Документування господарсько-претензійної діяльності

Види документів у цій сфері можуть бути різними, залежно від специфіки ситуації та сфери діяльності. До них належать:

• Претензії, які висуваються за неналежне виконання договірних зобов’язань.
• Вимоги про відшкодування збитків.
• Акти про виявлені недоліки прийнятих товарів або робіт.
• Рекламації, які підтверджують факти порушень та висловлюють претензії.

Документ потрібен для офіційного підтвердження фактів порушень умов договорів, для захисту прав та інтересів сторін, а також як доказ у судовому розгляді.

Вимоги до документів залежать від законодавства та внутрішніх правил підприємства, але зазвичай вони включають:

• Назву документу.
• Дату та місце складання.
• Повне найменування та реквізити сторін.
• Опис ситуації, що склалася, з вказівкою на конкретні порушення.
• Посилання на договірні зобов’язання, що були порушені.
• Конкретні вимоги до сторони-порушника.
• Перелік документів, що додаються.
• Підписи уповноважених осіб обох сторін.

Ці документи складаються у разі виникнення спору між сторонами щодо виконання договірних зобов’язань, коли одна зі сторін вважає, що інша не виконала свої зобов’язання належним чином або вчинила дії, що призвели до збитків.

Сторонами у цих документах виступають як правило юридичні особи або підприємці, які вступили в господарські відносини та мають між собою відповідні договори.

Документ має бути складений у письмовій формі, згідно з вимогами законодавства та корпоративними стандартами. Його може скласти будь-яка сторона, що має юридичні підстави для висунення претензії або вимоги, або ж її представник за довіреністю.

Приклади

Документальне оформлення господарсько-претензійної діяльності

Господарсько-претензійна діяльність – це діяльність суб’єктів господарювання, спрямована на вирішення господарських спорів шляхом урегулювання їх у досудовому порядку.

Господарсько-претензійна діяльність включає в себе:

• Надання претензії;
• Отримання претензії;
• Розгляд претензії;
• Відповідь на претензію;
• Розгляд відповіді на претензію.

Надання претензії

Претензія – це письмове звернення однієї сторони договору до іншої сторони договору з вимогою про виконання зобов’язання або відшкодування збитків.

Претензія повинна відповідати таким вимогам:

• Вона повинна бути оформлена належним чином.
• Вона повинна містити всі необхідні відомості, передбачені законом.
• Вона повинна бути підписана уповноваженою особою.

Приклад оформлення претензії

[Назва організації]

[Місцезнаходження організації]

[Дата]

[Назва організації]

[Місцезнаходження організації]

Претензія

Відносно виконання договору № [номер договору] від [дата договору]

Шановний [прізвище, ім’я, по батькові адресата]!

Відповідно до договору № [номер договору] від [дата договору], укладеного між [назва організації] та [назва організації], [назва організації] зобов’язалася надати [найменування послуги] за ціною [ціна].

Згідно з умовами договору, [найменування послуги] повинна бути надана [дата]. Однак, [найменування послуги] досі не надана.

Враховуючи вищевикладене, [назва організації] вимагає від [назва організації] виконати зобов’язання за договором № [номер договору] від [дата договору] та надати [найменування послуги] за ціною [ціна] до [дата].

У разі невиконання вимоги в установлений строк [назва організації] буде змушена звернутися до суду.

З повагою,

[Прізвище, ім’я, по батькові]

[Посада]

[Підпис]

Отримання претензії

Отримання претензії оформляється актом про отримання претензії.

Акт про отримання претензії повинен містити такі відомості:

• Дату отримання претензії;
• Найменування та місцезнаходження організації, яка отримала претензію;
• Найменування та місцезнаходження організації, яка направила претензію;
• Номер претензії;
• Прізвище, ім’я, по батькові особи, яка отримала претензію;
• Відбиток печатки організації, яка отримала претензію.

Приклад оформлення акта про отримання претензії

Акт про отримання претензії

Місто Київ, [дата]

Ми, що нижче підписалися, комісія у складі:

[Прізвище, ім’я, по батькові] – [посада],

[Прізвище, ім’я, по батькові] – [посада],

[Прізвище, ім’я, по батькові] – [посада],

у присутності [прізвище, ім’я, по батькові] – [посада] [назва організації],

уповноваженого на отримання претензій,

одержали від [назва організації] претензію № [номер претензії] від [дата].

Претензія містить такі вимоги:

[Відповідно до тексту претензії].

Комісія встановила, що претензія оформлена належним чином та відповідає вимогам закону.

Претензія зареєстрована в журналі реєстрації претензій під № [номер реєстрації].

Голова комісії

[Прізвище, ім’я, по батькові]

Член комісії

[Прізвище, ім’я, по батькові]

Член комісії

[Прізвище, ім’я, по батькові]

Для створення шаблону документа, який би відповідав усім вимогам українського законодавства, важливо дотримуватися чинних норм Господарського кодексу України, Цивільного кодексу України, а також інших спеціалізованих актів та законів, які регулюють відносини між суб’єктами господарювання. Нижче наведено прикладний шаблон претензії.

Шаблон претензії

Найменування підприємства-відправника
Адреса: [повна адреса]
Телефон: [номер телефону]
Електронна пошта: [e-mail адреса]
ЄДРПОУ: [код юридичної особи]

Найменування підприємства-одержувача
Адреса: [повна адреса]
Телефон: [номер телефону]
Електронна пошта: [e-mail адреса]
ЄДРПОУ: [код юридичної особи]

Дата: [день, місяць, рік]
Номер документа: [номер претензії]

ПРЕТЕНЗІЯ
про невиконання (неналежне виконання) зобов’язань за договором [номер договору] від [дата договору]

Додатки:

1. Копія договору [номер договору].
2. Акт прийому-передачі від [дата акту].
3. Розрахунок збитків.
4. [Інші додатки за необхідності].

Цей шаблон є універсальним та може бути адаптованим під конкретні умови договору та обставини справи. Усі дані у шаблоні мають бути зазначені згідно з фактичною інформацією та чинним законодавством України.