Алфавітна картка

Алфавітна картка являє собою своєрідну картку-довідник, в якій міститься стисла інформація про особові справи державних службовців певної установи. Вона допомагає швидко знаходити потрібні відомості та виконує роль зручного покажчика під час пошуку конкретної особової справи за прізвищем її власника.

Складання алфавітних карток є обов’язковою вимогою для всіх державних органів, де працюють державні службовці. Їх форма та зміст регламентуються відповідними нормативно-правовими актами, що визначають порядок ведення кадрового діловодства. Зазвичай в алфавітній картці міститься така інформація: прізвище, ім’я, по батькові державного службовця, його посада, структурний підрозділ, індекс та номер особової справи.

Процес створення алфавітних карток розпочинається одразу після формування перших особових справ у державній установі. Ініціатором їх складання виступає працівник відповідального структурного підрозділу, як правило, служби управління персоналом або архіву. Саме він заповнює картки відомостями з кожної новосформованої особової справи.

Вимоги до оформлення алфавітних карток є досить чіткими. Вони повинні бути заповнені розбірливим почерком або надруковані без виправлень та помарок. Особлива увага приділяється точності інформації, адже будь-яка неточність може ускладнити пошук необхідної особової справи.

Після заповнення алфавітні картки розміщуються в спеціальних картотечних шафах або ящиках у строго алфавітному порядку за прізвищами державних службовців. Це забезпечує зручність та оперативність у пошуку необхідних відомостей.

Наявність алфавітних карток істотно полегшує роботу з особовими справами державних службовців. Завдяки цьому допоміжному документу можна швидко відшукати конкретну справу, не гортаючи величезні описи чи каталоги. Це значно економить час та підвищує ефективність діловодства в державних органах.

Алфавітні картки відіграють важливу роль у забезпеченні належного порядку збереження та обліку особових справ. Вони є незамінним інструментом для оперативного пошуку необхідної інформації, сприяючи ефективній організації роботи з кадровою документацією на державній службі.

Приклади

Алфавітні картки ведуться у державних органах відповідно до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року №1000/5. Вони містять стислу інформацію про особові справи державних службовців для зручності пошуку необхідних матеріалів. Типова форма алфавітної картки включає такі відомості:

Прізвище, ім’я, по батькові державного службовця. Посада державного службовця. Назва структурного підрозділу, в якому працює державний службовець. Індекс та номер особової справи.

Приклад заповнення:

Іваненко Петро Андрійович Головний спеціаліст Відділ правового забезпечення Особова справа № 27, індекс 02-11

Ковальчук Олена Василівна Провідний спеціаліст
Фінансовий відділ Особова справа № 41, індекс 03-09

Алфавітні картки друкуються або заповнюються розбірливим почерком на стандартних бланках розміру близько 125х75 мм. Вони ретельно перевіряються на відповідність інформації, що міститься в особових справах. Картки розміщуються в спеціальних картотечних шафах або ящиках у суворо алфавітному порядку за прізвищами державних службовців.

Складання та ведення алфавітних карток покладається на працівників служби управління персоналом або архіву державного органу. Саме вони заповнюють картки під час формування нових особових справ або при надходженні інформації про кадрові зміни. Неналежне ведення алфавітних карток може призвести до ускладнень у пошуку особових справ та порушень порядку роботи з кадровою документацією.

Алфавітна картка – це документ, який містить алфавітний перелік працівників організації, зазначаючи основні відомості про кожного з них. Це допомагає швидко знаходити потрібну інформацію про працівників та вести ефективний кадровий облік.

Основні вимоги до оформлення алфавітної картки встановлені законодавством України, зокрема Законом “Про захист персональних даних”.

Приклад заповнення алфавітної картки:

А

Б

1. Білозір Ігор Миколайович – Інженер – 15.09.2017
2. Борисенко Людмила Олександрівна – Секретар – 03.11.2016

В

1. Васильчук Валентина Іванівна – Адміністратор – 20.12.2019
2. Вовк Олег Вікторович – Менеджер з продажу – 05.07.2020

Цей приклад показує алфавітну картку з працівниками, відсортованими за початковою літерою їхнього прізвища. Для зручності, кожен працівник має вказану посаду та дату прийняття на роботу. Така картка спрощує пошук необхідної інформації про працівників та полегшує кадровий облік у організації.

Алфавітна картка

I. Загальні відомості

1. Прізвище:
2. Ім’я:
3. По батькові:
4. Дата народження: “___” року
5. Місце народження:
6. Національність:
7. Стать:
8. Освіта:
9. Спеціальність:
10. Володіння мовами:
11. Сімейний стан:
12. Паспортні дані: серія номер виданий “___” року
13. Ідентифікаційний код:
14. Місце реєстрації місця проживання:
15. Контактний телефон:
16. Електронна пошта:

II. Відомості про роботу

17. Дата прийняття на роботу: “___” року
18. Назва роботодавця:
19. Посада:
20. Категорія:
21. Клас:
22. Ранг:
23. Коротке описування службових обов’язків:
24. Відомості про попередні місця роботи:
25. Відомості про підвищення кваліфікації:

III. Додаткові відомості

26. Членство у політичних партіях:
27. Нагороди та заохочення:
28. Стан здоров’я:
29. Особливі відмітки:

Алфавітна картка – це документ, який використовується для обліку державних службовців в державній установі. Він містить інформацію про державних службовців, їхню роботу, досвід роботи, освіту та інші відомості.

Алфавітна картка складається з наступних частин:

• ПІБ державного службовця (прізвище, ім’я, по батькові)
• Дата народження
• Місце народження
• Адреса
• Статус державного службовця (службовець, інженер, тощо)
• Посада
• Дата початку роботи
• Дата закінчення роботи
• Причина звільнення (у разі звільнення)
• Інші відомості (наприклад, освіта, досвід роботи, спеціальність)

Алфавітна картка повинна бути підписана керівником державної установи та затверджена керівником держави.

Законодавство України, що регулює Алфавітну картку, включає:

• Конституція України
• Закон України “Про державну службу” від 01.07.1992 року
• Положення про державну службу, затверджене Кабінетом Міністрів України

Приклад заповнення Алфавітної картки:

ПІБ: Іванченко Олексій Васильович Дата народження: 12.06.1985 Місце народження: м. Київ Адреса: вул. Київська, 12, м. Київ Статус: службовець Посада: інженер Дата початку роботи: 01.01.2010 Дата закінчення роботи: 31.12.2020 Причина звільнення: звільнений за власним бажанням Інші відомості: освіта вища, досвід роботи – 10 років, спеціальність – інженер-електрик

Алфавітна картка є важливим документом для державної установи, оскільки вона дозволяє відображати структуру державної установи, відслідковувати зміни в складі персоналу та виконувати статистику та звітність.