Доповідна записка

Призначення доповідної записки:

• Інформування керівництва або інших відділів організації про які-небудь події, проблеми, результати роботи тощо.
• Надання пропозицій, рекомендацій або висновків з певного питання.
• Пояснення певних дій чи обставин.

Умови складання:

• Необхідність інформування керівництва або колег.
• Потреба в роз’ясненні своїх дій або обставин.
• Пропозиції з покращення роботи, внесення змін тощо.

Сторони в документі:

• Автор (особа або підрозділ, який складає записку) – вказує на те, хто звертається з інформацією або проханням.
• Адресат (до кого адресується доповідна записка) – керівник, служба, відділ тощо.

Вимоги до оформлення:

Хто і як складає:

• Зазвичай доповідну записку складає службова особа або підрозділ, який має інформацію або потребу в її передачі.
• Текст доповідної записки повинен бути чітким, лаконічним та зрозумілим. Рекомендується уникати службової лексики, якщо це не обумовлено специфікою питання.

Приклади

Приклад доповідної записки:

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

До генерального директора ТОВ “Укрвироб”

Васильєва В.В.

Дата: 25.08.2023

Відносно збільшення кількості відмов в обладнанні на лінії виробництва №3.

За результатами перевірки встановлено, що причиною відмов є застаріле обладнання, яке використовується понад 10 років. Рекомендую провести модернізацію даної лінії.

Відділ технічного контролю,

Інженер Петров П.П.

Зверніть увагу, що доповідні записки можуть мати різний формат та структуру в залежності від організації та її внутрішньої корпоративної культури.

ДОПОВНЯЛЬНА ЗАПИСКА

Кому: [ПІБ, посада керівника]

Від кого: [ПІБ, посада особи, що пише доповідну записку]

Дата: [Дата]

Тема: [Тема доповідної записки]

Доповідаю, що [опис ситуації, яка стала приводом для написання доповідної записки].

Вважаю, що це є [пояснення того, чому описувана ситуація є проблемою].

Пропоную [запропоновані заходи щодо вирішення проблеми].

[Підпис]

[Дата]

Приклади заповнення

Приклад 1

Кому: Директору

Від кого: Начальнику відділу кадрів

Дата: 20 липня 2023 року

Тема: Про порушення трудової дисципліни працівником

Доповідаю, що 19 липня 2023 року працівником [ПІБ] було порушено трудову дисципліну.

[ПІБ] запізнився на роботу на [кількість] годин без поважних причин.

Вважаю, що це є порушенням пункту 4 статті 141 Кодексу законів про працю України, згідно з яким працівник зобов’язаний виконувати свої трудові обов’язки сумлінно і чесно, дотримуватися трудової дисципліни.

Пропоную застосувати до [ПІБ] дисциплінарне стягнення у вигляді [вид дисциплінарного стягнення].

[Підпис]

[Дата]

Приклад 2

Кому: Голові правління

Від кого: Начальнику відділу продажів

Дата: 25 серпня 2023 року

Тема: Про нестачу товару на складі

Доповідаю, що на складі [назва складу] виявлено нестачу товару на суму [сума] гривень.

Нестача виявлена під час проведення інвентаризації.

Вважаю, що це є порушенням пункту 1 статті 124 Кодексу торговельного мореплавства України, згідно з яким капітан судна відповідає за збереження майна судна, вантажу та пасажирів.

Пропоную провести розслідування причин нестачі та притягнути до відповідальності винних осіб.

[Підпис]

[Дата]

Ці приклади дають загальне уявлення про те, як має бути оформлена доповідна записка. При складанні доповідної записки важливо вказати:

• Кому адресується доповідна записка.
• Від кого надсилається доповідна записка.
• Дата складання доповідної записки.
• Тема доповідної записки.
• Опис ситуації, яка стала приводом для написання доповідної записки.
• Пояснення того, чому описувана ситуація є проблемою.
• Пропозиції щодо вирішення проблеми.

Також слід зазначити, що доповідна записка має бути написана особисто особою, яка її складає, і підписана нею.

Приклад заповнення:

ТОВ “УкрПродукт”

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

До: Директору по якості, Іваненко М.М.

Від: Головний технолог, Петренко І.І.

Дата: 25 серпня 2023 р.

Об’єкт доповіді: Порушення стандартів якості продукції лінії “Б”.

1. Опис питання/проблеми:

В ході регулярного контролю якості продукції, що випущена лінією “Б”, було виявлено відхилення від встановлених норм. Зокрема, зміни в консистенції та вмісті жиру.

2. Посилання на законодавство:

Згідно з Законом України “Про безпеку та якість харчових продуктів”, стаття 15, всі продукти, що не відповідають встановленим стандартам, мають бути відкликані з ринку.

3. Висновки та пропозиції:

Рекомендую негайно відкликати весь товар партії №1234 та провести додатковий контроль якості для усунення можливих порушень у майбутньому.

З повагою,

[Підпис]

Петренко І.І.