Доповідна записка про направлення у відрядження

На перший погляд, доповідна записка про направлення у відрядження може здатися простою формальністю, але насправді вона є свого роду сполучною ланкою між різними відділами та посадовими особами, залученими до організації відрядження. Її значення полягає у тому, що вона забезпечує прозорість та ефективність прийняття рішень, а також сприяє належному обліку та контролю витрат, пов’язаних з відрядженням.

Доповідна записка про направлення у відрядження може мати різні форми та види, залежно від специфіки діяльності організації та внутрішніх процедур. Однак, як правило, вона містить такі основні елементи: опис мети та завдань відрядження, обґрунтування необхідності відрядження, інформацію про маршрут, тривалість та учасників відрядження, а також очікувані результати та потенційні вигоди для організації.

Сторонами в цьому документі виступають безпосередній керівник відділу чи підрозділу, який ініціює відрядження, та вище керівництво, яке має повноваження приймати остаточне рішення про затвердження або відхилення пропозиції про відрядження.

Доповідна записка повинна бути складена чітко, лаконічно та переконливо, з дотриманням усіх вимог до оформлення. Зазвичай, вона має містити деталізовану інформацію про кожного працівника, який пропонується для направлення у відрядження, а також чіткі пояснення причин, через які таке відрядження є необхідним. Важливо, щоб документ був підписаний відповідальною особою та містив дату складання.

Процес підготовки доповідної записки про направлення у відрядження, як правило, починається з ретельного аналізу поточної ситуації та виробничих потреб. Безпосередній керівник, який несе відповідальність за організацію відрядження, збирає необхідну інформацію, вивчає наявні ресурси та можливості, а також бере до уваги будь-які непередбачені обставини, які можуть вплинути на процес відрядження.

Приклади

Доповідна записка про направлення у відрядження складається відповідно до вимог Кодексу законів про працю України, Закону України “Про відпустки”, Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13.03.1998 № 59, та внутрішніх положень і наказів організації. Ось приклад такої доповідної записки:

Генеральному директору ТОВ “Приклад” Ковальчук О.П.

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

Шановний Олександре Петровичу!

З метою налагодження ділових відносин та перспектив подальшої співпраці з потенційним партнером ТОВ “Новий клієнт” (м. Львів) пропоную направити у відрядження до м. Львів з 10 по 15 червня 2024 року наступних працівників:

Метою відрядження є встановлення ділових контактів з новим потенційним партнером, презентація виробничих можливостей та асортименту продукції нашого підприємства, а також узгодження істотних умов майбутнього договору постачання. Залучення інженера-технолога забезпечить фаховий підхід у роз’ясненні технологічних аспектів виробництва.

Очікуваним результатом є укладання вигідного довгострокового договору на постачання продукції з ТОВ “Новий клієнт”, що сприятиме розширенню присутності нашого підприємства на ринку Західної України.

З повагою, Начальник відділу збуту Петренко С.В.

03.06.2024 р.

Цей приклад демонструє типову структуру доповідної записки про направлення у відрядження, посилання на законодавчі акти, визначення мети, складу відряджених та очікуваних результатів відрядження. Конкретні деталі та повнота інформації можуть змінюватися відповідно до специфіки організації та конкретного відрядження.

Доповідна записка

[номер] від [дата]

Шановне керівництво!

Звертаю вашу увагу на необхідність направлення працівника у відрядження згідно з вимогами Закону України “Про відрядження працівників”.

Згідно з цим Законом, працівники можуть бути направлені у відрядження з метою виконання певних завдань чи обов’язків. Відрядження може бути внутрішнім або зовнішнім, тобто проводитися у межах країни або за її межами. Також, відповідно до Закону, відрядження може бути наказане або здійснене за домовленістю сторін.

Пропоную направити на відрядження працівника [ПІБ] з посади [посада] на період з [дата початку] до [дата закінчення]. Метою відрядження є [вказати мету відрядження].

Зазначений працівник має необхідні кваліфікацію та досвід для виконання завдань, які передбачені відрядженням.

Прошу надати відповідне доручення щодо оформлення відрядження та забезпечення працівника необхідними документами та фінансовою підтримкою.

З повагою,

[підпис] [ПІБ посада працівника] [посада працівника] [назва підприємства]

Доповідна записка

Кому: [ПІБ керівника]

Від: [ПІБ працівника]

Дата: [Дата]

Тема: Про направлення у відрядження

Зміст:

Відповідно до [назва статті, закону], [дата], я, [ПІБ], [посада], [підрозділ], пропоную направити у відрядження до [місце відрядження] з [дата] по [дата] наступних працівників:

• [ПІБ 1], [посада], [підрозділ];
• [ПІБ 2], [посада], [підрозділ];
• …;
• [ПІБ N], [посада], [підрозділ].

Мета відрядження: [описати мету відрядження].

Завдання відрядження:

• [описати завдання 1];
• [описати завдання 2];
• …;
• [описати завдання N].

Очікувані результати відрядження:

• [описати очікуваний результат 1];
• [описати очікуваний результат 2];
• …;
• [описати очікуваний результат N].

Витрати на відрядження:

• Проїзд: [сума];
• Проживання: [сума];
• Харчування: [сума];
• Інші витрати: [сума].

Загальна сума витрат: [сума].

Для фінансування відрядження прошу виділити кошти в сумі [сума].

Додаток:

• Проект наказу про відрядження.

[ПІБ]

[Посада]

[Підпис]

Приклад заповнення:

Кому: Сидоренко О.П., директор

Від: Іванова О.С., менеджер з маркетингу

Дата: 08.05.2024

Тема: Про направлення у відрядження

Зміст:

Відповідно до статті 74 Кодексу законів про працю України, [21.12.2002], я, Іванова Олена Сергіївна, менеджер з маркетингу відділу маркетингу, пропоную направити у відрядження до м. Берлін, Німеччина, з 08.05.2024 по 11.05.2024 мене, Іванову Олену Сергіївну.

Мета відрядження: Участь у міжнародній виставці [назва виставки].

Завдання відрядження:

• Представлення продукції та послуг ТОВ “Зоря” на виставці;
• Проведення переговорів з потенційними клієнтами;
• Вивчення ринку Німеччини;
• Пошук нових партнерів.

Очікувані результати відрядження:

• Підписання нових договорів на постачання продукції та послуг;
• Збільшення обсягу продажів на ринку Німеччини;
• Налагодження партнерських відносин з німецькими компаніями.

Витрати на відрядження:

• Проїзд: 10 000 грн;
• Проживання: 8 000 грн;
• Харчування: 4 000 грн;
• Інші витрати: 2 000 грн.

Загальна сума витрат: 24 000 грн.

Для фінансування відрядження прошу виділити кошти в сумі 24 000 грн.

Додаток:

• Проект наказу про відрядження.

[Підпис]

Ось шаблон Доповідної записки про направлення у відрядження, що відповідає вимогам законодавства України:

Доповідна записка

Про направлення у відрядження

Дата: 10.02.2023

Працівник: Іваненко Іван

Код посади: 101

Відділ: Бухгалтерія

Місце відрядження: м. Київ

Дата початку відрядження: 15.02.2023

Дата закінчення відрядження: 20.02.2023

Мета відрядження: Участь у семінарі з бухгалтерського обліку

Коментарі: Направлення у відрядження відбулося для участі у семінарі з бухгалтерського обліку, що відповідає вимогам Закону України “Про працю” від 10.12.1971 року, Закону України “Про соціальне страхування на випадок тимчасової втрати працездатності” від 23.09.1999 року, Закону України “Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування” від 23.09.1999 року.

Підпис працівника:

Дата підписання:

Ця доповідна записка відповідає вимогам законодавства України та може бути використана для оформлення направлення у відрядження.

Приклад заповнення:

Доповідна записка

Про направлення у відрядження

Дата: 10.02.2023

Працівник: Іваненко Іван

Код посади: 101

Відділ: Бухгалтерія

Місце відрядження: м. Київ

Дата початку відрядження: 15.02.2023

Дата закінчення відрядження: 20.02.2023

Мета відрядження: Участь у семінарі з бухгалтерського обліку

Коментарі: Направлення у відрядження відбулося для участі у семінарі з бухгалтерського обліку, що відповідає вимогам Закону України “Про працю” від 10.12.1971 року, Закону України “Про соціальне страхування на випадок тимчасової втрати працездатності” від 23.09.1999 року, Закону України “Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування” від 23.09.1999 року.

Підпис працівника:

Дата підписання: