені інші посадові особи, наприклад, заступник директора з кадрових питань або керівники структурних підрозділів.

Вимоги до оформлення доповідної записки зазвичай відповідають загальним правилам діловодства. Документ повинен містити назву виду документа (Доповідна записка), адресата (посаду та прізвище керівника, якому подається записка), назву структурного підрозділу та посаду автора документа, його прізвище та ініціали. Текст доповідної записки має бути чітко структурованим, з виділенням основних частин: вступ (обґрунтування необхідності складання документа), основна частина (виклад суті питання з посиланням на нормативно-правові акти) та заключна частина (конкретні пропозиції та рекомендації).

Складання доповідної записки про обов’язок ведення військового обліку та визначення відповідального – це відповідальний процес, який вимагає глибокого розуміння як законодавства, так і специфіки діяльності підприємства. Зазвичай, цей процес ініціюється керівництвом підприємства або відділом кадрів. Автор документа повинен ретельно проаналізувати законодавчі вимоги, оцінити поточний стан військового обліку на підприємстві, визначити потенційні ризики та розробити пропозиції щодо вдосконалення системи військового обліку.

Процес підготовки доповідної записки може бути досить напруженим, особливо якщо виявлено серйозні недоліки в організації військового обліку або якщо підприємство стикається з цим питанням вперше. У таких умовах важливо зберігати об’єктивність та професіоналізм, чітко аргументувати свої пропозиції та рекомендації.

Доповідна записка про обов’язок ведення військового обліку та визначення відповідального є не просто формальним документом, а важливим інструментом забезпечення виконання підприємством своїх обов’язків у сфері оборони та національної безпеки. Правильно складена доповідна записка не тільки інформує керівництво про необхідність ведення військового обліку, але й сприяє ефективній організації цього процесу, що в кінцевому підсумку підвищує готовність держави до реагування на можливі загрози та виклики.

Приклади

Директору ТОВ “Промтехсервіс”
Петренку О.В.

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

10.10.2024 м. Харків

Про обов’язок ведення військового обліку
та визначення відповідального

Шановний Олександре Вікторовичу!

Доводжу до Вашого відома, що відповідно до статті 34 Закону України “Про військовий обов’язок і військову службу” та Постанови Кабінету Міністрів України від 07.12.2016 № 921 “Про затвердження Порядку організації та ведення військового обліку призовників і військовозобов’язаних”, наше підприємство зобов’язане вести військовий облік усіх призовників і військовозобов’язаних серед працівників.

На даний момент у ТОВ “Промтехсервіс” працює 120 осіб, з яких, за попередніми оцінками, близько 40 є військовозобов’язаними або призовниками. Однак, систематичний військовий облік на підприємстві не ведеться, що може призвести до адміністративної відповідальності згідно зі статтею 210 Кодексу України про адміністративні правопорушення.

Для забезпечення належного ведення військового обліку на підприємстві необхідно здійснити наступні кроки:

1. Призначити відповідального за ведення військового обліку.
2. Організувати взаємодію з територіальним центром комплектування та соціальної підтримки за місцем розташування підприємства.
3. Забезпечити наявність та правильне заповнення особових карток працівників за формою П-2.
4. Розробити план роботи з військового обліку на рік.
5. Організувати періодичну звірку особових карток з обліковими документами територіального центру комплектування та соціальної підтримки.

Враховуючи специфіку роботи та кваліфікаційні вимоги, пропоную призначити відповідальним за ведення військового обліку начальника відділу кадрів Іваненко Марію Петрівну. Вона має відповідний досвід роботи з документацією та необхідні навички для ефективного виконання цих обов’язків.

Для реалізації вищезазначених заходів пропоную:

1. Видати наказ про організацію військового обліку на підприємстві та призначення відповідального.
2. Внести зміни до посадової інструкції начальника відділу кадрів, додавши обов’язки щодо ведення військового обліку.
3. Забезпечити проходження відповідальною особою навчання з питань ведення військового обліку.
4. Виділити необхідні ресурси для створення картотеки військовозобов’язаних та призовників.

Прошу розглянути дану інформацію та прийняти відповідне рішення щодо організації військового обліку в ТОВ “Промтехсервіс”.

З повагою,
Юрисконсульт [підпис] Сидоренко А.В.

При заповненні цього шаблону слід звернути увагу на наступні моменти:

1. Назву підприємства “Промтехсервіс” та прізвище директора слід замінити на реальні дані вашого підприємства.

2. Дату складання доповідної записки (10.10.2024) та місце складання (м. Харків) потрібно замінити на актуальні для вашого підприємства.

3. Кількість працівників (120 осіб) та кількість військовозобов’язаних (40 осіб) є умовними і мають бути замінені на реальні дані вашого підприємства.

4. Прізвище та ініціали запропонованого відповідального за військовий облік (Іваненко Марія Петрівна) є умовними і мають бути замінені на дані реального працівника вашого підприємства.

5. Запропоновані заходи можуть бути адаптовані відповідно до специфіки вашого підприємства та поточного стану військового обліку.

6. Посада, прізвище та ініціали автора доповідної записки (Юрисконсульт Сидоренко А.В.) мають бути замінені на дані реального працівника, який готує цей документ.

7. При необхідності, можна додати інші релевантні деталі, специфічні для вашого підприємства, наприклад, інформацію про попередні перевірки військового обліку або про особливості роботи підприємства, які впливають на ведення військового обліку.

Цей шаблон розроблено з урахуванням вимог українського законодавства станом на 2024 рік. Однак, враховуючи можливі зміни в законодавстві, рекомендується перед складанням доповідної записки уточнити актуальні вимоги щодо військового обліку у вашому територіальному центрі комплектування та соціальної підтримки.

До [назва організації або установи]
Від [посада, ПІБ особи, що складає доповідну записку]
Дата: [дата складання записки]

У зв’язку з вимогами чинного законодавства України, зокрема Закону України “Про військовий обов’язок і військову службу” та постанови Кабінету Міністрів України “Про затвердження Порядку організації та ведення військового обліку призовників і військовозобов’язаних”, на підприємстві необхідно організувати та підтримувати належний облік військовозобов’язаних осіб.

Відповідно до статті 34 Закону України “Про військовий обов’язок і військову службу”, підприємства, установи та організації зобов’язані вести військовий облік громадян, які підлягають призову на військову службу, а також військовозобов’язаних. Такий облік є необхідною умовою для належного виконання державою заходів мобілізаційної підготовки та захисту країни.

З огляду на зазначене, пропоную призначити відповідальною за ведення військового обліку на підприємстві [посада, ПІБ відповідальної особи], яка забезпечуватиме систематичне оновлення облікових даних та взаємодію з військовими комісаріатами. Обов’язки цієї особи включатимуть:

1. Ведення та оновлення обліку призовників та військовозобов’язаних відповідно до вимог законодавства.
2. Забезпечення своєчасного подання інформації до відповідних органів військового обліку.
3. Контроль за змінами у статусі працівників щодо військового обліку.

Прошу розглянути це питання та затвердити запропонованого кандидата для виконання відповідних обов’язків.

Підпис: [підпис особи, що складає записку]
ПІБ: [ПІБ особи, що складає записку]
Посада: [посада особи, що складає записку]

Шаблон доповідної записки про обов’язок ведення військового обліку та визначення відповідального (українською мовою)

[Найменування підприємства]

ДОВІДНА ЗАПИСКА

про обов’язок ведення військового обліку

[Місто] «_» 20 р. № ___

[Посада керівника] підприємства [Найменування підприємства] [Прізвище, ім’я, по батькові керівника] доводить до Вашого відома, що відповідно до законодавства України про військовий обов’язок і військову службу, підприємство зобов’язане вести військовий облік працівників, які підлягають військовому обов’язку.

Для забезпечення належного ведення військового обліку на підприємстві пропоную призначити відповідальною особою за ведення військового обліку [Прізвище, ім’я, по батькові працівника, якого призначають відповідальним], [посада працівника].

[Прізвище, ім’я, по батькові працівника] має необхідні знання та досвід для виконання покладених на нього обов’язків.

Прошу затвердити дане рішення.

[Підпис]

[Прізвище, ім’я, по батькові керівника]

[Печатка підприємства] (за наявності)

Приклад заповнення:

ТОВ “Будівельник”

ДОВІДНА ЗАПИСКА

про обов’язок ведення військового обліку

Київ «15» березня 2024 р. № 12

Директор підприємства ТОВ “Будівельник” Іванов Іван Іванович доводить до відома начальника відділу кадрів, що відповідно до законодавства України про військовий обов’язок і військову службу, підприємство зобов’язане вести військовий облік працівників, які підлягають військовому обов’язку.

Для забезпечення належного ведення військового обліку на підприємстві пропоную призначити відповідальною особою за ведення військового обліку головного спеціаліста відділу кадрів Петренко Марію Іванівну.

Петренко Марія Іванівна має необхідні знання та досвід для виконання покладених на неї обов’язків.

Прошу затвердити дане рішення.

[Підпис]

Іванов Іван Іванович

[Печатка підприємства]

Доповідна записка про обов’язок ведення військового обліку та визначення відповідального

[Дата]

[Назва організації], [адреса організації]

[Місто, область, Україна]

[Ім’я], [позиція], голова [назва організації]

[Номер телефону], [е-мейл]

Доповідна записка про обов’язок ведення військового обліку та визначення відповідального

У зв’язку з тим, що [назва організації] є юридичною особою, я, [ім’я], голова [назва організації], заявляю, що згідно з Законом України “Про військовий облік” від 05.02.2013 р. № 4444-VI, є обов’язок ведення військового обліку.

Я підтверджую, що [назва організації] веде військовий облік за допомогою [назва системи обліку] та має необхідні документи, що підтверджують ведення військового обліку.

Я визначаю відповідального за ведення військового обліку – [ім’я], [позиція], який є відповідальним за ведення військового обліку та забезпечення дотримання вимог Закону України “Про військовий облік”.

Я підтверджую, що всі працівники, які працюють на [назва організації], мають необхідні документи, що підтверджують їх військову службу.

Я підтверджую, що всі працівники, які працюють на [назва організації], згодні на ведення військового обліку та зобов’язані виконувати свої військові обов’язки.

Законодавство, що регулює ведення військового обліку: Закон України “Про військовий облік” від 05.02.2013 р. № 4444-VI.

Я просимо дозволу на ведення військового обліку до [дата початку ведення обліку] та планую його ведення до [дата закінчення ведення обліку].

Підпис: [ім’я]

Дата: [дата підписання]

Нотаріально підтверджена: [назва нотаріуса], [номер нотаріальної книги], [дата нотаріальної дії].